תוכנה לניהול משרד רואי חשבון — הלקוחות, המסמכים והגבייה של המשרד במקום אחד
לוח דיווחים עם המועדים של כל הלקוחות, בקשת חומר מהלקוח בקישור, תיק לכל לקוח, חשבוניות באנגלית ובדולרים ומייל בשפה של הלקוח. מערכת לניהול המשרד עצמו — לא תוכנת הנהלת חשבונות ללקוחות.
מה הבעיות שנתקלים בהן בניהול משרד רואי חשבון
הצד של המשרד כעסק — מה שתוכנת הנהלת החשבונות לא עושה
חשבונית באנגלית או בדולרים
מסמך שמוכן ידנית בנפרד, ושער המרה שאיש לא תיעד
לא ידוע אם המסמך הגיע
דרישת תשלום נשלחה — ואין דרך לדעת אם נמסרה או חזרה
תזכורות בעבודת יד
לקוח שלא שילם נזכר רק כשמישהו במשרד נזכר לשלוח לו
תיעוד איסור הלבנת הון
זיהוי, הצהרת נהנה והערכת סיכון מפוזרים בתיקיות ובמיילים
איך בייס פותרת את זה
מודול רואי חשבון נבנה על גבי כל מה שכל עסק במערכת מקבל — לקוחות, חשבוניות, יומן ומסמכים
לוח דיווחים: מה כל לקוח צריך להגיש, ועד מתי
לכל לקוח מגדירים פעם אחת מה הוא מגיש ובאיזו תדירות, והלוח נבנה לבד — חודש אחרי חודש, עם המועד של כל דיווח ומאיפה המועד נלקח.
- דוח מע״מ תקופתי ומפורט, מקדמות מס הכנסה, ניכויים (טופס 102), הצהרת עוסק פטור ודוח שנתי
- המועד לפי הודעת המועדים השנתית של רשות המסים, ובהיעדרה לפי החוק — והדוח השנתי לפי הסדר המכסות; ליד כל מועד כתוב מאיפה הוא
- סטטוס לכל דיווח — ממתין לחומר, החומר התקבל, בטיפול, הוגש, שולם — ודיווחים באיחור מחודשים קודמים בראש הלוח
- תזכורת יומית לאחראי על דיווחים שמועדם בשבוע הקרוב או שכבר חלף, והקמת פרופיל אחד לכמה לקוחות בבת אחת
בקשת חומר מהלקוח בקישור
במקום לרדוף אחרי חשבוניות בוואטסאפ: המשרד בוחר מה לבקש, והלקוח מקבל קישור שבו הוא מעלה את הקבצים — בלי התחברות ובשפה שלו.
- פריטים מוכנים — חשבוניות מכירה והוצאות, דפי בנק, כרטיסי אשראי, תלושי שכר — או פריט במילים של המשרד
- הקבצים נשמרים בצרופות של הלקוח במשרד; הלקוח רואה רק את שמות הקבצים ששלח
- כשהלקוח מסמן שהכול נשלח, הדיווח בלוח עובר ל״החומר התקבל״ והאחראי מקבל הודעה
- בקשה לכמה לקוחות מהלוח בבת אחת — עם הודעה מוכנה לוואטסאפ או במייל
מסמכים באנגלית ובמטבע חוץ
המסמך המחייב נשאר בעברית, כנדרש. לצדו מופק עותק באנגלית באותו מספר, מסומן כהעתק — ולקוח שהשפה שלו אנגלית מקבל אותו מצורף למייל.
- חשבונית בדולרים או באירו — הסכומים נרשמים גם בשקלים, לפי השער היציג של בנק ישראל ליום המסמך
- השער ותאריכו נשמרים על המסמך; שער אחר מוזן ידנית ומחייב נימוק
- קבלה על מסמך במטבע חוץ נרשמת לפי השער שהמסמך החיל, כך שהיתרה נסגרת בדיוק
- שם המשרד וכתובתו באנגלית מוזנים פעם אחת בהגדרות
מייל בשפת הלקוח, ומעקב אם הגיע
לכל לקוח נקבעת שפה, והמייל נשלח בה בנוסח שמתאים לסוג המסמך — חשבונית, קבלה או זיכוי. בכל מסמך רואים מתי נשלח, לאיזו כתובת ומה קרה לו.
- היסטוריית שליחה לכל מסמך: נשלח, נמסר, נדחה או חזר
- ״נפתח״ מוצג כאינדיקציה בלבד — חלק משרתי הדואר טוענים הודעה בלי שאדם פתח אותה
- שליחת מסמך במייל מחייבת תיעוד הסכמת הלקוח לקבל מסמך ממוחשב
- תזכורות תשלום אוטומטיות ללקוחות שלא שילמו, בשלבים שהמשרד בוחר
תיק לכל לקוח, בשלבי העבודה של המשרד
כל לקוח מקבל תיק שעובר בשלבים של משרד רואי חשבון, עם המסמכים, המשימות, הפגישות וההסכמים החתומים שלו.
- שלבים מוכנים: קליטת לקוח, תיק פעיל, ממתין לחומר מהלקוח, בהכנה, לאישור הלקוח, הוגש ותיק סגור
- מכתב התקשרות לדוגמה לחתימה דיגיטלית בנייד — טיוטה שהמשרד עורך, בלי שכר טרחה המותנה בתוצאה
- רישום תשלום על חשבון עסקה מפיק את מסמך המס — חשבונית מס קבלה, או קבלה לעוסק פטור
- אמצעי תשלום ״הוראת קבע״ בקבלה — המערכת מתעדת את התשלום שהתקבל ואינה גובה בעצמה
תיעוד איסור הלבנת הון
סעיף 8ב לחוק איסור הלבנת הון חל על רואה חשבון שנותן אחד מחמישה שירותים עסקיים. בכל תיק נשמרת הקביעה של המשרד ומה שהצו דורש לתעד.
- האם התיק הוא שירות עסקי — המערכת אינה מכריעה, ו״טרם נקבע״ אינו נספר כ״לא״
- זיהוי הלקוח, הצהרת נהנה והערכת סיכון — ורשימה של מה שעדיין חסר
- מועד מתן השירות, וממנו נספרות חמש שנות השמירה
- לא ניתן למחוק לקוח שהתיעוד שלו עדיין בתקופת השמירה
חיבור ל-monday.com
משרד שמנהל את רשימת הלקוחות בלוח של monday מייבא אותה פעם אחת, ומאז המערכת מעדכנת את הלוח מעצמה.
- ייבוא הלקוחות מלוח קיים, דרך מסך המיפוי של ייבוא הלקוחות
- שינויים בלקוח נדחפים לעמודות שבחרתם בלוח
- רק השדות שמופו יוצאים מהמערכת
- החיבור בכיוון אחד — המערכת היא מקור האמת, ועדכון בלוח אינו חוזר אליה
מה המערכת לא עושה
כדי שיהיה ברור לפני ההרשמה
- הנהלת חשבונות כפולה ללקוחות המשרד
- חישוב שכר ותלושים
- שידור דוחות לרשות המסים בשם הלקוחות
- משיכת נתונים מחשבון הבנק או מכרטיס האשראי
- גבייה בהוראת קבע
שאלות נפוצות
פגישה עם לקוח מוקלטת ומתומללת — מה סוכם, בלי לרשום תוך כדי
מקליטים פגישה מלאה, עד 90 דקות, ומקבלים תמלול שמחובר לפגישה — מה הלקוח סיפר, אילו מסמכים חסרים ומה הוחלט.
- פגישת קליטה של לקוח חדש
- פגישת דוח שנתי ותכנון מס
- שיחה על מסמכים שחסרים ומי מעביר מה
-
הסכמה לפני הכול
לפני ההקלטה המשתתפים מאשרים שהפגישה מוקלטת. בלי אישור לא מתחילים להקליט.
-
מקליטים עד 90 דקות
בכרטיס הפגישה בוחרים ״הקלטת הפגישה + תמלול״, מהטלפון או מהמחשב. ההקלטה עולה בחלקים תוך כדי הפגישה.
-
התמלול מגיע לפגישה
בדרך כלל תוך כמה דקות מהסיום, עם התראה. מעתיקים אותו או מוסיפים אותו לתיאור הפגישה בלחיצה.
- ההקלטה מתומללת במחשב התמלול של בייס. היא לא נשלחת לשירותי בינה מלאכותית חיצוניים.
- האודיו נמחק מיד אחרי התמלול. התמלול נשמר מוצפן, וכל מי שמורשה לראות את הפגישה רואה אותו.
- מנוע התמלול אומן על עברית מדוברת.
התמלול מופיע בדרך כלל תוך כמה דקות אחרי סיום ההקלטה, ותישלח התראה כשהוא מוכן. אם מחשב התמלול כבוי באותה שעה, ההקלטה ממתינה לו, ואם לא תתומלל תוך 7 ימים היא נמחקת.
