מעקב אחרי חוב

מדריך זה מסביר איך לראות אילו חשבוניות עדיין לא שולמו, איך המערכת מזכירה ללקוחות לשלם, ומה עושים כשהתשלום מגיע.

איפה רואים את החובות

כל החשבוניות שלא שולמו

1. במסך הבית (לוח בקרה), לחצו על הכרטיס "יתרות לגבייה". הכרטיס מציג את הסכום הפתוח ואת מספר החשבוניות הפתוחות.
2. נפתח עמוד הכנסות עם הסינון "רק חשבוניות עם יתרה לתשלום" — הוא מופיע בפס הצהוב שמעל הרשימה.
3. לחזרה לרשימה המלאה לוחצים "ניקוי סינון" באותו פס.

אותה רשימה נפתחת גם מהכרטיס "יתרות" במסך דוחות ← איך העסק שלי מסתדר?, ושם היא מוגבלת לתקופה שנבחרה בראש המסך. בעמוד הכנסות עצמו, הכרטיס "ממתין לגבייה" מציג את סך הסכום הפתוח.

החוב של לקוח אחד

בכרטיס הלקוח מוצג החוב הפתוח שלו, יחד עם המסמכים שעדיין לא שולמו. הצעת מחיר, טיוטה ומסמך שהועבר לארכיון אינם נספרים בחוב.

תזכורות תשלום אוטומטיות

המערכת שולחת ללקוח מייל תזכורת כשחשבונית לא שולמה אחרי תאריך הפירעון שלה. כברירת מחדל התזכורות פעילות, ונשלחות 7 ו-14 ימים אחרי תאריך הפירעון.

כדי לשנות:

1. בתפריט הצד לחצו "הגדרות", ובחרו התראות ותזכורות.
2. בכרטיס "תזכורות תשלום ללקוחות":
   • התיבה "מייל ללקוח כשחשבונית לא שולמה אחרי תאריך הפירעון" מפעילה או מכבה את התזכורות.
   • תחת "כמה ימים אחרי תאריך הפירעון" בוחרים עד 4 מועדים: 3, 7, 14, 21, 30, 45 או 60 ימים.
   • התיבה "גם על חשבון עסקה (דרישת תשלום) שלא שולם" מוסיפה תזכורות גם על חשבון עסקה. כברירת מחדל היא כבויה.
3. שמרו.

כמה דברים שחשוב לדעת:

• תזכורת נשלחת רק ללקוח שיש לו כתובת מייל בכרטיס, ורק על חשבונית שיש בה תאריך פירעון.
• כל תזכורת נשלחת פעם אחת, בשפת הלקוח, ומופיעה בהיסטוריית השליחה בדף החשבונית.
• תזכורות לא נשלחות בשבת ובחג, וגם לא אחר הצהריים שלפניהם — הן יוצאות ביום העבודה הבא.
• ההגדרה הזו זמינה למנהל העסק.

מעקב ידני

שליחת החשבונית שוב

1. פתחו את החשבונית הפתוחה.
2. לחצו "שיתוף".
3. שלחו שוב במייל או בוואטסאפ. השליחה נרשמת בהיסטוריית השליחה של המסמך.

משימת מעקב

כדי לא לשכוח לטפל בחוב מסוים, צרו משימה עם תאריך יעד ושייכו אותה ללקוח — למשל "מעקב תשלום — [שם הלקוח]". ראו יצירת משימה חדשה.

רישום תשלום

כשהלקוח משלם:

1. פתחו את החשבונית.
2. בתפריט "עוד" לחצו "רישום תשלום", מלאו את הסכום ואת אמצעי התשלום, ולחצו "רישום ושמירה".
3. המערכת מפיקה קבלה, והיתרה בחשבונית מתעדכנת.

פירוט מלא: רישום תשלום.

טיפים לגבייה יעילה

• תאריך פירעון בכל חשבונית: בלי תאריך פירעון אין למערכת ממה לחשב תזכורת.
• מייל בכרטיס הלקוח: בלי כתובת מייל התזכורת לא נשלחת.
• פנייה אישית: כשתזכורות במייל לא עוזרות, שיחת טלפון עדיפה על עוד מייל.
• רשמו תשלומים מיד: כך הרשימה של מה שלא שולם נשארת מדויקת, והלקוח לא מקבל תזכורת על חשבונית ששילם.

שאלות נפוצות

ש: איך רואים כמה חוב יש ללקוח? ת: פתחו את כרטיס הלקוח — שם מוצג החוב הפתוח שלו.

ש: איך רואים את כל הלקוחות שחייבים כסף? ת: לחצו על הכרטיס "יתרות לגבייה" במסך הבית. הרשימה שנפתחת מציגה כל חשבונית פתוחה עם שם הלקוח.

ש: לקוח לא משלם כבר חודשיים, מה עושים? ת: בדקו בהיסטוריית השליחה של החשבונית אילו תזכורות כבר נשלחו, צרו קשר אישי, ושקלו הסדר תשלומים.

ש: הלקוח שילם חלקית, איך מעדכנים? ת: רשמו תשלום על הסכום ששולם. היתרה נשארת פתוחה בחשבונית, והיא תמשיך להופיע ברשימת החשבוניות שלא שולמו.

ש: הלקוח שילם, אבל קיבל תזכורת. למה? ת: כנראה התשלום עוד לא נרשם במערכת. רשמו אותו מתוך החשבונית, והתזכורות הבאות לא יישלחו.