הוצאות במייל ובוואטסאפ

במקום להקליד כל קבלה, שולחים אותה. לכל עסק יש כתובת מייל משלו להוצאות: מעבירים אליה מייל עם הקבלה או החשבונית, הקובץ נסרק, ונכנס כטיוטה להוצאות לאישור. כשהקליטה מוואטסאפ זמינה, אפשר גם לצלם קבלה ולשלוח אותה בוואטסאפ למספר של בייס.

שימו לב: שום דבר לא נרשם כהוצאה בלי אישור. כל קובץ שמגיע נכנס כטיוטה, ורק אחרי שבודקים ומאשרים הוא נספר בדוחות.

איפה זה נמצא

שלב 1: הוצאות במייל

במסך הוצאות פותחים את תפריט הפעולות (⋮) ובוחרים הוצאות במייל. כל משתמש בעסק רואה את הכתובת, חוץ מרואה חשבון. שינוי ההגדרות שמור למנהלי העסק.

שליחה במייל

שלב 2: הכתובת של העסק

בראש המסך מופיעה הכתובת של העסק, עם כפתור העתקה. ואז:

1. שולחים או מעבירים (Forward) מייל עם הקבלה מצורפת — PDF, JPG או PNG. אפשר כמה קבצים במייל אחד.
2. כל קובץ נסרק ונכנס כטיוטה להוצאות לאישור, בדרך כלל תוך כמה דקות.
3. בודקים, מתקנים אם צריך ומאשרים.

בתחתית המסך, במה התקבל לאחרונה, רואים כל מייל שהגיע ומה קרה איתו: נקלט וכמה הוצאות נוספו לאישור, ממתין לסריקה, או לא נקלט עם הסיבה.

שלב 3: הגדרות

בכרטיס הגדרות:

• קליטת הוצאות במייל פעילה — כיבוי עוצר את הקליטה. מיילים שנשלחים לכתובת לא נקלטים.
• מי רשאי לשלוח הוצאות לכתובת? — משתמשי העסק בלבד (מומלץ): מיילים מהכתובות של משתמשי העסק ומכתובת העסק. או כל שולח — גם ספקים: מתאים כשנותנים את הכתובת לספקים, או כשמעבירים אליה אוטומטית מג'ימייל. מייל שחשוד כספאם לא נקלט.
• שליחת אישור קבלה במייל חוזר — נשלח רק למשתמשי העסק, אף פעם לא לכתובת מחוץ לעסק.

יצירת כתובת חדשה — אם הכתובת הגיעה למי שלא צריך. הכתובת הנוכחית תפסיק לקלוט מיד, וצריך לעדכן את מי שקיבל אותה.

מה נקלט: קבצי PDF, JPG ו-PNG עד 10MB. לוגו קטן שמופיע בחתימת המייל לא נסרק. מייל שהחשבונית בו היא רק קישור, בלי קובץ מצורף, לא נקלט.

שליחה בוואטסאפ

כשהקליטה מוואטסאפ זמינה, באותו מסך מופיע כרטיס דרך WhatsApp, עם המספר של בייס וכפתור פתיחת צ׳אט:

1. שומרים את המספר באנשי הקשר בטלפון.
2. שולחים צילום של הקבלה או קובץ PDF — מהנייד שרשום בפרופיל שלכם במערכת.
3. הקבלה נכנסת כטיוטה להוצאות לאישור, ובוואטסאפ חוזרת תשובה עם הספק והסכום.

בייס מזהה את העסק לפי מספר הטלפון ששלח. לכן חשוב שמספר הנייד יופיע בפרופיל האישי. הכרטיס מראה איזה מספר רשום אצלכם, ומזהיר כשאין מספר, או כשהמספר רשום בכמה עסקים — אז קבלה ממנו לא תשויך לאף אחד מהם, ולעסק הזה שולחים במייל. בהגדרות אפשר לכבות את קליטת הוצאות מוואטסאפ פעילה.

אישור הטיוטות

שלב 4: הוצאות לאישור ובדיקת כפילות

בהוצאות לאישור כל טיוטה מציגה מאיפה הגיעה — התקבל במייל או התקבל בוואטסאפ, ממי ובאיזה נושא. שדות שהסריקה לא זיהתה מסומנים נוחש או לא זוהה, ומעליהם הודעה מה לבדוק. אחרי הבדיקה מסמנים בדקתי את השדות המסומנים מול הקבלה — הם נכונים ולוחצים שמירה ואישור.

כפילות: כשהמסמך כבר קיים במערכת, מופיעה הודעה המסמך הזה כבר קיים במערכת, עם קישור להוצאה הקיימת. מוחקים את הטיוטה אם זו כפילות, או מאשרים אם זו הוצאה נפרדת.

המערכת מזהה כפילות כשמגיע אותו קובץ בדיוק, כשאותו ספק שלח אותו מספר חשבונית, וכשיש כבר הוצאה מאותו ספק באותו סכום ובתאריך קרוב. אותה בדיקה רצה בכל דרך שבה מסמך נכנס: סריקה בטופס ההוספה, סריקת חשבוניות, מייל, וואטסאפ ושמירת הוצאה ידנית.

להוצאות במייל

שאלות נפוצות

שלחתי מייל ולא קרה כלום. למה? במה התקבל לאחרונה מופיעה הסיבה. הסיבות הנפוצות: השולח אינו משתמש בעסק (ואז אפשר לבחור כל שולח — גם ספקים), אין במייל קובץ PDF, JPG או PNG, או שהקליטה כבויה.

ספק יכול לשלוח ישירות לכתובת? כן, אם בוחרים כל שולח — גם ספקים. אישור קבלה במייל חוזר לא נשלח לספק — רק למשתמשי העסק.

מה ההבדל בין זה לבין סריקת חשבוניות? סריקת חשבוניות היא העלאה של כמה קבצים מהמחשב. במייל ובוואטסאפ הקבצים מגיעים לבד. בשני המקרים הם נכנסים לאותו מסך אישור. ראו סריקת קבלה אוטומטית והוצאות.