תוכנה לניהול אירועים — יומן, תפריט, גביה והסכמים במקום אחד

תוכנה לניהול אירועים היא מערכת שמרכזת את כל הניהול של עסק אירועים — קייטרינג, מפיקים ואולמות — במקום אחד. במקום פתקים, אקסל וצ'אטים, כל אירוע מקבל כרטיס אחד עם כל הפרטים: תפריט, כמות מוזמנים, לוז, מתחם והערות. בנוסף יש יומן שמרכז את כל האירועים בכל המתחמים, מעקב גביה ומקדמות, הפקת חשבוניות וקבלות, והסכם אירוע עם חתימה דיגיטלית. המערכת חוסכת שעות עבודה בשבוע ומונעת טעויות וכפילויות.

לכל אירוע אפשר לשמור את התפריט, כמות המוזמנים, לוז האירוע, המתחם שבו הוא מתקיים, הערות חופשיות וכל פרט נוסף שחשוב לך. בנוסף ניתן לנהל רשימת פריטים ועלויות עם סכום כולל, לצרף קבצים, תמונות וקישורים, ולקשר את האירוע ללקוח עם כל היסטוריית האירועים שלו. כל המידע נמצא בכרטיס אחד נגיש — לא צריך לחפש בעשרה מקומות.

כן. המערכת מתאימה במיוחד למי שמפיק אירועים בכמה מתחמים וגם במקומות מזדמנים. כל אירוע משויך למתחם שלו, והיומן המרכזי מציג את כל האירועים יחד — עם צבע לכל אירוע כדי לזהות במבט. אפשר גם לשבץ לכל אירוע מועדים נוספים כמו טעימה, סיור במתחם, חזרה או פירוק, כך שכל לוח הזמנים שלך מסודר במקום אחד.

לכל אירוע מגדירים את סכום העסקה ואת המקדמה ששולמה, והמערכת מחשבת אוטומטית את היתרה לתשלום ומציגה פס התקדמות. אפשר להפיק חשבוניות מס וקבלות ישירות מהאירוע, לשלוח אותן ללקוח באימייל או בוואטסאפ, ולעקוב בכל רגע מי שילם, כמה נגבה וכמה נשאר. כך לא נשכחות יתרות ואין צורך במעקב ידני באקסל.

כן. אפשר לשלוח ללקוח הסכם אירוע לחתימה דיגיטלית בקישור, בלי הדפסות ובלי לרדוף אחרי חתימות. ההסכם החתום נשמר ומקושר לאירוע, וכל מסמך ניתן להדפסה לפי הצורך — אישור הזמנה, הסכם או דף ריכוז לאירוע. החתימה הדיגיטלית מאובטחת ומתועדת, כך שיש לך תיעוד מסודר לכל אירוע.