חשבוניות חוזרות
לקוח שמשלם אותו סכום בכל חודש, רבעון או שנה — מנוי, ריטיינר, שכירות — לא צריך חשבונית חדשה בכל פעם. הופכים מסמך קיים לחוזר, והמערכת מפיקה ממנו עותק חדש בכל תקופה, ואם רוצים — שולחת אותו ללקוח במייל.
שימו לב: כל עותק הוא מסמך חדש ומלא: הוא מקבל מספר משלו, תאריך של יום ההפקה ותאריך פירעון לפי תנאי התשלום של הלקוח. הוא מופק, לא נשמר כטיוטה.
הפיכת מסמך לחוזר
שלב 1: פתיחת המסמך
פותחים את המסמך שרוצים לחזור עליו, ובתפריט עוד בוחרים הפיכה לחוזרת. האפשרות קיימת בכל סוגי המסמכים חוץ מחשבונית זיכוי.
שלב 2: התדירות והמועדים
בחלון הפוך לחשבונית חוזרת קובעים:
- תדירות — שבועי, חודשי, דו-חודשי, רבעוני או שנתי.
- תאריך יצירה הבא — מתמלא לבד לפי היום של המסמך המקורי, ואפשר לשנות.
- תאריך סיום (אופציונלי) — בלי תאריך, העותקים ימשיכו להיווצר עד שעוצרים אותם.
- שליחה אוטומטית במייל בעת יצירת המסמך — כל עותק יישלח ללקוח. אפשר להקליד כתובת אימייל לשליחה, ואם משאירים ריק — הוא יישלח לכתובת המייל של הלקוח.
לוחצים יצירת חשבונית חוזרת.
ניהול החשבוניות החוזרות
שלב 3: הרשימה
הרשימה נמצאת בהכנסות ← פעולות נוספות (⋮) ← חשבוניות חוזרות. לכל חשבונית חוזרת: הלקוח, המסמך המקורי, הסכום, התדירות, מתי ייווצר העותק הבא, כמה עותקים נוצרו עד היום, והאם הם נשלחים אוטומטית.
בכל שורה:
- שליחה אוטומטית — מתג שמדליק או מכבה את שליחת העותקים במייל.
- השהיה והפעלה — עוצרים את יצירת העותקים זמנית, וממשיכים מתי שרוצים.
- מחיקה — מוחקת את החשבונית החוזרת. המסמכים שכבר נוצרו נשארים כמו שהם.
שאלות נפוצות
העותק מעתיק גם את ההנחות ואת סוגי המע"מ של השורות? כן. העותק נבנה משורות המסמך המקורי, כולל הנחה לפריט והנחה על המסמך.
שיניתי מחיר. איך העותקים הבאים יקבלו אותו? העותקים נבנים מהמסמך המקורי. אם המחיר השתנה, מוחקים את החשבונית החוזרת ויוצרים חדשה ממסמך במחיר החדש.
מה ההבדל בין חשבונית חוזרת להסכם חיוב? חשבונית חוזרת חוזרת על אותו מסמך בכל תקופה. הסכם חיוב מחלק סכום חוזה לפעימות, או מחייב את כרטיס הלקוח בהוראת קבע — ראו הסכמי חיוב והוראת קבע.
