מוסך — רכבים, קבלה לטיפול וחלקים

מדריך למוסכים: איך מוסיפים רכב לפי מספר רישוי, מקבלים רכב לטיפול, רושמים חלקים עם מק״ט, ומפיקים מהטיפול הצעת מחיר וחשבונית. וגם רשימת הטסטים שמתקרבים, לתזכורת ללקוחות.

שימו לב: המסכים במדריך מופיעים בעסק מסוג ניהול מוסך. בתפריט הצד יש שורה רכבים בקבוצה מוסך, וכל טיפול הוא שורה במסך טיפולים.

מסך הרכבים

במסך רכבים רואים כל רכב עם מספר הרישוי, היצרן והדגם, הלקוח, תוקף הטסט והקילומטראז׳ האחרון. טסט שמתקרב מסומן בצהוב, וטסט שעבר באדום. אפשר לחפש לפי מספר רישוי, יצרן, דגם או שם הלקוח.

רכב חדש פותח את טופס הרכב. מקלידים מספר רישוי ולוחצים מילוי ממשרד התחבורה: היצרן, הדגם, שנת הייצור, סוג הדלק, הצבע ותוקף הטסט מתמלאים מהמאגר הפתוח של משרד התחבורה. כדאי לעבור על הפרטים לפני השמירה, ואפשר תמיד להקליד ידנית. בטופס משייכים גם את הלקוח, ואם צריך — הוספת לקוח חדש.

קבלת רכב לטיפול

שלב 1: מספר הרישוי

לוחצים קבלת רכב במסך הרכבים (או טיפול חדש במסך הטיפולים), מקלידים את מספר הרישוי ולוחצים המשך.

• רכב שכבר במערכת — נפתחים פרטיו: הלקוח, תוקף הטסט, הקילומטראז׳ האחרון והטיפול האחרון.
• רכב חדש — נפתח טופס הרכב עם מספר הרישוי, והפרטים נמשכים מהמאגר. אחרי השמירה חוזרים לקבלה לטיפול.

שלב 2: ק״מ ומה לבדוק

רושמים את ק״מ בכניסה למוסך ואת מה הלקוח מספר / מה לבדוק, ולוחצים קבלה לטיפול.

הטיפול נפתח בשלב התקבל במוסך ונכנס להיסטוריה של הרכב. אם לרכב כבר יש טיפול פתוח, המסך יציין זאת ויקשר אליו.

כרטיס הרכב

לחיצה על רכב פותחת את כרטיס הרכב: פרטי הרכב, היסטוריית הרכב עם כל הטיפולים והשלב של כל אחד, וקבלה לטיפול בראש הכרטיס.

• בדיקה במשרד התחבורה — מעדכנת את תוקף הטסט ובודקת אם יש לרכב קריאות שירות (ריקול) פתוחות.
• תזכורת טסט ללקוח בוואטסאפ — מופיעה כשהטסט מתקרב. נפתחת הודעה מוכנה בוואטסאפ, ושולחים אותה בעצמכם. נדרש לקוח עם טלפון נייד.

הטיפול: שלבים, חלקים ומסמכים

כל טיפול נפתח בעמוד משלו. השלבים: התקבל במוסך, באבחון, ממתין לאישור הלקוח, ממתין לחלקים, בעבודה, מוכן לאיסוף, נמסר ללקוח. בכרטיס הרכב בטיפול רואים את הק״מ בכניסה ואת מה שהלקוח סיפר, ויש כפתורים להצעת מחיר, חשבונית והודעה ללקוח: הרכב מוכן בוואטסאפ.

שלב 3: רישום חלקים

בכרטיס חלקים לוחצים הוספת חלק.

בחלון:

• בחירה מהמלאי — חיפוש לפי שם, מק״ט, יצרן או ברקוד. לחלק מהמלאי המק״ט נלקח מהמוצר.
• חלק שלא במלאי כותבים ידנית: החלק, מק״ט.
• סוג החלק — מקורי, חליפי או משופץ.
• כמות ומחיר ליחידה, כולל מע״מ או לפניו. אפשר להשאיר את המחיר ריק ולתמחר בהצעת המחיר.

החלקים ושעות העבודה שנרשמו לטיפול נכנסים לכל מסמך שמפיקים מהטיפול: הצעת מחיר, חשבונית, חשבונית עם החלקים, וגם מהתפריט הפקת מסמך לטיפול. כל שורה נכנסת עם סוג החלק, ואפשר לבדוק ולשנות אותה בטופס לפני ההפקה.

• מלאי: רישום החלק לא מוריד מלאי. חלק מהמלאי יורד מהמלאי רק עם הפקת החשבונית. הצעת מחיר לא מורידה מלאי.
• שעות עבודה: שעות שנרשמו בכרטיס שעות העבודה של הטיפול, עם תעריף, נכנסות למסמך כשורה של שעות עבודה.
• פעם אחת: אחרי שהופקה לטיפול חשבונית, מסמך חדש מהטיפול נפתח בלי החלקים והשעות, עם הודעה שמציינת באיזה מסמך הם כבר חויבו.

איך מפיקים את המסמך עצמו — במדריכים יצירת הצעת מחיר ויצירת חשבונית.

טסט מתקרב

הלשונית טסט מתקרב במסך הרכבים מציגה רכבים שתוקף הטסט שלהם מסתיים בימים הקרובים, או שעבר לאחרונה. לכל רכב יש טלפון ותזכורת בוואטסאפ, ומתחת לכפתור רואים מתי נשלחה התזכורת האחרונה.

עדכון תאריכי טסט מהמאגר בודק את הרכבים ברשימה מול משרד התחבורה, ומעדכן תאריך של רכב שכבר עבר טסט.

הרכבים בכרטיס הלקוח

בכרטיס הלקוח יש כרטיס רכבים: כל רכב של הלקוח, הטיפול האחרון והשלב שלו, ומתי מסתיים הטסט. משם אפשר גם להוסיף רכב או לקבל רכב לטיפול.

שאלות נפוצות

איפה רושמים מק״ט של חלק? בכרטיס חלקים של הטיפול. המק״ט נשמר עם החלק ונכנס לשורה במסמך שמפיקים מהטיפול.

האם התזכורת על הטסט נשלחת אוטומטית? לא. כפתור התזכורת פותח הודעה מוכנה בוואטסאפ, והשליחה היא שלכם.

מספר הרישוי לא נמצא במאגר. מה עושים? מקלידים את פרטי הרכב ידנית בטופס הרכב ושומרים.

האם חלק מהמלאי יורד פעמיים, ברישום וגם בחשבונית? לא. הרישום בכרטיס החלקים לא מוריד מלאי. המלאי יורד רק כשמופקת החשבונית.