תוכנה לניהול משרד עורכי דין — תיקים, נאמנות ומועדים במקום אחד
לכל תיק יש את כל מה שקשור אליו: בעלי הדין, המועדים, השעות, המסמכים והכסף. וכספי הפיקדון של הלקוח יושבים בפנקס נפרד — לא מעורבבים בהכנסות המשרד.
מה הבעיות שנתקלים בהן בניהול משרד עורכי דין
הדברים שתוכנה כללית לא יודעת לעשות
כספי פיקדון מעורבבים
אגרות ושכר מומחים עוברים דרך המשרד ונרשמים כאילו היו הכנסה — ומעוותים את הדוחות
מועדים בפגרה
חישוב מועד עם פגרת קיץ או סוכות נעשה בראש או במחשבון חיצוני
שעות שלא חויבו
עבודה שנעשתה ולא נרשמה, או נרשמה ולא הגיעה לחשבונית
ניגוד עניינים
לבדוק מול מי כבר עבדנו — ומול מי עבדנו נגד — בלי לחפש בזיכרון
איך בייס פותרת את זה
מודול עורכי דין נבנה על גבי כל מה שכל עסק במערכת מקבל — לקוחות, חשבוניות, יומן ומסמכים
פנקס כספי נאמנות — מופרד מהכנסות המשרד
כסף שהתקבל מלקוח עבור אגרת בית משפט, שכר מומחה או כל תשלום שעובר דרך המשרד נרשם בפנקס נאמנות נפרד, עם יתרה לכל לקוח ולכל תיק.
- הכספים אינם נכנסים לדוח המע״מ, למחזור, לדיווח מבנה אחיד או לרווח התיק
- אישור על קבלת כספי נאמנות בסדרת מספור נפרדת — מסמך פנימי שאינו מסמך מס
- רשומה בפנקס אינה נמחקת ואינה נערכת: תיקון נרשם כתנועת ביטול נגדית
- לא ניתן למשוך מעבר ליתרה שהמשרד מחזיק עבור אותו לקוח
תיק אחד עם כל מה שקשור אליו
לכל תיק נשמרים: הערכאה, בית המשפט, מספר התיק, המותב, הצד שאנו מייצגים, שלב ההליך ומועד ההתיישנות — לצד בעלי הדין, המסמכים, המשימות והפגישות.
- שלבי תיק משפטיים: בבדיקה מקדמית, בכתבי טענות, בדיונים, לקראת פסק דין, בערעור
- בעלי דין ומעורבים לפי תפקיד: לקוח, צד שכנגד, ב״כ צד שכנגד, מומחה, עד
- קבצים, הסכמים חתומים דיגיטלית, משימות ויומן — על אותו תיק
- מספר התיק בנט המשפט נשמר כשדה לעיון. אין ממשק וסנכרון למערכת נט המשפט.
מחשבון מועדים דיוניים עם פגרות
חישוב המועד האחרון מתאריך ההמצאה או ההחלטה, עם ימי פגרת סוכות, פסח והקיץ שאינם נמנים — והמערכת מציגה את דרך החישוב, לא רק את התוצאה.
- בחירת בסיס המועד: לפי התקנות, לפי החלטת בית המשפט, או מועד הקבוע בחוק
- מועד הקבוע בחוק — כמו התיישנות — נמנה ברצף ואינו מוארך בפגרה, כנדרש
- הצגת הפגרות הקרובות ותאריכיהן המדויקים
- כלי עזר לבדיקה — אינו תחליף לבדיקת עורך הדין. מכסה סדר דין אזרחי.
בדיקת ניגוד עניינים
לפני קבלת ייצוג — חיפוש בשם, בת״ז או בטלפון מול לקוחות המשרד, מול בעלי הדין בכל התיקים ומול ספר הקשרים.
- מוצא גם מי שאינו לקוח: הצד שכנגד בתיק ישן, מומחה שהמשרד שכר בעבר
- התאמה גם כשהשם נכתב אחרת — גרשיים, בע״מ, תואר או ניקוד
- כל התאמה מסומנת בעוצמתה, כדי שאפשר יהיה לפסול מיד את הרחוקות
- מקור שלא ניתן היה לבדוק מוצג ככזה — ולא נספר כ״נקי״
שעתון וחיוב לפי שעה
טיימר או רישום ידני, לכל תיק ולכל לקוח, עם תעריף שעה שנקבע ברמת הלקוח, התיק או עורך הדין — והפקת חשבונית מהשעות שטרם חויבו.
- שעות מסומנות כחויבו לאחר ההפקה, כדי שלא יחויבו פעמיים
- תעריף לכל עורך דין במשרד — ותעריף שסוכם עם הלקוח גובר עליו
- הוצאות שהמשרד הקדים — אגרות, שכר מומחה, מסירה — מצורפות לחשבונית להשבה
- דוח שעות ללקוח, לייצוא או לצירוף לחשבונית
- מודל שכר טרחה לכל תיק: לפי שעה, סכום קבוע, ריטיינר או אחוזים מהתוצאה
לעורך דין עצמאי, ולמשרד
אותה מערכת — בלי שעורך דין יחיד יצטרך לעבור בין שדות שאין להם משמעות עבורו
עצמאי
שדות כמו ״עורך דין מטפל״ או ״אחראי למועד״ פשוט אינם מוצגים — יש רק תשובה אחת אפשרית, והמערכת ממלאת אותה לבד.
משרד
ברגע שמצטרף עורך דין נוסף, אותם שדות מופיעים מעצמם — שיוך תיק, אחראי למועד ותעריף שעה לכל עורך דין. הנתונים שנרשמו קודם נשארים נכונים — אין המרה ואין הזנה מחדש.
שאלות נפוצות
פגישת ייעוץ עם לקוח — מוקלטת, מתומללת ושמורה בפגישה
מקליטים פגישה מלאה, עד 90 דקות, ומקבלים תמלול מסודר — כדי לחזור לעובדות, לתאריכים ולהנחיות שהלקוח מסר בלי לסמוך על הזיכרון.
- פגישת היכרות ואיסוף עובדות בתיק חדש
- הכנה לעדות או לדיון
- פגישה עם כמה צדדים, כשכל פרט חשוב
-
הסכמה לפני הכול
לפני ההקלטה המשתתפים מאשרים שהפגישה מוקלטת. בלי אישור לא מתחילים להקליט.
-
מקליטים עד 90 דקות
בכרטיס הפגישה בוחרים ״הקלטת הפגישה + תמלול״, מהטלפון או מהמחשב. ההקלטה עולה בחלקים תוך כדי הפגישה.
-
התמלול מגיע לפגישה
בדרך כלל תוך כמה דקות מהסיום, עם התראה. מעתיקים אותו או מוסיפים אותו לתיאור הפגישה בלחיצה.
- ההקלטה מתומללת במחשב התמלול של בייס. היא לא נשלחת לשירותי בינה מלאכותית חיצוניים.
- האודיו נמחק מיד אחרי התמלול. התמלול נשמר מוצפן, וכל מי שמורשה לראות את הפגישה רואה אותו.
- מנוע התמלול אומן על עברית מדוברת.
התמלול מופיע בדרך כלל תוך כמה דקות אחרי סיום ההקלטה, ותישלח התראה כשהוא מוכן. אם מחשב התמלול כבוי באותה שעה, ההקלטה ממתינה לו, ואם לא תתומלל תוך 7 ימים היא נמחקת.
