מרכז רב-מטפלים: למטפלים ולמזכירות

המדריך הזה מיועד למי שהמרכז הזמין למערכת: מטפלים, מאבחנים ומזכירות. הוא מסביר איך נכנסים בפעם הראשונה, מה רואים, ומה עושים ביום-יום.

הכניסה הראשונה

שלב 1: פותחים את ההזמנה

מהמרכז מגיע מייל ״הזמנה להצטרף לצוות״, או קישור בוואטסאפ. כתוב בו מה כלול בהרשאה שלכם ומה לא. לוחצים ״הצטרפות לצוות״.

הקישור תקף 14 יום. פג התוקף? מבקשים מהמרכז לשלוח שוב.

שלב 2: פותחים חשבון

ממלאים שם פרטי, שם משפחה וסיסמה, ולוחצים ״יצירת חשבון והצטרפות לצוות״. החשבון נפתח על כתובת המייל שאליה נשלחה ההזמנה.

• כבר יש לכם חשבון בבייס באותה כתובת? לוחצים ״התחברות״, ואחרי הכניסה ההצטרפות מסתיימת מאליה.
• מחובר חשבון אחר בדפדפן? העמוד מציע ״החלפת חשבון״.

פתיחת החשבון אינה כרוכה בתשלום.

שלב 3: נכנסים

מכאן והלאה נכנסים בכתובת basecrm.co.il, עם המייל והסיסמה, במחשב או בטלפון. המרכז עשוי לדרוש גם אימות דו-שלבי, ואז המערכת תנחה איך להגדיר אותו.

מה רואים

מטפלים ומאבחנים

המסך הראשון הוא היומן שלכם, עם הפגישות שלכם בלבד. מעליו כרטיס פתיחה עם קיצורי דרך. ה-״?״ שליד ״מה כלול ומה לא״ מזכיר בדיוק מה כלול בהרשאה. אפשר לסגור את הכרטיס ב-X, ולהחזיר אותו מהפרופיל.

הלקוחות שלי

ב״לקוחות״ נמצאים המטופלים שלכם. לכל אחד רואים את השלב ואת הטיפול, ולחיצה על השם פותחת את התיק. כפתור ״הוספת לקוח״ מוסיף מטופל/ת חדש/ה.

את השלב לא משנים ביד: הוא מתעדכן לבד לפי הפגישות, סיכום האבחון וההתאמה. בתיק, בכרטיס ״טיפול״, כתוב מה מעביר לשלב הבא, ולידו הכפתור המתאים, למשל ״קביעת פגישה ראשונה״ או ״כתיבת סיכום אבחון״.

הכרטיס שלי

בתפריט, ״הכרטיס שלי״ פותח את הפרטים שלכם כפי שהם במרכז: כמה פגישות היו, כמה מטופלים פעילים, והלשוניות מטופלים, פגישות, יומן וזמינות, כספים, מסמכים ופרטים.

את הפרטים בכרטיס ואת המסמכים מעדכן המרכז. צריך לתקן משהו? פונים להנהלת המרכז.

זמינות, חופשות ויומן בטלפון

בלשונית ״יומן וזמינות״:

• שעות זמינות לזימון אונליין: לפי שעות הפעילות של העסק, או שעות משלכם.
• חופשות וימים חסומים: מוסיפים תאריכים וסיבה. בימים האלה אי אפשר לקבוע בקישור הזימון. פגישות שכבר נקבעו נשארות, והכרטיס מראה כמה יש כאלה.
• היומן בטלפון: ״יצירת קישור ליומן״ מוסיף את הפגישות ליומן Google, לאייפון או ל-Outlook, לקריאה בלבד. מופיעים הכותרת (לרוב שם המטופל/ת), השעה והחדר, בלי הערות הפגישה. לא משתפים את הקישור.

ההכנסה שלי

כשהמרכז הפעיל זאת, בלשונית ״כספים״ רואים כמה הרווחתם בתקופה, כמה הועבר אליכם, ומה היתרה עד היום, כולל פירוט לכל פגישה. המספרים הם שלכם בלבד, לקריאה.

בטלפון

הכול עובד גם בטלפון. כדאי לפתוח את היומן בתצוגת ״רשימה״, שם קל לקרוא את הפגישות של השבוע.

מזכירות ותיאום

המזכירות רואה את היומן של כל המרכז, את כל המטופלים ואת פרטי הקשר שלהם, וקובעת פגישות לכולם.

מסלול מטופלים

מי חדש/ה, מי צריך/ה שיחת תיאום, ומי ממתין/ה להתאמה. הכפתור ״התאמה״ מציע מטפלים מתאימים. סכומים לא מוצגים כאן.

צוות המרכז

רשימת הצוות פתוחה לקריאה: מי מטפל/ת במה, טלפון, אימייל, ומי נכנס למערכת. לחיצה על שם פותחת את הכרטיס, ושם אפשר לעדכן זמינות וחופשות של המטפל/ת.

״המסך שניסית לפתוח אינו כלול בהרשאות שלך״

ההודעה הזו מופיעה כשפותחים קישור למסך שלא כלול בהרשאה, והמערכת מחזירה ליומן. שום דבר לא נשבר ושום דבר לא נמחק. הקישור ״ההרשאות שלי״ מראה מה כן כלול.

ההרשאה נקבעת על ידי בעלי העסק או מנהל/ת שותף/ה. צריך עוד משהו? פונים אליהם.

שאלות נפוצות

שכחתי את הסיסמה. מה עושים? בעמוד הכניסה לוחצים ״שכחתי סיסמה״, ומקבלים מייל לאיפוס.

למה מטופל/ת שלי לא מופיע/ה ברשימה? מטפל/ת רואה מי שהותאם/ה אליו/ה או שיש איתו/ה פגישה. אם אין אף אחד מהם, מבקשים מהמרכז לקבוע פגישה או לבצע התאמה.

מי רואה את מה שאני כותב/ת בתיק? מנהלי המרכז, מי שיש לו/ה גישה מלאה, ומטפלים אחרים שאותו/ה מטופל/ת נמצא/ת אצלם. המזכירות לא רואה סיכומים, הערות טיפוליות ומסמכים קליניים.

אפשר לעבוד גם במרכז וגם בעסק פרטי משלי? כן. עם אותו חשבון אפשר להשתייך לכמה עסקים ולעבור ביניהם.

למה כתוב ״לקוחות״ ולא ״מטופלים״? זה שם המסך בכל סוגי העסקים. המטופלים שלכם נמצאים שם.

עזבתי את המרכז. מה קורה לחשבון? המרכז מסיר את הגישה לעסק שלו. החשבון שלכם נשאר, ומה שנרשם במרכז נשאר אצל המרכז.