המרת הזמנה לחשבונית מס

מדריך זה מסביר איך להפיק חשבונית מס מהזמנה (או מהצעת מחיר) שהלקוח אישר.

מתי להמיר הזמנה לחשבונית?

אחרי שהלקוח אישר את ההזמנה:

• הלקוח אישר בטלפון/במייל/בוואטסאפ
• ואתם מוכנים להתחיל בעבודה או לספק את המוצר

יתרונות ההמרה:

• חוסך זמן - לא צריך להקליד הכול מחדש
• דיוק - אותם פריטים ומחירים בדיוק
• תיעוד - קישור בין ההזמנה לחשבונית

תהליך המרה

שלב 1: מציאת ההזמנה

1. לחצו על "הכנסות" בתפריט הצד.
2. בסינון סוג מסמך בחרו הזמנה.
3. מצאו את ההזמנה הרלוונטית ופתחו אותה.

שלב 2: יצירת חשבונית מההזמנה

יש שתי דרכים, לפי איך הלקוח משלם:

אפשרות א: חשבונית מס — הלקוח ישלם בהמשך

1. בדף ההזמנה, בתפריט "עוד", לחצו "הנפק חשבונית מס".
2. נפתח טופס חשבונית מס עם הלקוח והפריטים של ההזמנה.
3. כשהתשלום יגיע — רושמים אותו, והמערכת מפיקה קבלה (ראו בהמשך).

אפשרות ב: חשבונית מס/קבלה — הלקוח משלם עכשיו

1. בעמוד הכנסות לחצו "הוספת מסמך" ובחרו "חשבונית מס/קבלה".
2. בכרטיס פריטים בטופס לחצו "המרה ממסמך קודם" ובחרו את ההזמנה מהרשימה.
3. הפרטים מועתקים לטופס. מוסיפים את פרטי התשלום שהתקבל, והחשבונית והקבלה יוצאות במסמך אחד.

בעסק שרשום כעוסק פטור, הפעולה בתפריט היא "הנפק חשבון עסקה", ואת התשלום מתעדים בקבלה.

שלב 3: בדיקה והפקה

1. בדקו שכל הפרטים הועתקו נכון.
2. עדכנו את תאריך ההנפקה אם צריך.
3. הוסיפו או הסירו פריטים אם יש שינויים.
4. לחצו על כפתור היצירה בתחתית הטופס.

מספר הקצאה

אם החשבונית נדרשת למספר הקצאה מרשות המסים (חשבונית מס ללקוח עם מספר עוסק, מעל הסף שקבעה רשות המסים — מ-1.6.2026: 5,000 ₪ לפני מע"מ), עסק שמחובר לרשות המסים מקבל את המספר אוטומטית עם ההפקה. עסק שלא מחובר יכול להקליד מספר בשדה מספר הקצאה בטופס או להפיק בלי מספר. ההסבר המלא, כולל איך מחברים את העסק, נמצא במדריך יצירת חשבונית ישירות.

עריכה לפני ההפקה

אם צריך לשנות משהו

לפני הפקת החשבונית אפשר לשנות בטופס הכול:

• להוסיף או להסיר פריטים
• לעדכן כמויות
• לשנות מחירים
• לעדכן הערות

דוגמאות לשינויים:

• הוספת דמי נסיעה שלא היו בהזמנה
• הפחתת כמות (הלקוח ביקש פחות)
• שינוי תאריך החשבונית

שימו לב: אחרי ההפקה חשבונית מס כבר אינה ניתנת לעריכה. תיקון נעשה בחשבונית זיכוי ובחשבונית חדשה.

שליחת החשבונית

אחרי ההפקה:

1. בדף החשבונית לחצו "שיתוף".
2. שלחו במייל (עם PDF מצורף, אם התיבה צירוף PDF למייל מסומנת), בוואטסאפ, או העתיקו את הקישור למסמך.

אם השארתם מסומנת את התיבה "שליחת המסמך במייל ללקוח" בטופס, המסמך כבר נשלח ללקוח עם ההפקה.

דוגמה לנוסח הודעה:

שלום [שם לקוח],

מצורפת חשבונית מס מספר [X] בהמשך להזמנה שאישרת.

לתשלום: [פרטי חשבון בנק]

תודה!

רישום תשלום

אם הפקתם חשבונית מס

כשהתשלום מגיע:

1. פתחו את החשבונית.
2. בתפריט "עוד" לחצו "רישום תשלום".
3. מלאו סכום, אמצעי תשלום ותאריך, ולחצו "רישום ושמירה". המערכת מפיקה קבלה המשויכת לחשבונית.

ראו מדריך מפורט: רישום תשלום

אם הפקתם חשבונית מס/קבלה

לא צריך לעשות דבר נוסף — המסמך כבר כולל את הקבלה.

סוגי חשבוניות - מתי להשתמש בכל אחת

טיפים להמרה יעילה

💡 המירו מהר: אחרי אישור הלקוח, המירו ושלחו מהר - זה מקצועי.

💡 בדקו לפני ההפקה: גם אם זה העתק מדויק, תמיד בדקו את הטופס לפני שמפיקים — אחרי ההפקה אי אפשר לערוך.

💡 תקשורת עם הלקוח: כששולחים את החשבונית, הזכירו "כפי שסוכם בהזמנה".

💡 שמרו על סדר: אל תעבירו לארכיון הזמנות שהומרו - הקישור בין הזמנה לחשבונית חשוב לתיעוד.

שאלות נפוצות

ש: מה קורה להזמנה המקורית אחרי המרה? ת: היא נשמרת במערכת, ובתפריט "עוד" שלה מופיע קישור לצפייה בחשבונית שהופקה ממנה.

ש: אפשר ליצור כמה חשבוניות מהזמנה אחת? ת: התפריט של ההזמנה מפיק ממנה חשבונית אחת. כשהעבודה מחויבת בשלבים, מפיקים חשבונית מס נפרדת לכל שלב מהוספת מסמך. מתי צריך להפיק חשבונית על כל תשלום תלוי בסוג העסקה — מומלץ לבדוק עם רואה החשבון.

ש: הלקוח ביטל אחרי שהפקתי חשבונית, מה עושים? ת: פתחו את החשבונית, ובתפריט "עוד" לחצו "יצירת חשבונית זיכוי".

ש: אפשר לערוך הזמנה אחרי שהמרנו אותה? ת: כן, ההזמנה עדיין קיימת וניתנת לעריכה. העריכה לא משנה את החשבונית שכבר הופקה.

ש: המחירים בחשבונית שונים מההזמנה, למה? ת: בדרך כלל משום שהמחירים שונו בטופס לפני ההפקה, או משום שסוג המע"מ בשורה (כולל / לפני) שונה מזה שבהזמנה. החשבונית עצמה לא משתנה אחרי ההפקה.

ש: אפשר להמיר הזמנה שהלקוח לא אישר? ת: טכנית כן, אבל מומלץ לחכות לאישור: אם הלקוח יבקש שינויים אחרי ההפקה, תצטרכו להפיק חשבונית זיכוי וחשבונית חדשה.

ש: מה אם הפקתי חשבונית בטעות? ת: הפיקו חשבונית זיכוי: בדף החשבונית, "עוד" ← "יצירת חשבונית זיכוי".

ש: החשבונית צריכה תאריך אחר מהיום, איך? ת: שנו את תאריך ההנפקה בטופס, לפני ההפקה.