רישום תשלום (הנפקת קבלה)

מדריך זה מסביר איך לרשום תשלום שהתקבל מלקוח באמצעות הנפקת קבלה.

שימו לב: קבלה מתעדת תשלום שכבר התקבל — העברה, מזומן, צ'ק, אשראי או אפליקציית תשלום. רישום הקבלה אינו גובה כסף מהלקוח ואינו מחייב כרטיס אשראי.

מתי להנפיק קבלה?

אחרי שהלקוח שילם:

• העברה בנקאית הגיעה
• תשלום במזומן התקבל
• צ'ק התקבל
• תשלום בכרטיס אשראי, בביט או באפליקציית תשלום אחרת

הנפקת קבלה לחשבונית

דרך 1: רישום תשלום מתוך החשבונית

1. פתחו את החשבונית.
2. בתפריט "עוד" לחצו "רישום תשלום".
3. בחלון שנפתח מלאו:
   • סכום — ממולא מראש ביתרה לתשלום, ואפשר לשנות
   • אמצעי תשלום — מזומן, העברה בנקאית, הוראת קבע, כרטיס אשראי, המחאה, אפליקציית תשלום, ניכוי במקור או אחר
   • תאריך תשלום
   • אסמכתא (אופציונלי) — מספר אישור, מספר צ'ק וכדומה
4. לחצו "רישום ושמירה". המערכת מפיקה קבלה המשויכת לחשבונית.

צריך לפרט יותר — למשל כמה אמצעי תשלום, או פרטי בנק של צ'ק? באותו תפריט בחרו "הנפק קבלה" (עם הסכום שנותר לתשלום). נפתח טופס קבלה מלא, שכבר מקושר לחשבונית.

דרך 2: מעמוד ההכנסות

1. לחצו על "הכנסות" בתפריט הצד.
2. לחצו על "הוספת מסמך" ובחרו "קבלה".
3. בחרו לקוח.
4. מלאו את פרטי התשלום (אמצעי תשלום, תאריך, סכום).
5. לחצו "יצירת קבלה".

קבלה שהופקה כך עדיין לא משויכת לחשבונית. כדי לשייך: בדף הקבלה בחרו "עוד" ← "שיוך לחשבוניות", או בדף החשבונית "עוד" ← "שיוך קבלה קיימת".

מה קורה אחרי הנפקת קבלה?

סטטוס החשבונית המשויכת:

• הסכום ששולם מתעדכן אוטומטית
• אם שולם במלואו — הסטטוס משתנה ל"שולם" 🟢
• אם שולם חלקית — הסטטוס "שולם חלקית" 🟡

מסמך הקבלה:

• הקבלה נוצרת עם מספר רץ אוטומטי
• אפשר להוריד אותה כ-PDF
• אפשר לשלוח אותה ללקוח מכפתור "שיתוף"

תשלום חלקי

אם הלקוח שילם רק חלק

דוגמה: חשבונית על 1,180 ₪ (1,000 ₪ ועוד מע"מ 18%), מ-15.3.2026. הלקוח שילם 500 ₪.

1. רשמו תשלום של 500 ₪ מתוך החשבונית.
2. סטטוס החשבונית: "שולם חלקית" 🟡
3. יתרה לתשלום: 680 ₪

רישום תשלום נוסף:

1. כשהיתרה מגיעה, רשמו שוב תשלום מתוך אותה חשבונית — הסכום כבר ממולא ב-680 ₪.
2. סטטוס: "שולם" 🟢

תשלומים במספר אמצעים

דוגמה: 200 ₪ במזומן ועוד 980 ₪ בהעברה

אפשרויות:

1. קבלה אחת עם שני אמצעי תשלום — בטופס הקבלה לוחצים "הוספת אמצעי תשלום" ומוסיפים שורה לכל אמצעי.
2. שתי קבלות נפרדות — אחת לכל אמצעי תשלום.

ביטול קבלה

אם טעיתם

קבלה שהופקה אינה ניתנת למחיקה או לעריכה.

הפתרון — קבלה שלילית:

1. פתחו את הקבלה השגויה.
2. בתפריט "עוד" לחצו "ביטול / החזר (קבלה שלילית)".
3. בחרו ביטול מלא (הקבלה המקורית מסומנת כמבוטלת) או החזר חלקי (כשהחזרתם ללקוח רק חלק מהסכום).
4. אם צריך, הנפיקו קבלה חדשה עם הפרטים הנכונים.

קבלה בלי חשבונית

אפשר להנפיק קבלה גם בלי חשבונית קודמת — למשל מקדמה, או תשלום של עוסק פטור:

1. הכנסות ← הוספת מסמך ← קבלה
2. בחרו לקוח
3. הזינו את פרטי התשלום
4. לחצו "יצירת קבלה"

טיפים

💡 הנפיקו מיד: קיבלתם תשלום? רשמו אותו מיד. 💡 אסמכתא: רשמו מספר אישור או מספר צ'ק — זה יעזור בבדיקה מאוחרת. 💡 שיוך לחשבונית: שייכו כל קבלה לחשבונית שהיא משלמת, כדי שהחוב של הלקוח יתעדכן. 💡 אמצעי תשלום קבוע: ללקוח שמשלם תמיד באותה דרך אפשר לשמור אמצעי תשלום, והוא ימולא אוטומטית בקבלות — ראו אמצעי תשלום שמורים ללקוח.

שאלות נפוצות

ש: מה ההבדל בין חשבונית מס/קבלה לקבלה רגילה? ת: חשבונית מס/קבלה משלבת חשבונית וקבלה במסמך אחד — נוח כשמשלמים במקום. קבלה נפרדת מתאימה כשהתשלום מגיע אחרי החשבונית.

ש: איך רואים את כל הקבלות שהונפקו? ת: בעמוד הכנסות, בסינון סוג מסמך, בוחרים קבלה.

ש: אפשר לשנות קבלה אחרי שהופקה? ת: לא. אם יש טעות — מפיקים קבלה שלילית (ביטול מלא או החזר חלקי), ואם צריך גם קבלה חדשה.

ש: רשמתי תשלום באשראי. הכרטיס של הלקוח חויב? ת: לא. רישום התשלום מתעד כסף שכבר התקבל, בכל דרך שבה הלקוח שילם — הוא אינו מחייב את הכרטיס. את החיוב עצמו עושים במסוף או בשירות הסליקה של העסק.