יומן רופא ממוחשב — כל מטופל נרשם ביומן עם קבלתו לטיפול
בייס מנהלת יומן רופא לפי תוספת ו׳: רישום מתוך התור בלחיצה אחת, מספר רץ לשנת המס בלי עריכה ובלי מחיקה, היסטוריית התורים כחלק מהספרים, והדפסה עם עמוד לכל יום. לפסיכולוגים, פיזיותרפיסטים, רופאים, רופאי שיניים ווטרינרים.
מי חייב לנהל יומן רופא
תוספת ו׳ להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) קובעת איך רופא מנהל את ספריו, ומגדירה "רופא" בהרחבה:
- רופאים
- פסיכולוגים
- פיזיותרפיסטים
- רופאי שיניים ומרפאי שיניים
- וטרינרים
לפי סעיף 2, מערכת החשבונות של רופא כוללת לפחות יומן, שוברי קבלה, חשבוניות ותיק תעוד חוץ. היומן הוא החלק שקבלות וחשבוניות לא מחליפות: הוא מתעד מי התקבל לטיפול ומתי, גם ביום שבו עוד לא שולם דבר.
מה ההוראות דורשות — ומה בייס עושה
כל שורה מפנה לסעיף שממנו היא באה
| מה ההוראות דורשות | מה בייס עושה |
|---|---|
| עמוד נפרד לכל יום, ובו התאריך סעיף 3(א) | מסך יומי לכל תאריך, וההדפסה פותחת עמוד חדש לכל יום שיש בו רישום. |
| שם כל מטופל, וציון ביקור בית או ביקור לילה סעיף 3(א)(2) | שם המטופל נלקח מכרטיס הלקוח או נכתב ביד, וביקור בית או ביקור לילה מסומנים ברישום עצמו. |
| שם המטופל נרשם עם קבלתו לטיפול סעיף 3(ב)(1) | לחיצה על "התקבל לטיפול" ליד התור, והשעה שבה נכתב הרישום נשמרת. רישום ליום שעוד לא הגיע נחסם. |
| הסכום שהתקבל, ושם החייב כשמי שמשלם אינו המטופל סעיף 3(א)(3)–(4) | שדה "משלם אחר" בכל רישום, והסכומים מגיעים מהקבלות שהופקו באותו יום. |
| מספר שובר הקבלה סעיף 3(א)(5) | כל קבלה וחשבונית מס-קבלה של היום מוצגת ביומן לפי מספרה, עם אמצעי התשלום. |
| הערות סעיף 3(א)(7) | שדה הערות בכל רישום. |
| סיכום נפרד לכל יום סעיף 3(ב)(2) | מספר המטופלים שהתקבלו וסך התקבולים מחושבים לכל יום, במסך ובהדפסה. |
| הרישום המוקדם של המטופלים נשמר כחלק מהספרים סעיף 4 | כל קביעה, שינוי, ביטול ומחיקה של תור נשמרים בהיסטוריה של היומן, גם כשהתור הגיע מסנכרון Google Calendar. |
| יומן ממוחשב הוא "קובץ קבוע": אין מחיקה, ומספור עוקב לאורך שנת המס סעיף 1 | לכל רישום מספר רץ לשנת המס. אין עריכה ואין מחיקה: טעות מתקנים ברישום ביטול עם סיבה, והרישום המקורי נשאר מסומן כמבוטל. |
| פלט מודפס: שם הנישום, התקופה, תאריך ההפקה, מספור עמודים וסימן סיום נספח ה׳ | הפקת PDF ליום או לתקופה, עם כל הפרטים האלה בתחתית כל עמוד ו"סוף הפלט" בעמוד האחרון. |
| שמירת מערכת החשבונות שבע שנים מתום שנת המס סעיף 25(ג) | מחיקה של מטופל שיש לו רישומים ביומן נחסמת עד תום תקופת השמירה, וההודעה מציינת את התאריך. |
ככה נראה יומן הרופא בבייס
צילומים מעסק הדמו של הקליניקה
יומן רופא ידני מול יומן רופא ממוחשב
אותה חובה, שתי דרכים לעמוד בה
| ספר כרוך, בכתב יד | יומן ממוחשב בבייס | |
|---|---|---|
| רישום המטופל | בכתב יד, עם קבלתו לטיפול | לחיצה על "התקבל לטיפול", והשעה נשמרת |
| מספור | דפים שמוספרו מראש | מספר רץ אוטומטי לשנת המס |
| טעות | תיקון בכתב, על גבי הספר | רישום ביטול עם סיבה, והמקור נשאר |
| תקבולים ומספרי קבלות | מעתיקים מכל קבלה | מגיעים מהקבלות שהופקו, לפי מספרן |
| סיכום יומי | חישוב ביד, בכל יום | מחושב לבד |
| התורים שנקבעו מראש | יומן תורים נפרד שצריך לשמור | נשמרים עם כל שינוי, כחלק מהיומן |
| שבע שנות שמירה | ספרים פיזיים במקום בטוח | במערכת, ומחיקת מטופל נחסמת בתקופת השמירה |
איך זה עובד
היומן נכתב מתוך העבודה הרגילה עם התורים
היומן כבר פועל
בעסק מסוג קליניקה היומן מופעל אוטומטית. בכל עסק אחר מפעילים אותו בהגדרות.
מטופל מגיע
לוחצים "התקבל לטיפול" ליד התור, במסך היומי או בדף הפגישה. מטופל בלי תור נרשם בשמו.
טעות? רישום ביטול
כותבים את הסיבה, והביטול נרשם כרישום חדש שמפנה לרישום המקורי.
מדפיסים
יום אחד או תקופה, ל-PDF עם עמוד לכל יום — לרואה החשבון או לביקורת.
מה היומן עוד לא עושה
כדי שלא תגלו את זה אחר כך:
- עמודת התשלומים (ההוצאות) של סעיף 3(א)(6) אינה מוצגת ביומן. ההוצאות מנוהלות במסך ההוצאות.
- אין כרטיס מתרפא ואין רשימת מלאי של מתכות עדינות, שסעיף 2(ב) מחייב ברופאי שיניים ומרפאי שיניים.
- רואה חשבון עם גישה לעסק אינו רואה את מסכי היומן. כדי להעביר לו את היומן מפיקים PDF.
על רישום התוכנה ברשות המסים
רשות המסים רושמת תוכנות ואינה מאשרת אותן, ותעודת הרישום עצמה קובעת שאין ברישום כדי לאשר את התאמת התוכנה לניהול פנקסי חשבונות. בייס רשומה ברשות המסים כתוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת (מס׳ רישום 259701), ובה מופקים הקבלות והחשבוניות — אפשר לאמת את רישום התוכנה ברשות המסים. את היומן בייס מנהלת לפי הדרישות של תוספת ו׳, כמפורט בטבלה שלמעלה, סעיף אחר סעיף.
שאלות נפוצות על יומן רופא ממוחשב
מפגש טיפולי מוקלט ומתומלל — והתמלול נשאר בכרטיס הפגישה
מקליטים מפגש מלא, עד 90 דקות, ומקבלים תמלול שמחובר לפגישה. ההקלטה מתומללת במחשב התמלול של בייס ולא נשלחת לשירותי בינה מלאכותית חיצוניים.
- השלמת הרישום אחרי מפגש ארוך
- שיחת אינטייק עם מטופל/ת חדש/ה
- חזרה למה שסוכם במפגש הקודם
-
הסכמה לפני הכול
לפני ההקלטה המשתתפים מאשרים שהפגישה מוקלטת. בלי אישור לא מתחילים להקליט.
-
מקליטים עד 90 דקות
בכרטיס הפגישה בוחרים ״הקלטת הפגישה + תמלול״, מהטלפון או מהמחשב. ההקלטה עולה בחלקים תוך כדי הפגישה.
-
התמלול מגיע לפגישה
בדרך כלל תוך כמה דקות מהסיום, עם התראה. מעתיקים אותו או מוסיפים אותו לתיאור הפגישה בלחיצה.
- ההקלטה מתומללת במחשב התמלול של בייס. היא לא נשלחת לשירותי בינה מלאכותית חיצוניים.
- האודיו נמחק מיד אחרי התמלול. התמלול נשמר מוצפן, וכל מי שמורשה לראות את הפגישה רואה אותו.
- מנוע התמלול אומן על עברית מדוברת.
התמלול מופיע בדרך כלל תוך כמה דקות אחרי סיום ההקלטה, ותישלח התראה כשהוא מוכן. אם מחשב התמלול כבוי באותה שעה, ההקלטה ממתינה לו, ואם לא תתומלל תוך 7 ימים היא נמחקת.
יומן רופא שנכתב מתוך התורים
שנה ראשונה חינם — למצטרפים עד 31.10.2026. בתום תקופת החינם: 29 ₪ לחודש במחיר נעול לכל תקופת המנוי (במקום 99 ₪), לכל העסק. הרשמה בלי כרטיס אשראי.
הרשמה