הסכמי חיוב והוראת קבע מכרטיס אשראי

הסכם חיוב מתאים לחוזה שמשולם בפעימות, למשל חוזה שנתי שמחולק לארבעה תשלומים רבעוניים, או לחיוב קבוע כל כמה חודשים, כמו ריטיינר. בכל מועד המערכת מפיקה מסמך ושולחת אותו ללקוח, או מחייבת את הכרטיס שהלקוח שמר בהוראת קבע.

שימו לב: הסכמי חיוב שמורים למנהלי העסק. הוראת קבע מכרטיס דורשת תשלום מקוון פעיל — מסלול עם סליקה ומסוף מחובר. ראו סליקה ותשלום מקוון.

איפה זה נמצא

שלב 1: פתיחת המסך

בהכנסות פותחים את תפריט פעולות נוספות (⋮) ובוחרים הסכמי חיוב. באותו תפריט נמצאת גם תחזית תזרים, שמציגה גם את הפעימות העתידיות.

הסכם חדש — מסמך עם קישור לתשלום

שלב 2: מילוי ההסכם

לוחצים הסכם חיוב חדש וממלאים:

• לקוח ושם ההסכם. השם יופיע בשורת המסמך של כל פעימה, יחד עם מספר הפעימה.
• אופן הגבייה — מסמך עם קישור לתשלום: בכל מועד מופק מסמך ונשלח ללקוח, והלקוח משלם בקישור.
• הסכום — סכום כולל לחלוקה (המערכת מחלקת אותו לפעימות) או סכום לכל חיוב.
• מטבע, תדירות (בכל חודש, או כל כמה חודשים), מספר חיובים או עד ביטול, והפעימה הראשונה.
• מע"מ — הסכום לפני מע"מ, כולל מע"מ, או 0% (ייצוא שירותים).
• מסמך לכל פעימה — חשבונית מס או חשבון עסקה / דרישת תשלום, לפי מה שמותר לעסק.
• לשלוח כל מסמך ללקוח במייל, עם קישור לצפייה ולתשלום, ואם צריך — כתובת נוספת.

הצגת הפעימות מראה את הלוח לפני השמירה. שמירת ההסכם שומרת אותו.

כל פעימה היא מסמך נפרד. המסמכים מופקים במועדם, לא לפני 07:00 בבוקר. ללקוח שמשלם במקוון, כפתור התשלום במסמך גובה בדיוק את הפעימה.

הוראת קבע מכרטיס אשראי

שלב 3: הסכם עם חיוב מכרטיס

באותו חלון בוחרים אופן הגבייה ← הוראת קבע מכרטיס אשראי. קובעים סכום לכל חיוב, תדירות ומספר חיובים או עד ביטול.

אחרי השמירה, בכרטיס ההסכם לוחצים שליחת קישור ללקוח. הלקוח מאשר את לוח החיובים ומזין כרטיס בדף המאובטח של חברת הסליקה. פרטי הכרטיס נשמרים אצל חברת הסליקה בלבד — לא אצל העסק ולא בבייס. עד שהלקוח מזין כרטיס, ההסכם מציג ממתין לפרטי כרטיס מהלקוח.

מה קורה בכל מועד:

• הכרטיס מחויב דרך חברת הסליקה.
• על כל חיוב שהצליח מופקת חשבונית מס/קבלה (עוסק מורשה) או קבלה (כל השאר), ונשלחת ללקוח במייל. על חיוב שנכשל לא מופק מסמך.
• חיוב שנכשל ינוסה שוב אחרי 3 ואחרי 7 ימים. אם גם אז לא הצליח, הפעימה מסומנת החיוב נכשל, העסק מקבל התראה, והלקוח מקבל מייל עם קישור להחלפת כרטיס.
• חיוב שמצבו לא ברור — למשל כשחברת הסליקה לא ענתה — מסומן לבדיקה ולא ינוסה שוב אוטומטית. בכפתור הכרעה בוחרים לא חויב — לחייב שוב או חויב — טופל ידנית.

כרטיס שפג או לקוח שרוצה להחליף כרטיס: קישור להחלפת כרטיס בכרטיס ההסכם.

הלקוח ביטל: הלקוח יכול לבטל את הוראת הקבע מהדף שלו. העסק מקבל התראה, וההסכם מציג שהלקוח ביטל את הוראת הקבע.

ניהול ההסכם

ברשימת ההסכמים כל הסכם מציג כמה פעימות הופקו או חויבו, כמה שולמו, מתי הפעימה הבאה וכמה נותר לחיוב. בלחיצה על פעימות נפתח הלוח המלא, עם המסמך של כל פעימה.

• עריכת פעימה — תאריך או סכום של פעימה שעוד לא הגיעה. בהוראת קבע עם כרטיס פעיל אי אפשר לערוך פעימות, כי הלקוח אישר את הלוח הזה.
• השהיה וחידוש של ההסכם.
• ביטול ההסכם — פעימות שעוד לא הגיעו לא יופקו ולא יחויבו.

להסכמי חיוב

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין הסכם חיוב לחשבונית חוזרת? חשבונית חוזרת משכפלת מסמך קיים בכל תקופה, בלי סוף מוגדר או עד תאריך סיום. הסכם חיוב בנוי מראש מלוח פעימות: סכום כולל שמתחלק, מספר חיובים או עד ביטול, וגבייה מכרטיס. ראו חשבוניות חוזרות.

אפשר הסכם במטבע חוץ? כן. בוחרים מטבע, והשער נלקח ביום כל פעימה. אפשר גם לקבוע שער קבוע שהוסכם, עם נימוק. בהסכם במטבע חוץ אי אפשר לבחור "הסכום כולל מע"מ".

למה האפשרות "הוראת קבע מכרטיס אשראי" אפורה? ההסבר מופיע מתחתיה. ברוב המקרים התשלום המקוון לא פעיל: צריך מסלול עם סליקה, מסוף מחובר וכפתור תשלום מופעל.

כמה תשלומים אפשר בכרטיס על מסמך אחד? זה לא הוראת קבע אלא עסקת תשלומים, ונקבע בהגדרת התשלום המקוון — ראו סליקה ותשלום מקוון.