מרכז רב-מטפלים: מתחילים כאן
המדריך הזה מיועד למי שמנהל/ת מרכז טיפול, קליניקה או מרפאה עם כמה מטפלים. בסופו המרכז מוכן לעבודה: הצוות במערכת, כל אחד עם הכניסה וההרשאות המתאימות, והיומן, המטופלים והתשלומים מנוהלים במקום אחד.
שימו לב: המסכים במדריך מופיעים לעסקים מסוג ״ניהול קליניקה״. השורה ״ניהול המרכז״ בתפריט דלוקה מאליה כשמוגדרים לפחות שני מטפלים פעילים. קליניקה של מטפל/ת אחד/ת מדליקה אותה בהגדרות ← ״הצגת פריטים במערכת״.
מה מקבלים
- צוות אחד: מטפלים, מאבחנים ומתאמים, לכל אחד כרטיס עם פרטים, זמינות, מסמכים ותנאי שכר.
- יומן משותף: כל המטפלים והחדרים במקום אחד, עם סינון לפי מטפל/ת.
- הרשאות לפי תפקיד: מטפל/ת רואה רק את המטופלים שלו/ה, והמזכירות רואה את כולם, בלי תוכן טיפולי.
- מסלול מטופלים: מליד ועד טיפול, כולל התאמה למטפל/ת.
- תשלומים למטפלים: כמה כל אחד הרוויח, כמה הועבר וכמה נשאר.
שלב 1: הקמת המרכז
בראש המסך ״צוות המרכז״ מופיע הכרטיס ״הקמת המרכז״. הוא מראה מה כבר מוכן ומה עוד לא, ולחיצה על שלב פותחת את המסך שלו. כשכל השלבים מוכנים הכרטיס נעלם.
סגרתם את הכרטיס ורוצים אותו בחזרה? ב״הגדרות המרכז״ לוחצים ״הצגת שלבי הקמת המרכז״.
שלב 2: מוסיפים את המטפלים
ב״ניהול המרכז״ ← ״צוות המרכז״ לוחצים ״הוספת איש צוות״.
בחלון ממלאים:
- שם מלא, טלפון ואימייל. את האימייל צריך רק מי שיקבל/תקבל הזמנה במייל.
- תפקיד: מטפל/ת, מאבחן/ת או מתאם/ת. אפשר לסמן כמה. מי שסומן/ה ״מטפל/ת״ מוצע/ת בהתאמת מטופלים.
- מה מקבלים במערכת: מה האדם יוכל לראות ולעשות. פירוט בשלב 4.
- שליחת ההזמנה במייל: מסומן מאליו כשיש אימייל.
מימין בוחרים, ומשמאל כתוב בדיוק מה כלול ומה לא, כדי שלא יהיו הפתעות.
צוות שלם בבת אחת
״ייבוא רשימה״ מקבל רשימה שמדביקים מהאקסל, שורה לכל איש צוות: שם, טלפון, אימייל, עיר, תפקיד. ״תצוגה מקדימה״ מראה מה ייווצר לפני שמשהו נשמר. אפשר לסמן גם שליחת הזמנה לכל מי שיש לו/ה אימייל.
למצוא מישהו ברשימה
החיפוש מסנן תוך כדי הקלדה, לפי שם, טלפון, אימייל או עיר. הקוביות שמעל הרשימה הן גם מסננים: לחיצה על ״בלי כניסה״ למשל מציגה בדיוק את מי שעוד לא הוזמן/ה.
שלב 3: מזמינים למערכת
לא כל איש צוות חייב כניסה. מי שבלי כניסה מופיע ביומן, בדוחות ובתשלומים, והמרכז מנהל עבורו/ה את הפגישות. כניסה נדרשת למי שמעדכן/ת בעצמו/ה.
יש שלוש דרכים להזמין:
- במייל, כבר בהוספה. משאירים את ״שליחת ההזמנה במייל״ מסומן, ולוחצים ״הוספה והזמנה״.
- בקישור, בוואטסאפ או בהודעה. מורידים את הסימון. במסך הסיום מופיע קישור הצטרפות, עם ״העתקה״ ו״שליחה בוואטסאפ״.
- אחר כך, מהרשימה. בשורה של איש הצוות יש ״הזמנה למערכת״. ו״הזמנה לכל מי שעדיין בלי כניסה״ מעל הרשימה מזמינה את כולם, עם תצוגה מקדימה לפני השליחה.
ההזמנה תקפה 14 יום. בעמודה ״כניסה למערכת״ רואים איפה כל אחד עומד:
| מה כתוב | מה זה אומר | מה אפשר לעשות |
|---|---|---|
| הזמנה למערכת (כפתור) | עוד לא הוזמן/ה | להזמין |
| הוזמן/ה לפני… | ההזמנה יצאה ועוד לא התקבלה | ״שליחה מחדש״, או ״קישור חדש״ |
| הזמנה פגה | עברו 14 יום | ״הזמנה מחדש״, או ״קישור חדש״ |
| שם המשתמש, ו-✓ ירוק | נכנס/ה למערכת | ״שינוי הרשאה״ |
״קישור חדש״ מבטל את הקישור הקודם. מי שקיבל/ה קישור ישן צריך/ה את החדש.
מה המטפל/ת רואה מרגע שההזמנה מגיעה מוסבר במדריך מרכז רב-מטפלים: למטפלים ולמזכירות. אפשר פשוט להעביר להם את הקישור.
שלב 4: בוחרים הרשאה
| הבחירה בחלון | למי זה מתאים | מה רואים |
|---|---|---|
| בלי כניסה למערכת | מי שהמרכז מנהל עבורו/ה | לא נכנס/ת. מופיע/ה ביומן, בדוחות ובתשלומים, ולא תופס/ת כניסה מהמכסה |
| מטפל/ת | מטפלים ומאבחנים | רק מטופלים שהותאמו אליו/ה או שיש איתם פגישה, עם התיק המלא. היומן האישי, הכרטיס האישי וההכנסה האישית |
| מזכירות | קבלה ותיאום | כל המטופלים ופרטי הקשר, היומן של כל המרכז, מסלול המטופלים, וסימון תשלום על פגישה. בלי תוכן טיפולי, דוחות והגדרות |
| גישה מלאה | מי שעובד/ת על הכול | כל המרכז, חוץ מניהול הצוות והחיוב |
| התאמה אישית | מקרים מיוחדים | בוחרים מה רואים ומה משנים בכל אזור |
״השוואת תפקידים״ בחלון ובמסך ״כניסות והרשאות״ מציגה את ההבדלים זה לצד זה.
שינוי הרשאה, מנהל/ת שותף/ה והסרת גישה
את זה עושים במסך ״כניסות והרשאות״, שנפתח מהכפתור בראש ״צוות המרכז״ או מ״שינוי הרשאה״ בשורה.
- שינוי הרשאה: העיפרון בשורה של חבר/ת הצוות. השינוי תופס מיד.
- מנהל/ת שותף/ה: מתג באותו חלון. נותן גישה מלאה, וגם ניהול הצוות, ההרשאות והתשלומים למטפלים. המנוי, החיוב ומחיקת העסק נשארים אצל בעלי העסק.
- הסרת גישה: האדם יוצא מהעסק ולא נכנס יותר. הפגישות וההיסטוריה שלו/ה נשמרות.
שימו לב: כיבוי ״פעיל/ה״ בכרטיס מוציא את איש הצוות מההתאמה ומהיומן, אבל לא סוגר את הכניסה למערכת. במי שעוזב/ת את המרכז עושים גם ״הסרת גישה״.
גישה רחבה דורשת אישור: כשנותנים גישה מלאה, מנהל/ת שותף/ה, או הרשאה עם כסף, ייצוא ומחיקה ביחד, המערכת מבקשת את הסיסמה שלכם או קוד אימות.
כמה כניסות יש
בכל עסק יש 10 כניסות לצוות. בחלון ההוספה כתוב כמה נותרו.
- בעלי העסק לא נספרים.
- הזמנה ממתינה תופסת כניסה עד שהיא מתקבלת, מתבטלת או שתוקפה פג.
- איש צוות בלי כניסה לא נספר בכלל. אין מגבלה על מספר אנשי הצוות ברשימה.
כשהכניסות נגמרות, אפשר עדיין להוסיף אנשי צוות בלי כניסה, ומופיע הכפתור ״בקשת הרחבה״. הבקשה מגיעה אלינו, ומקבלים מייל כשהמכסה הורחבה.
שלב 5: הסכמים וטופס הצטרפות (לא חובה)
מטפלים חדשים יכולים למלא בעצמם פרטים, פרטי בנק ותעודות, ולחתום על הסכמים, בטופס אישי שלא דורש כניסה למערכת.
- ב״הגדרות המרכז״ ← ״הסכמים לחתימת מטפלים״ לוחצים ״הסכם חדש״ ומדביקים את הנוסח.
- בסיום ההוספה לוחצים ״יצירת קישור לטופס״. בהמשך הוא נמצא גם בכרטיס המטפל/ת, בלשונית ״מסמכים״.
- שולחים את הקישור למטפל/ת.
שימו לב: הזמנה למערכת לבדה אינה כוללת חתימה. הן שני קישורים נפרדים. ב״סקירת המרכז״ רואים מי עוד לא חתם/ה.
הפירוט המלא במדריך פרופיל מטפל, טופס הצטרפות והסכמים.
שלב 6: תנאי שכר
נכנסים לכרטיס המטפל/ת, בלשונית ״כספים״, ופותחים ״הגדרות תשלום״: סכום קבוע לפגישה, אחוז ממחיר הפגישה או תעריף לפי סוג פגישה, וכן תעריפים מיוחדים לסוג פגישה או לגורם מממן. אפשר לדלג על השלב הזה ולחזור אליו. עד אז הפגישות של המטפל/ת לא מחושבות, ו״תשלומים למטפלים״ מראה זאת.
הגדרות המרכז
הלשונית ״הגדרות המרכז״ מרכזת את המתגים שקובעים איך המרכז עובד. לכל מתג יש ״?״ שמסביר אותו.
| מתג | מה הוא עושה | בהתחלה |
|---|---|---|
| התראה לנייד לפני כל פגישה | התראה למטפל/ת שאישר/ה התראות בטלפון | דלוק |
| סיכום בוקר למטפל/ת | כמה פגישות יש היום ומתי הראשונה | כבוי |
| שאלוני משוב | שאלון במייל אחרי הפגישה השלישית, ואז כל 3 חודשים | כבוי |
| עמוד פגישות למטופלים | עמוד שבו מטופלים רואים את הפגישות שלהם, עם קוד למייל | כבוי |
| מטפלים רואים את ההכנסה שלהם | בכרטיס האישי: כמה הרוויחו ומה הועבר | דלוק |
| שיוך לידים אוטומטי | ליד חדש משויך למתאם/ת עם הכי מעט לידים פתוחים | כבוי |
העבודה השוטפת
היומן המשותף
ביומן רואים את כל המטפלים. בעמודת הסינון מסמנים את מי שרוצים לראות, והתצוגה ״צוות״ מציגה עמודה לכל מטפל/ת, כך שקל לראות מי פנוי/ה. קובעים פגישה ישירות על המשבצת.
סקירת המרכז
התמונה של כל המרכז לתקופה שבוחרים: פגישות שהתקיימו, לא הגיעו, בוטלו, מטופלים ושווי. ב״דורש תשומת לב״ מופיע מה לא מסודר, למשל מי עוד לא חתם/ה על הסכם או פגישות בלי מטפל/ת.
מתחת לזה טבלה עם כל מטפל/ת. אפשר למיין אותה ולייצא לאקסל.
מסלול מטופלים
מליד ועד טיפול: מי חדש/ה, מי עבר/ה שיחת תיאום ואבחון, ומי ממתין/ה להתאמה. הכפתור ״התאמה״ מציע מטפלים שנותנים את סוג הטיפול שהומלץ, מקבלים מטופלים חדשים ועוד לא הגיעו למספר המטופלים המרבי שלהם.
ליד שנוסף לפני יותר מ-90 יום, ומאז לא נרשמה לו אינטראקציה, לא נקבעה לו פגישה ואין לו מעקב קדימה, עובר מ״חדשים״ ל״לידים ישנים״, בסוף שורת השלבים. כך ״חדשים״ מציג את מי שצריך לטפל בו עכשיו. שום ליד לא נמחק: החיפוש מוצא גם אותם, ואינטראקציה או פגישה חדשה מחזירה את הליד ל״חדשים״.
תשלומים למטפלים
כמה כל מטפל/ת הרוויח/ה בתקופה, כמה הועבר, ומה היתרה עד היום. ״רישום העברה״ רושם תשלום, וההודעות מעל הטבלה אומרות אם יש פגישות שלא נספרו ולמה.
בעשרת הימים הראשונים של החודש המסך נפתח על החודש הקודם, החודש שמשלמים עליו, ואחר כך על החודש הנוכחי. הכפתורים שמעל הטבלה מחליפים תקופה.
הפירוט בגורם מממן והעברות למטפלים.
מטפל/ת שגם משלם/ת למרכז
מטפל/ת מבחוץ ששוכר/ת חדר או מקבל/ת הדרכה הוא/היא גם לקוח/ה. ברשימת הלקוחות מסמנים אותו/ה בשדה ״סוג לקוח״ כ״מטפל/ת״, ואז הוא/היא מופיע/ה בסינון, ולא נספר/ת במטופלים, במסלול ובמשוב. כשהאימייל או הטלפון תואמים לאיש צוות אחד, הכרטיס מקשר לכרטיס הצוות.
סיווג של כמה לקוחות יחד: ברשימת הלקוחות מסמנים שורות, בוחרים ״סיווג סוג לקוח״ ואת הסוג, ולוחצים ״ביצוע״. אחרי סינון לפי ״לא סווג״ מופיעה גם האפשרות ״כל N שלא סווגו״, שמסווגת את כל מי שנשאר ולא נוגעת במי שכבר קיבל סוג. המערכת שואלת לפני העדכון ואף פעם לא מסווגת לבד. מטפלים ומזכירות לא רואים את הפעולה.
מהטלפון
הכול עובד גם בטלפון, כולל ההוספה וההזמנה. הלשוניות והקוביות נגללות הצידה.
שאלות נפוצות
האם כל מטפל/ת חייב/ת כניסה למערכת? לא. אפשר לנהל הכול מהמשרד. המטפל/ת מופיע/ה ביומן, בדוחות ובתשלומים גם בלי כניסה.
ההזמנה לא הגיעה. מה עושים? קודם בודקים בספאם. אחר כך, בשורה של איש הצוות, ״שליחה מחדש״, או ״קישור חדש״ ושולחים אותו בוואטסאפ.
האם מטפל/ת רואה מטופלים של מטפלים אחרים? לא. מטפל/ת רואה רק מי שהותאם/ה אליו/ה או שיש לו/ה איתו/ה פגישה. מטופל/ת שנמצא/ת אצל שני מטפלים גלוי/ה לשניהם במלואו/ה, כולל הפגישות אצל השני/ה.
האם המזכירות רואה סיכומי טיפול? לא. סיכומים, הערות טיפוליות, מסמכים קליניים ושדות שסומנו כקליניים מוסתרים ממנה. השדה הכללי ״הערות״ בכרטיס הלקוח נשאר גלוי, ולכן לא כותבים בו תוכן טיפולי.
מטפל/ת עזב/ה את המרכז. מה עושים? ״הסרת גישה״ ב״כניסות והרשאות״, וכיבוי ״פעיל/ה״ בכרטיס. הפגישות, המטופלים והתשלומים נשמרים.
למה במערכת כתוב ״לקוחות״ ולא ״מטופלים״? זה שם המסך בכל סוגי העסקים. המטופלים נמצאים ברשימה שנקראת ״לקוחות״.
צריך יותר מ-10 כניסות. מה עושים? לוחצים ״בקשת הרחבה״. אפשר גם להשאיר את מי שלא צריך/ה להיכנס בלי כניסה.
