קטלוג שירותים שמור
מדריך זה מסביר איך להגדיר רשימה של שירותים שאתם מציעים — שם, מחיר ומע"מ — וכך לבחור אותם מתוך שורת המסמך בעת הפקת חשבונית, קבלה או הצעת מחיר, במקום להקליד מחדש בכל פעם.
למה זה שווה
- חיסכון בזמן — בחירה אחת ממלאת בשורה את התיאור, המחיר וסוג המע"מ.
- עקביות במחירים — כל המסמכים יוצאים עם אותו תיאור ומחיר.
- פחות טעויות — אין הקלדה ידנית של תיאור או של סכום.
- מסמכים שהופקו לא משתנים — עריכת שירות בקטלוג לא משנה מסמכים שכבר הופקו. כל מסמך שומר את התיאור והמחיר שהיו בו ברגע ההפקה.
הוספת שירות לקטלוג
שלב 1: כניסה לקטלוג
- בתפריט הצד, תחת כספים ותפעול, לחצו "קטלוג שירותים".
- תוצג רשימת השירותים הקיימים (אם יש).
שלב 2: הוספה
- לחצו "הוספת שירות".
- מלאו:
- שם השירות — כך הוא יופיע ברשימת הבחירה ובשורת המסמך.
- תיאור (יוצג בחשבונית) — פרטים נוספים שיופיעו כתיאור הפריט במסמך (אופציונלי).
- מחיר ברירת מחדל — אפשר לשנות אותו בכל מסמך.
- כמות ברירת מחדל — בדרך כלל 1.
- סוג מע"מ — לפני מע"מ (המחיר שהקלדתם הוא לפני מע"מ) או כולל מע"מ (המחיר כבר כולל מע"מ). שירות חדש מתחיל לפי ההגדרה בהגדרות ← מס ומספור מסמכים ← הזנת מחירים במסמכים.
- קטגוריה — לקיבוץ וסינון ברשימה (אופציונלי).
- מוצר מלאי מקושר — מופיע כשהמלאי פעיל: בחירת השירות במסמך תפחית את המוצר מהמלאי.
- לחצו "שמירה".
טיפ: אם יש לכם חבילות שירות (למשל "5 פגישות") — הוסיפו כל חבילה כשירות נפרד עם תיאור ומחיר משלה. כך המסמך יהיה ברור ללקוח.
שימוש בקטלוג בעת הפקת מסמך
- בטופס המסמך, לחצו על תיאור של שורה ריקה (או על החץ שבקצה השדה). הקטלוג נפתח מתחת לשדה, עם המחיר של כל שירות.
- הקלידו כמה אותיות כדי לצמצם את הרשימה.
- בחרו שירות. השדות תיאור, מחיר וסוג מע"מ מתמלאים אוטומטית.
- אפשר לשנות בשורה את המחיר או את הכמות למסמך הזה בלבד, בלי לשנות את הקטלוג.
- אפשר לשלב באותו מסמך שורות מהקטלוג ושורות שהוקלדו ביד.
שירות שעוד לא בקטלוג? בתחתית הרשימה שנפתחת יש פריט חדש בקטלוג, שמוסיף אותו לקטלוג ולשורה בבת אחת. פירוט במדריך יצירת חשבונית ישירות.
עריכה, העברה לארכיון ומחיקה
במסך קטלוג שירותים, בעמודת פעולות של כל שירות:
- עריכה — שינוי מחיר או תיאור משפיע רק על מסמכים חדשים.
- העברה לארכיון — מוציאה את השירות מרשימת הבחירה, ואפשר לשחזר אותו בהמשך. שירותים בארכיון מוצגים כשמסמנים הצגת שירותים שהועברו לארכיון.
- מחיקה לצמיתות — מוחקת את השירות מהקטלוג, בלי אפשרות שחזור. מסמכים שכבר הופקו לא משתנים.
מסמכים שכבר הופקו
עריכה או מחיקה של שירות אינה משפיעה על מסמכים שכבר הופקו. כל מסמך שומר את התיאור והמחיר שלו ברגע ההפקה — מסמך שהופק אינו משתנה בדיעבד.
טיפים
- התחילו בקטלוג מצומצם — 5-10 שירותים עיקריים בהתחלה. הוסיפו עוד עם הזמן.
- שם ברור ללקוח — השם והתיאור מודפסים במסמך כפי שהם, לכן ודאו שהם ברורים (למשל: "ייעוץ עסקי — שעת עבודה" ולא רק "ייעוץ").
- שורה שאינה חייבת במע"מ — הקטלוג שומר מחיר כולל או לפני מע"מ. שורה שאינה חייבת במע"מ מסמנים בפטור בבורר המע"מ של השורה, בתוך המסמך. אם אינכם בטוחים אם שירות מסוים חייב במע"מ (למשל שירות ללקוח בחו"ל), מומלץ לבדוק עם רואה החשבון.
- חשבוניות חוזרות — חשבונית שהפכתם לחוזרת מופקת מחדש עם אותן שורות, כולל שורות שנבחרו מהקטלוג.
