סריקת קבלה אוטומטית

מדריך זה מסביר איך לחסוך הקלדה ידנית של הוצאות — מצרפים או מצלמים את הקבלה, והמערכת ממלאת אוטומטית את השדות (סכום, תאריך, ספק, תיאור, ולעיתים גם קטגוריה).

למה זה שווה

• פחות הקלדה — רוב השדות מתמלאים אוטומטית, ונשאר לבדוק אותם.
• פחות טעויות — סכום ותאריך נקראים ישירות מהקבלה.
• תיוק מסודר — קובץ הקבלה נשמר אוטומטית בכרטיס ההוצאה.
• מהיר — הסריקה אורכת בדרך כלל כמה שניות.

איפה למצוא

בתפריט הצד תחת "הוצאות", לחיצה על "+ הוספת הוצאה".

בטופס, בכרטיס "צירוף קבלה / חשבונית" (בטלפון הוא מופיע ראשון):

• "בחירת קובץ" — תמונה (JPG/PNG) או PDF.
• "צילום" (בטלפון) — פותח את המצלמה ישירות.
• או פשוט גוררים את הקובץ לתוך המסגרת.

הסריקה מתחילה מיד עם הצירוף — אין כפתור נפרד. כפתור "סריקה חוזרת" (החץ המסתובב) מריץ אותה שוב.

מה מתמלא

• תאריך — כפי שמופיע על הקבלה (ומשפיע על שיעור המע"מ: 18% מ-1.1.2025, 17% לפני כן).
• שם ספק ומספר עוסק — כפי שמודפסים על הקבלה.
• סכומים — סה"כ, לפני מע"מ ומע"מ. אם רק הסה"כ נקרא, המערכת מפצלת לפי התאריך.
• קיימת חשבונית מס מקורית — מסומן אוטומטית כשהסריקה קוראת על המסמך סכום מע"מ. בדקו את הסימון הזה: מסמך שמציג מע"מ אינו בהכרח חשבונית מס. רק על חשבונית מס (או חשבונית מס/קבלה) מותר לקזז מע"מ — אם על המסמך לא כתוב "חשבונית מס", בטלו את הסימון.
• תיאור — משפט קצר לפי תוכן הקבלה.
• קטגוריה — לפי הספק, אם כבר רשמתם ממנו הוצאה בעבר. המערכת זוכרת.

הסריקה ממלאת רק שדות ריקים — מה שכבר הקלדתם לא נדרס (חוץ מהתאריך, שמוחלף בתאריך שעל הקבלה).

בדיקה ושמירה

1. תמיד בדקו את הסיכום החי מתחת לסכומים — בעיקר סכום, תאריך, "מע"מ לקיזוז" ואת הסימון קיימת חשבונית מס מקורית.
2. תקנו אם צריך.
3. לחצו "שמירת הוצאה" (או "שליחה לאישור" אם אינכם מנהלי העסק).

סריקה של הרבה קבלות בבת אחת

הוצאות ← "סריקת חשבוניות": גוררים את כל הקבלות של החודש. כל קובץ הופך לטיוטה, ושדות שהסריקה לא זיהתה מסומנים. במסך "לאישור" בודקים ומאשרים. פרטים במדריך הוצאות — רישום, קיזוז מע"מ ואישור.

תקלות נפוצות

הסריקה לא מצליחה / מחזירה שדות ריקים

• ודאו שהתמונה ברורה וכל הקבלה נכנסת לפריים.
• צלמו בתאורה טובה, בלי צל על הקבלה.
• אם הקבלה מקומטת, יישרו לפני צילום.

הסכום שגוי

• הסכום שהמערכת קוראת הוא הסכום הסופי של הקבלה. אם בקבלה כתובים מספר סכומים (סכום ביניים, מע"מ, סה"כ), המערכת בוחרת את הסה"כ.
• אם הפיצול שנקרא לא מסתכם לסה"כ, המערכת מפצלת מחדש לפי שיעור המע"מ.

התאריך שגוי

• בקבלות בעברית, פורמט התאריך לפעמים מתפרש לא נכון (DD/MM/YYYY מול MM/DD/YYYY). תיקון ידני פותר.

איפה זה זמין

הפיצ'ר זמין בכל סוגי העסקים ולכל משתמש בעסק (חוץ ממצב רואה חשבון לקריאה בלבד).

פרטיות

כדי לקרוא את הקבלה, המערכת שולחת את הקובץ לשירות בינה מלאכותית חיצוני. אילו ספקים משמשים לכך, ומה הם רשאים לעשות במידע — מפורט במדיניות הפרטיות.