ועד בית — בניין, דיירים ודמי ועד

מדריך לוועד בית מתנדב ולחברת ניהול: איך מגדירים בניין, קובעים לכל דירה את דמי הוועד, מפיקים בכל חודש דרישות תשלום לכל הדיירים, שולחים הודעה לבניין, מציגים דוח באסיפת הדיירים, ומקבלים קריאות שירות מהדיירים בקישור.

שימו לב: המסכים במדריך מופיעים בעסק מסוג ניהול ועד בית. בעסק הזה הלקוחות נקראים דיירים, והפרויקטים נקראים בניינים — כך הם מופיעים גם בתפריט הצד. ועד של בניין אחד עובד עם בניין אחד, וחברת ניהול מוסיפה כמה בניינים.

עמוד הבניין

שלב 1: כרטיס הבניין ודמי הוועד

פותחים בניין מהמסך בניינים. בראש העמוד נמצא הכרטיס הבניין ודמי הוועד: הכתובת, דמי הוועד בחודש של כל הבניין, יום התשלום, החוב הפתוח ומספר הדיירים שחייבים, והאם ההפקה אוטומטית.

מתחת לפרטים יש טבלה של החודש: לכל דירה — הדייר, דמי הוועד, החוב הפתוח, ומצב החודש: שולם, ממתין לתשלום, טרם הופקה, בוטלה או לא נקבע סכום. לחיצה על מצב החודש פותחת את דרישת התשלום.

שלב 2: פרטי הבניין

לוחצים עריכה בכרטיס וממלאים:

• רחוב ומספר ויישוב.
• יום התשלום בחודש — דרישת התשלום של כל חודש תהיה לתשלום עד היום הזה, בין 1 ל-28.
• להפיק את דרישות התשלום בכל 1 לחודש באופן אוטומטי.
• לשלוח כל דרישת תשלום במייל לדייר כשהיא מופקת.
• קישור קריאות השירות של הבניין פעיל — ראו בהמשך.

הוספת דיירים ודמי ועד לכל דירה

את הדיירים מוסיפים בכרטיס דיירים משויכים בעמוד הבניין. לכל דייר רושמים את הדירה ואת דמי ועד בחודש (₪). דייר בלי סכום לא יקבל דרישת תשלום, והכרטיס יציין כמה דיירים כאלה יש.

יש דיירים במערכת שעוד לא שויכו לשום בניין? בכרטיס הבניין מופיע כפתור שמוסיף את כולם לבניין בלחיצה אחת.

הפקת דרישות התשלום של החודש

שלב 3: הפקה

בוחרים חודש בחצים שליד החודש המוצג, ולוחצים הפקת דרישות תשלום. על הכפתור כתוב לכמה דיירים תופק דרישה. ההפקה שמורה למנהלי העסק.

• כל דייר מקבל דרישת תשלום משלו, על הסכום של הדירה שלו.
• חודש שכבר הופק מסומן החודש הופק, ולא יופק שוב. גם ביטול של דרישה לא מחזיר את החודש להפקה.
• אם הדלקתם הפקה אוטומטית, הדרישות מופקות לבד בכל 1 לחודש.
• כשדייר משלם, רושמים את התשלום על דרישת התשלום שלו, כמו בכל מסמך. ראו רישום תשלום.

הודעה לדיירים

לוחצים הודעה לדיירים, כותבים נושא ותוכן ההודעה, ולוחצים שליחה.

ההודעה נשלחת במייל לכל דייר שיש לו כתובת. לשאר הדיירים יופיע קישור וואטסאפ עם ההודעה מוכנה. זו הודעה תפעולית על הבניין, למשל הפסקת מים, ולא פרסום.

הדירה בכרטיס הדייר

בכרטיס של כל דייר יש כרטיס הבניין והדירה: באיזה בניין ובאיזו דירה הוא גר, ואם יש לו חוב פתוח. דייר שעוד לא שויך לבניין משייכים מתוך עמוד הבניין.

דוח הבניין

בכרטיס הבניין לוחצים דוח הבניין. בוחרים תקופה ולוחצים הצגה. בדוח:

• נגבה מהדיירים, הוצאות הבניין, יתרה לתקופה ונדרש בתקופה.
• הוצאות לפי סוג — ההוצאות שנרשמו לבניין. הוצאה נרשמת לבניין כשבוחרים אותו בשדה הבניין בטופס ההוצאה.
• חוב פתוח היום — הסכום ומספר הדיירים עם יתרה פתוחה.

הדוח לא נוקב בשמות החייבים, כדי שאפשר יהיה להציג אותו באסיפת הדיירים. הפירוט לפי דירה נמצא בכרטיס הבניין. הדפסה מדפיסה את הדוח. איך רושמים הוצאה — במדריך הוצאות.

קריאות שירות מהדיירים

בכרטיס הבניין יש קישור לקריאות שירות. מעתיקים אותו ומדביקים בקבוצת הוואטסאפ של הבניין. אם הקישור כבוי, מדליקים אותו בעריכת פרטי הבניין.

הדייר פותח את הקישור, כותב מה קרה, שם, דירה וטלפון, ויכול לסמן דחוף — סכנה, הצפה או אנשים תקועים.

כל פנייה נפתחת כמשימה על הבניין, ומגיעה עליה התראה לפעמון. פנייה דחופה נפתחת בעדיפות דחופה. העמוד גם מזכיר לדיירים שבמקרה חירום אמיתי יש להתקשר למוקד החירום המתאים.

שאלות נפוצות

איך משנים את דמי הוועד של דירה אחת? בעמוד הבניין, בכרטיס דיירים משויכים, מעדכנים את הסכום בעמודה דמי ועד בחודש (₪). הסכום החדש חל על הדרישות שיופקו מעכשיו.

שיפוץ בבניין — איפה מנהלים אותו? בעמוד הבניין, בכרטיס פרקי עבודה ותקציב: שיפוץ הוא פרק עם תקציב משלו. ראו בנייה ושיפוצים.

האם הדיירים רואים מי לא שילם? לא. דוח הבניין לא נוקב בשמות, וגם הקישור לצפייה של הבניין מציג את קופת הבניין בלי שמות.