הוצאות — רישום, קיזוז מע"מ ואישור

מדריך זה מסביר איך לרשום הוצאה במערכת, מה המערכת מחשבת בעצמה, ואיך ההוצאה מגיעה לדוחות המס — בלי להיות רואה חשבון.

איפה למצוא

בתפריט הצד "הוצאות". משם:

• "+ הוספת הוצאה" — רישום הוצאה אחת (עם צירוף קבלה שממלאת את הטופס).
• "סריקת חשבוניות" — העלאת הרבה קבלות בבת אחת; כל אחת הופכת לטיוטה.
• "לאישור (N)" — הטיוטות שמחכות לבדיקה ולאישור (למנהל העסק).
• "ניהול סוגי הוצאות" — הקטגוריות ושיעורי ההכרה שלהן.

רישום הוצאה — מה חובה ומה לא

חובה רק ארבעה דברים: תאריך, ספק, קטגוריה וסכום כולל. כל השאר אופציונלי.

הכי מהיר: לצרף את הקבלה (או לצלם בטלפון) — המערכת קוראת ממנה תאריך, ספק, סכומים ותיאור, ומציעה קטגוריה לפי ספקים שכבר רשמתם. בודקים, מתקנים אם צריך, ושומרים.

הסכומים

מקלידים סכום כולל — המערכת מפצלת לפני מע"מ ומע"מ לפי שיעור המע"מ בתאריך ההוצאה (18% מינואר 2025, 17% לפני כן). אפשר גם להקליד לפני מע"מ או מע"מ, והשאר מתמלא.

• "קיימת חשבונית מס מקורית" — דולק כברירת מחדל לעוסק מורשה / חברה. רק חשבונית מס (או חשבונית מס/קבלה) מאפשרת לקזז מע"מ. קיבלתם קבלה רגילה, הזמנה או חשבון עסקה? כבו.
• "הוצאה פטורה / ללא מע"מ" — לספק בחו"ל, עוסק פטור, ביטוח, ארנונה, אגרות, ריבית. הסכום כולו נרשם ללא מע"מ.
• מספר הקצאה — נדרש כשהסכום לפני מע"מ גבוה מהסף של רשות המסים (5,000 ₪ מיוני 2026; 10,000 ₪ מינואר 2026; 20,000 ₪ ב-2025). בלי מספר הקצאה המע"מ לא ניתן לקיזוז. השדה נפתח לבד כשצריך.

הסיכום החי

מתחת לסכומים המערכת מציגה מה יישמר:

• מע"מ לקיזוז — ולמה הוא 0 כשהוא 0: "לא סומנה חשבונית מס", "חסר מספר הקצאה", "קטגוריה ללא קיזוז".
• הוצאה מוכרת למס הכנסה — אחרי שיעור ההכרה של הקטגוריה ואחוז השימוש העסקי.

אלה הסכומים שההוצאה תכניס לדוחות. ההכרעה מה מוכר ומה מקוזז במקרה מסוים היא של העסק — במקרה של ספק, מומלץ לבדוק עם רואה החשבון.

הגדרות מתקדמות

מתקפלות, ונפתחות לבד כשמשהו בהן לא בברירת המחדל:

• אחוז שימוש עסקי — להוצאה מעורבת (למשל מחשב שמשמש 80% לעבודה).
• שיעור הכרה במס הכנסה (באחוזים) — מתמלא לפי ברירת המחדל של הקטגוריה במערכת: רכב ודלק 45%, טלפון נייד 50%, כיבוד קל 80%, רוב ההוצאות 100%. השיעור הזה נוגע להוצאה המוכרת למס הכנסה בלבד; קיזוז המע"מ נקבע בנפרד, לפי הקטגוריה ולפי סוג המסמך. אפשר לשנות את השיעור בכל הוצאה.
• רכוש קבוע — ציוד שמשמש את העסק לאורך שנים לא נרשם כהוצאה מיידית אלא מופחת על פני שנים. המערכת מציעה לסמן זאת כשציוד עולה יותר מ-1,200 ₪ (ברירת המחדל במערכת, לא סף רשמי — מומלץ לבדוק עם רואה החשבון). סמנו זה רכוש קבוע (פחת רב-שנתי), בחרו סוג רכוש, והמערכת בונה לוח פחת. עריכת הסכום או התאריך אחר כך מעדכנת את הלוח.
• מספר חשבונית הספק — האסמכתא בדיווח המפורט למע"מ (PCN874).
• ניכוי מס במקור — כשמשלמים לספק שחייבים לנכות לו במקור (שירותים, שכ"ד ועוד). הניכוי מחושב על הסכום כולל מע"מ. אם לספק יש אישור ניכוי בתוקף בכרטיס הספק, השיעור שלו מחליף את ברירת המחדל.

סטטוסים — מי נספר בדוחות

אושר או שולם? הוצאה שמנהל העסק רושם נשמרת בסטטוס שולם, גם בלי אמצעי ותאריך תשלום. הוצאה שעוד לא שולמה — מעבירים אחרי השמירה לאושר מתפריט הסטטוס ברשימת ההוצאות, וכשמשלמים מעדכנים לשולם וממלאים תאריך תשלום בכרטיס תשלום שבטופס. טופס 856 נבנה לפי תאריך התשלום, ולכן כדאי למלא אותו בהוצאה לספק שמנכים לו במקור.

לתקן הוצאה שאושרה: מחזירים אותה לטיוטה מתפריט הסטטוס ברשימה, עורכים, ומאשרים שוב.

כרטיסי הסיכום בראש הרשימה ("מע"מ לקיזוז", "הוצאה מוכרת") מציגים רק הוצאות שנספרות — ואומרים כמה טיוטות לא נספרו.

עובד רושם הוצאה

עובד (לא מנהל) יכול לרשום הוצאה ולסרוק קבלות. ההוצאה שלו נולדת בסטטוס "הוגש" ומחכה במסך "לאישור". מנהל בודק ומאשר — רק אז היא נכנסת לדוחות.

סריקת חשבוניות ואישור

1. סריקת חשבוניות — גוררים את כל הקבלות של החודש (או מצלמים בטלפון). כל קובץ נסרק והופך לטיוטה.
2. שדות שהסריקה לא זיהתה (תאריך, ספק, קטגוריה, סכום) מסומנים בצהוב. טיוטה שנראית זהה להוצאה קיימת (אותו ספק, תאריך וסכום) מסומנת "כפילות אפשרית".
3. במסך "לאישור" בודקים כל כרטיס מול הקבלה: מתקנים, או מסמנים "בדקתי את השדות המסומנים". רק אז "שמירה ואישור" עובד.
4. "אישור הכל" מאשר את כל הכרטיסים שאינם מסומנים, מדלג על המסומנים, ומדווח כמה אושרו וכמה דולגו.

מה נכנס לאיזה דוח

• דוח מע"מ / PCN874 — "מע"מ לקיזוז" של הוצאות שאושרו/שולמו, לפי תאריך ההוצאה.
• רווח והפסד / טופס 6111 — "הוצאה מוכרת" + פחת של רכוש קבוע. לטלפון נייד חל כלל שנתי (לא מוכר: הנמוך מבין 1,380 ₪ או מחצית ההוצאה) — מחושב על השנה כולה.
• טופס 856 — ניכויים במקור לפי תאריך התשלום.
• חבילת רו"ח — כל הדוחות הללו יחד.

את כל הדוחות האלה פותחים בתפריט הצד, תחת דוחות: דוח מע"מ תקופתי, דוח רווח והפסד, טופס 6111 - דוח שנתי, דוח 856 - ספקים וחבילת רו"ח. בעסק שרשום כעוסק פטור מופיעה במקום חלק מהם הצהרת מחזור שנתי.

שאלות נפוצות

מע"מ לקיזוז 0 — למה? הסיכום החי אומר: לא סומנה חשבונית מס · חסר מספר הקצאה מעל הסף · קטגוריה ללא קיזוז (אירוח בארץ, רכישת רכב פרטי) · הוצאה פטורה / ללא מע"מ · עוסק פטור.

סכום לפני מע"מ + מע"מ לא שווה לסה"כ. המערכת לא תשמור פיצול שלא מסתכם — תקנו את אחד השדות. מע"מ נמוך מהשיעור (חשבונית מעורבת) מתקבל; מע"מ גבוה מהשיעור — לא.

שיניתי את שיעור ההכרה של קטגוריה ב"ניהול סוגי הוצאות" — מה עם הוצאות קיימות? השיעור החדש חל על הוצאות חדשות. הוצאה קיימת שומרת את השיעור שנרשם בה; לעדכן — עורכים אותה.

מחקתי הוצאה — הקבלה? נמחקת יחד איתה, וגם הקובץ המצורף נמחק לצמיתות. חובת שמירת מסמכים להוצאות היא בדרך כלל 7 שנים, ולכן לפני שמוחקים הוצאה שנרשמה בטעות כדאי לוודא שיש לכם עותק של הקבלה במקום אחר. הוצאה שאינה של העסק אפשר לסמן נדחה במקום למחוק.