יצירת משימה חדשה

המדריך הזה מסביר איך יוצרים משימות במערכת, כדי לעקוב אחרי דברים שצריך לעשות.

מה זו משימה?

משימה היא פעולה שצריך לבצע, למשל:

• ליצור קשר עם לקוח חדש
• לשלוח הצעת מחיר ליוסי כהן
• להכין מצגת לפגישה
• לבדוק אם חשבונית 1234 שולמה

למה משימות עוזרות:

• לא שוכחים דברים חשובים
• רואים מה התקדם ומה תקוע
• מחלקים עבודה בצוות
• יודעים מה דחוף ומה יכול לחכות

דרכים ליצור משימה

דרך 1: מעמוד המשימות

1. לחצו על "משימות" בתפריט הצד.
2. לחצו על הכפתור "משימה חדשה" בראש העמוד (או הקישו N במקלדת).

ייפתח חלון "משימה חדשה" בצד המסך:

דרך 2: מכרטיס הלקוח

אם המשימה קשורה ללקוח מסוים:

1. פתחו את כרטיס הלקוח.
2. בכרטיס "משימות", לחצו "משימה חדשה".
3. הלקוח כבר מקושר למשימה.

דרך 3: מפרויקט

אם המשימה היא חלק מפרויקט:

1. פתחו את דף הפרויקט.
2. לחצו "הוספת משימה".
3. הפרויקט כבר מקושר למשימה.

מילוי פרטי המשימה

שדה חובה

כותרת *

• תיאור קצר וברור של מה צריך לעשות
• טוב: "להתקשר ליוסי כהן לגבי הצעת המחיר"
• פחות טוב: "יוסי"

שדות נוספים בטופס

תיאור — פרטים נוספים: מה בדיוק צריך לעשות, מספרי טלפון, הנחיות.

עדיפות — עד כמה המשימה דחופה: נמוכה, בינונית (ברירת המחדל), גבוהה או דחופה.

תאריך יעד — עד מתי צריך להשלים את המשימה. אפשר להוסיף גם שעה (לא חובה). השדה ריק כברירת מחדל. ליד התאריך יש כפתור "ניהול תזכורת", שבו קובעים מתי לקבל תזכורת על המשימה.

קטגוריה — סיווג חופשי (מכירות, שירות, פנימי...). תוך כדי הקלדה מוצעות קטגוריות שכבר קיימות.

משתמש מוקצה — מי אחראי על המשימה. ברירת המחדל: אתם. רק מנהל העסק יכול להקצות משימה למשתמש אחר. הפירוט בהקצאת משימות לצוות.

קישור ללקוח — הקלידו שם כדי לחפש לקוח ולקשר אותו למשימה.

אפשרויות נוספות

לחצו "אפשרויות נוספות" בטופס כדי לפתוח עוד שדות:

• תגיות — מפרידים בפסיקים: "מכירות, לקוח חדש"
• תאריך התחלה — מתי מתחילים לעבוד על המשימה
• שעות מוערכות — כמה זמן המשימה צפויה לקחת
• משימה חוזרת — ראו בהמשך

משימה חוזרת

אם צריך לעשות את המשימה באופן קבוע:

1. בתוך "אפשרויות נוספות" סמנו "משימה חוזרת".
2. בחרו תבנית: יומית, שבועית (ברירת המחדל) או חודשית.
3. בשדה "מרווח" קבעו כל כמה ימים/שבועות/חודשים (1 = כל פעם).
4. אם רוצים, קבעו "תאריך סיום חזרה".
5. בחרו מה יקרה ל"מופע שלא בוצע": "נשאר פתוח ובאיחור" או "מדולג כשנוצר המופע הבא".

המשימה שיצרתם היא המופע הראשון, והמופעים הבאים נוצרים אוטומטית לפי התדירות. את לוחות הזמנים של המשימות החוזרות רואים בעמוד המשימות, בלשונית עם סמל החצים המעגליים.

שמירת המשימה

1. בדקו שהפרטים נכונים.
2. לחצו "שמירה".
3. המשימה נוספת לרשימת המשימות.

אם קבעתם תאריך יעד והעסק הפעיל תזכורות משימות, תקבלו תזכורת במייל ובפעמון במועד שנקבע.

סטטוסים של משימות

לכל משימה יש סטטוס:

• חדש — עוד לא התחילו לעבוד עליה
• בעבודה — עובדים עליה עכשיו
• בהמתנה — נעצרה זמנית (ממתינים למשהו)
• הושלם — המשימה בוצעה
• בוטל — המשימה לא תבוצע

משנים סטטוס בעריכת המשימה. כדי לסמן משימה כהושלמה יש דרך מהירה יותר — ראו סימון משימה כהושלמה.

הלשוניות ברשימת המשימות

בראש עמוד המשימות יש לשוניות, ולכל אחת מספר:

• הכל — כל המשימות, חוץ מאלה שבארכיון
• פתוחות — משימות שעוד לא הושלמו או בוטלו
• שלי — משימות פתוחות שהוקצו לכם
• היום — משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן היום
• באיחור — משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן עבר
• הושלמו — משימות שסומנו כהושלמו
• סמל החצים המעגליים — לוחות הזמנים של המשימות החוזרות
• סמל הארכיון — משימות שמנהל העסק העביר לארכיון (מהעמוד המלא של המשימה ← "ארכיון"). אפשר לשחזר אותן משם.

דוגמאות למשימות נפוצות

מעקב אחרי לקוח

• כותרת: "לבדוק עם יוסי כהן איך היה — שבוע אחרי הפגישה"
• עדיפות: בינונית
• תאריך יעד: בעוד שבוע
• קישור ללקוח: יוסי כהן

משימה פנימית

• כותרת: "להכין דוח מכירות חודשי"
• עדיפות: בינונית
• תאריך יעד: סוף החודש

משימה חוזרת

• כותרת: "להזמין חומרים לסטודיו"
• עדיפות: גבוהה
• חוזרת: שבועית

טיפים ליצירת משימות יעילות

• כותרת ברורה: פתחו בפועל — "להתקשר", "לשלוח", "להכין".
• תמיד תאריך יעד: משימה בלי תאריך נדחית שוב ושוב, וגם לא מגיעה עליה תזכורת.
• עדיפות נכונה: אל תסמנו הכול כדחוף — רק מה שבאמת דחוף.
• פרטו בתיאור: כתבו כל מה שצריך כדי לבצע את המשימה.
• קשרו ללקוח: משימה שמקושרת ללקוח מופיעה גם בכרטיס שלו.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין משימה לפגישה? משימה היא פעולה שצריך לעשות (להתקשר, לשלוח, להכין). פגישה היא מפגש עם לקוח בשעה מסוימת, והיא מופיעה ביומן.

אפשר ליצור משימה בלי תאריך יעד? כן, אבל לא מומלץ: היא לא תופיע בלשוניות "היום" ו"באיחור", ולא תישלח עליה תזכורת.

מה קורה אם לא השלמתי משימה עד תאריך היעד? היא עוברת ללשונית "באיחור" ומסומנת בהתאם. אפשר עדיין להשלים אותה או לשנות את תאריך היעד.

אני רואה רק את המשימות שלי. איפה המשימות של אחרים? עובדים רואים רק משימות שהוקצו להם או שהם יצרו. מנהל העסק רואה את כל המשימות.

איך מסמנים משימה כהושלמה? לחצו על העיגול שבתחילת שורת המשימה ברשימה. הפירוט בסימון משימה כהושלמה.