משרד רואי חשבון — לוח דיווחים, פרופילי דיווח ועסקים מלווים

מדריך למשרדי רואי חשבון ויועצי מס: איך רואים במסך אחד מה כל לקוח צריך להגיש החודש ועד כמה זה מתקדם, איך מגדירים לכל לקוח מה הוא מגיש, איך מבקשים מהלקוח חומר בקישור, ואיך נכנסים לצפייה בעסקים שמנהלים את עצמם בבייס והזמינו את המשרד.

שימו לב: המסכים במדריך הזה מופיעים לעסק מסוג ניהול משרד רואי חשבון. בתפריט הצד הם יושבים בקבוצה משרד רואי חשבון: לוח דיווחים ועסקים שאני מלווה.

לוח הדיווחים

הלוח מציג חודש אחד: כל דיווח של כל לקוח שמועדו חל בחודש הזה, מאיפה נלקח המועד, ובאיזה שלב הוא נמצא.

שלב 1: בחירת חודש וסינון

בראש המסך עוברים בין חודשים בחיצים, ומצמצמים את הרשימה לפי חיפוש לקוח, לפי סטטוס, ובמשרד עם כמה עובדים גם לפי אחראי. לוחצים סינון, וניקוי מחזיר את כל הרשימה.

מתחת לסינון מופיעים:

• מונה לפי סטטוס — כמה דיווחים נמצאים בכל שלב.
• הסדר המכסות — דוחות שנתיים — כמה דוחות שנתיים כבר הוגשו מתוך אלה שבלוח, מול היעד שחלף והיעד הבא. האחוז נמדד מתוך הדוחות השנתיים שבלוח, ולא מכלל תיקי המשרד ברשות המסים.
• באיחור מחודשים קודמים — דיווחים שמועדם עבר בחודש קודם ועדיין לא נסגרו. הם לא שייכים לחודש שבמסך, ולכן הם מוצגים בנפרד.
• הודעה על לקוחות פעילים שעדיין אין להם פרופיל דיווח, עם כפתור הקמת פרופילים.

שלב 2: עדכון הסטטוס של דיווח

כל שורה היא דיווח אחד: הלקוח, סוג הדיווח, התקופה, המועד והסטטוס. ליד כל מועד כתוב מאיפה הוא נלקח: לפי החוק, לפי הודעת רשות המסים (כשרשות המסים פרסמה מועד אחר), או לפי הסדר המכסות. מועד שעבר מסומן באדום.

הסטטוס משתנה ישירות מהרשימה שבשורה:

• ממתין לחומר
• החומר התקבל
• בטיפול
• הוגש
• שולם
• לא נדרש

סוגי הדיווחים שהלוח מכיר: דוח מע"מ תקופתי, דוח מע"מ מפורט, מקדמות מס הכנסה, ניכויים — מס הכנסה, ניכויים — ביטוח לאומי, הצהרת מחזור עוסק פטור ודוח שנתי.

שלב 3: עדכון של כמה דיווחים יחד

מסמנים את תיבת הסימון בתחילת כל שורה (או את התיבה שבכותרת, לסימון הכול). בתחתית המסך נפתח פס עם מספר הדיווחים שנבחרו:

• בחירת סטטוס… ואז עדכון הדיווחים שסומנו — משנה את הסטטוס של כולם בבת אחת.
• בקשת חומר מהלקוחות שסומנו — יוצרת בקשה אחת לכל לקוח, עם קישור להעלאת קבצים בשפה של הלקוח. לקוח שכבר יש לו בקשה פתוחה לאותה תקופה מקבל את אותו קישור, לא קישור שני. אפשר לסמן שליחה גם במייל ללקוחות שיש להם כתובת; ל-WhatsApp נפתחת הודעה מוכנה לכל לקוח בנפרד.

ללוח הדיווחים

פרופיל דיווח: מה כל לקוח מגיש

לקוח מופיע בלוח רק אחרי שיש לו פרופיל דיווח. הפרופיל אומר מה הלקוח מגיש ובאיזו תדירות, ולפיו בייס בונה את הדיווחים בלוח. לקוח בלי פרופיל אינו בלוח — וזה לא אומר שאין לו חובות דיווח.

שלב 4: הקמת פרופיל לכמה לקוחות יחד

בלוח הדיווחים לוחצים הקמת פרופילים. בצד אחד בוחרים את הפרופיל שיוקם:

• דוח מע"מ תקופתי — לא רלוונטי, חודשי או דו-חודשי, ותיבה למי שמגיש גם דוח מע"מ מפורט (חודשי).
• מקדמות מס הכנסה — לא רלוונטי, חודשי או דו-חודשי.
• ניכויים (טופס 102) — לא רלוונטי, חודשי, דו-חודשי או חצי-שנתי.
• מגיש הצהרת מחזור שנתית כעוסק פטור.
• דוח שנתי — לא רלוונטי, יחיד או חברה.
• מעקב מתאריך — בלוח יופיעו הדיווחים שמועדם מהתאריך הזה ואילך, גם של תקופות קודמות, כמו דוח שנתי שעוד לא הוגש. אפשר עד שלוש שנים אחורה.
• אחראי — במשרד עם כמה עובדים.

בצד השני מסמנים את הלקוחות מתוך לקוחות בלי פרופיל דיווח, ולוחצים הקמת הפרופיל ללקוחות שסומנו. לקוח שכבר היה לו פרופיל לא משתנה.

שלב 5: הפרופיל בכרטיס הלקוח

בכרטיס הלקוח יש בלוק פרופיל דיווח עם מה שהלקוח מגיש, האחראי, והדיווחים הפתוחים הקרובים שלו. בתמונת המצב של הכרטיס הבלוק מקופל; הצגת הכול פותחת אותו. שינוי לפרופיל של לקוח אחד עושים כאן, בכפתור עריכה.

בקשת חומר מהלקוח

במקום לרדוף אחרי הלקוח במיילים, שולחים לו קישור, והוא מעלה את הקבצים בעצמו.

שלב 6: יצירת הקישור

בבלוק פרופיל הדיווח בכרטיס הלקוח לוחצים בקשת חומר מהלקוח, ובוחרים:

• מה לבקש — חשבוניות מכירה וקבלות, חשבוניות וקבלות על הוצאות, דפי בנק, פירוט כרטיסי אשראי, תלושי שכר, מסמכים נוספים, וגם פריט נוסף במילים שלכם.
• תקופה — מופיעה ללקוח בראש הדף.
• הדיווח שהחומר מיועד לו (לא חובה) — כשהלקוח יסמן שסיים, הדיווח יעבור להחומר התקבל.

לוחצים יצירת קישור לשליחה, ואז שולחים ב-WhatsApp, מעתיקים את הקישור או שולחים במייל. הקישור בתוקף 30 יום.

מה הלקוח רואה

הלקוח פותח את הקישור בלי להתחבר. הוא רואה את הפריטים שהמשרד ביקש, מעלה כמה קבצים לכל פריט (PDF, תמונות, Word, Excel או טקסט), ובסוף לוחץ סיימתי להעביר את החומר. לצד כל פריט מוצגים שמות הקבצים שכבר הגיעו — לעולם לא הקבצים עצמם.

הקבצים נשמרים בצרופות של הלקוח. כשהלקוח מסמן שסיים, הדיווח שהבקשה קשורה אליו עובר מממתין לחומר להחומר התקבל, ונשלחת הודעה לאדם אחד: האחראי על הדיווח, ואם אין — האחראי על הלקוח, ואם אין — בעל העסק. בכרטיס הלקוח, תחת בקשות חומר, רואים כל בקשה ומצבה (ממתין ללקוח, הלקוח סיים, הקישור לא פעיל), ואפשר לבטל קישור.

בעסק הדגמה אפשר לראות את הדף, אבל אי אפשר להעלות קבצים.

עסקים שאני מלווה

לקוח שמנהל את העסק שלו בבייס יכול להזמין את המשרד כרואה חשבון: מההגדרות שלו, בעמוד רואי חשבון / מייצגים. אחרי שמקבלים את ההזמנה, העסק מופיע במסך עסקים שאני מלווה.

בטבלה, לכל עסק:

• מסמכים חדשים — כמה מסמכים נכנסו מאז הכניסה האחרונה שלכם אליו.
• עסקאות חייבות ועסקאות פטורות של החודש שעבר.
• נכנסת לאחרונה.

אפשר לחפש עסק לפי שם ולמיין לפי מסמכים חדשים קודם, הכי מזמן לא נכנסתי או לפי שם. כניסה לעסק פותחת אותו לצפייה בלבד, וכל כניסה כזו נרשמת ביומן הגישה של העסק.

שאלות נפוצות

לקוח לא מופיע בלוח הדיווחים. למה? כנראה שאין לו פרופיל דיווח. בראש הלוח כתוב כמה לקוחות פעילים עדיין בלי פרופיל, והכפתור הקמת פרופילים מוביל להקמה שלהם.

למה המועד של דיווח שונה מהמועד הרגיל? כשרשות המסים מפרסמת מועד אחר לתקופה, או כשחל הסדר המכסות על דוח שנתי, הלוח מציג את המועד הזה, וכותב לידו מאיפה הוא נלקח.

האם הלקוח צריך חשבון בבייס כדי להעלות חומר? לא. הקישור נפתח בלי התחברות. רק המשרד רואה את הקבצים, בצרופות של הלקוח.

מה ההבדל בין לקוחות המשרד לבין "עסקים שאני מלווה"? לקוחות המשרד הם כרטיסי לקוח בעסק שלכם — עליהם יש פרופיל דיווח ולוח דיווחים. "עסקים שאני מלווה" הם עסקים נפרדים שמנהלים את עצמם בבייס והזמינו אתכם לצפייה בהם.

מדריכים קשורים: דוחות מס · בסיס מזומן ומעבר בין סוגי עוסק