יצירת הזמנה או הצעת מחיר

מדריך זה מסביר איך ליצור ללקוח הזמנה או הצעת מחיר לפני ביצוע עבודה או מכירה.

מה זו הזמנה?

הזמנה או הצעת מחיר היא מסמך שמפרט:

• מה אתם מציעים ללקוח
• מחירים לכל שירות/מוצר
• סה"כ לתשלום
• תנאים והערות

זה אותו סוג מסמך במערכת, בשתי כותרות אפשריות. הבחירה משנה רק את הכותרת שמודפסת ואת התאריך שמופיע עליה (בהצעת מחיר — בתוקף עד).

ההבדל מחשבונית מס:

• הזמנה / הצעת מחיר = לפני העבודה, להסכמה מראש. היא אינה דרישת תשלום ואינה נספרת כהכנסה.
• חשבונית מס = המסמך המחייב על העסקה, אחרי העבודה או בזמן המכירה.

יצירת הזמנה חדשה

שלב 1: פתיחת טופס מסמך חדש

1. לחצו על "הכנסות" בתפריט הצד.
2. לחצו על הכפתור "הוספת מסמך" בראש העמוד.
3. בחרו "הזמנה".
4. בטופס, בשדה סוג המסמך, בחרו הזמנה או הצעת מחיר.

שלב 2: פרטי הלקוח

שדות:

• לקוח * - בחרו מהרשימה, או לחצו "הוספת לקוח" כדי ליצור לקוח חדש
• תאריך הנפקה - ברירת המחדל היא היום
• בתוקף עד (בהצעת מחיר) - עד מתי ההצעה עומדת
• הערות - (אופציונלי) תנאים מיוחדים שיודפסו על המסמך

שלב 3: הוספת פריטים

לכל פריט מלאו:

1. תיאור - שם השירות/מוצר
   • דוגמה: "ייעוץ עסקי - 5 פגישות"
2. כמות - כמה יחידות
   • דוגמה: 5
3. מחיר ליחידה - מחיר בודד
   • דוגמה: 300 ₪
4. סה"כ - מחושב אוטומטית (כמות × מחיר)
   • דוגמה: 1,500 ₪

הוספת פריטים נוספים:

• לחצו "הוספת פריט" כמה פעמים שצריך
• כל פריט בשורה נפרדת
• שירות שנשמר בקטלוג השירותים נבחר מתוך תיאור השורה, עם המחיר שלו

דוגמה:

┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ פריט                    כמות  מחיר יח'    סה"כ           │
├────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ ייעוץ עסקי              5     300 ₪      1,500 ₪        │
│ הכנת תכנית עבודה        1     800 ₪        800 ₪        │
│ ליווי חודש ראשון        1   1,200 ₪      1,200 ₪        │
└────────────────────────────────────────────────────────────┘
                                   סה"כ:     3,500 ₪

שלב 4: הנחה ומע"מ

הנחה (אופציונלי):

• בשדה הנחה על המסמך, באחוזים או בשקלים

מע"מ:

• לכל שורה יש בורר מע"מ: כולל (המחיר שהקלדתם כבר כולל מע"מ), לפני (המערכת מוסיפה מע"מ על המחיר) או פטור.
• שורה חדשה מתחילה בכולל. עסק שמתמחר לפני מע"מ יכול לשנות את נקודת ההתחלה בהגדרות ← מס ומספור מסמכים ← הזנת מחירים במסמכים.
• בעסק שרשום כעוסק פטור לא מתווסף מע"מ למסמך.

פירוט מלא של השורות, ההנחה והמע"מ — במדריך יצירת חשבונית ישירות.

שלב 5: הפקה

1. בדקו שהכול נכון.
2. לחצו על כפתור היצירה בתחתית הטופס ("יצירת הזמנה" או "יצירת הצעת מחיר").

אחרי ההפקה:

• ההזמנה נשמרת עם מספר רץ אוטומטי
• אפשר לצפות בה כ-PDF ולהוריד אותה
• אפשר לשלוח אותה ללקוח

שליחת ההזמנה ללקוח

שליחה מהמערכת

1. פתחו את ההזמנה.
2. לחצו "שיתוף".
3. בחלון שנפתח אפשר לשלוח במייל (עם PDF מצורף, אם התיבה צירוף PDF למייל מסומנת), לשלוח בוואטסאפ, או להעתיק קישור למסמך.

הורדת PDF

1. פתחו את ההזמנה.
2. לחצו על החץ שליד כפתור "PDF" ובחרו "הורדת PDF".
3. שלחו את הקובץ ללקוח בכל דרך שנוחה לכם.

מה קורה אחרי שהלקוח מאשר?

יצירת חשבונית מס

כשהלקוח מאשר את ההזמנה:

1. פתחו את ההזמנה.
2. בתפריט "עוד" לחצו "הנפק חשבונית מס".
3. נפתח טופס חשבונית מס עם הלקוח והפריטים של ההזמנה. בדקו, עדכנו אם צריך, והפיקו.

הלקוח משלם עכשיו? אפשר להפיק במקום זאת חשבונית מס/קבלה: בהוספת מסמך בוחרים חשבונית מס/קבלה, ובכרטיס פריטים בטופס לוחצים המרה ממסמך קודם ובוחרים את ההזמנה. פירוט במדריך המרת הזמנה לחשבונית מס.

בעסק שרשום כעוסק פטור, הפעולה בתפריט היא "הנפק חשבון עסקה".

סוגי מסמכים במערכת

טיפים ליצירת הזמנות מוצלחות

💡 תיאור ברור: הסבירו בדיוק מה הלקוח מקבל.

💡 פרקו לפריטים: במקום "חבילה - 5000 ₪", פרטו כל רכיב.

💡 צרו מיד: צרו את ההזמנה מיד אחרי השיחה עם הלקוח.

💡 מעקב: אפשר להפעיל מייל תזכורת אחד ללקוח על הצעת מחיר שעדיין פתוחה — בהגדרות ← התראות ותזכורות, בכרטיס מעקב אחרי הצעות מחיר. המייל לא נשלח אם ההצעה כבר הפכה להזמנה או לחשבונית.

שאלות נפוצות

ש: מה ההבדל בין הזמנה לחשבונית מס? ת: הזמנה = הצעה לפני העבודה, בלי חיוב. חשבונית מס = המסמך המחייב על העסקה, אחרי העבודה או בזמן המכירה.

ש: אפשר ליצור הזמנה בלי מע"מ? ת: בעסק שרשום כעוסק פטור לא מתווסף מע"מ למסמכים. בעסק אחר אפשר לסמן שורה מסוימת כפטור בבורר המע"מ שלה, אם היא אכן אינה חייבת במע"מ.

ש: איך רואים את כל ההזמנות? ת: בעמוד הכנסות, בסינון סוג מסמך, בוחרים הזמנה.

ש: אפשר לערוך הזמנה אחרי שהפקתי אותה? ת: כן. מנהל העסק פותח את ההזמנה ובוחר "עוד" ← "עריכה". אם כבר הופקה ממנה חשבונית, העריכה לא משנה את החשבונית.

ש: הלקוח ביקש שינוי במחיר, מה עושים? ת: ערכו את ההזמנה, עדכנו את המחיר, ושלחו שוב ללקוח מכפתור "שיתוף".

ש: אפשר להוסיף לוגו להזמנה? ת: כן. בהגדרות ← פרטי העסק ← פרטי העסק ולוגו מעלים את הלוגו, והוא מופיע בכל המסמכים. את עיצוב המסמך בוחרים בהגדרות ← מראה ועיצוב ← תבנית מסמכים.