מרכז טיפול: פרופיל מטפל, טופס הצטרפות והסכמים לחתימה

המדריך הזה מיועד למרכזי טיפול עם כמה מטפלים. הוא מסביר מה נשמר בכרטיס של כל מטפל/ת — שפות, כתובת הקליניקה, פרטי בנק ותיקיית מסמכים — ואיך מטפל/ת חדש/ה ממלא/ת את כל זה בעצמו/ה: בקישור אישי, בלי כניסה למערכת, כולל העלאת תעודות וחתימה על הסכם ההתקשרות והסכם הסודיות. בסוף — איך רואים ברשימת המטופלים ובתיק המטופל/ת אצל מי הטיפול ובאיזה שלב הוא.

שימו לב: המסכים במדריך נמצאים ב״ניהול המרכז״, בעסקים מסוג ״ניהול קליניקה״. את פרטי הבנק, תיקיית המסמכים, טופס ההצטרפות וההסכמים מנהלים בעל/ת העסק והמנהלים השותפים. מטפל/ת שנכנס/ת למערכת רואה את פרטי הבנק ואת התיקייה של עצמו/ה בלבד, לקריאה. חברי צוות בהרשאת מזכירות לא רואים אותם. על הקמת הצוות, היומן ותנאי השכר ראו קליניקה ומרכז טיפול.

פתיחת צוות המרכז

הפרופיל של המטפל/ת

שלב 1: שפות וכתובת הקליניקה

בכרטיס המטפל/ת, בלשונית ״פרטים״, הפרטים מחולקים לקבוצות: פרטים אישיים, תפקיד וטיפול, קליטת מטופלים ורישום וסטטוס. מלבד הטלפון, האימייל והעיר נשמרים שם גם:

• כתובת (בפרטים אישיים) וכתובת הקליניקה (בתפקיד וטיפול) — כתובת הקליניקה מיועדת למי שמקבל/ת מטופלים במקום אחר: קליניקה פרטית, חווה, אורווה.
• מספר עוסק / ת.ז (ברישום וסטטוס) — למי שמגיש/ה חשבונית למרכז, כדי שהתשלומים אליו/ה יירשמו נכון בהוצאות.
• שפות דיבור וטיפול (בתפקיד וטיפול) — מסמנים מהרשימה, ושפה שלא מופיעה בה כותבים ב״שפות נוספות״.

השפות מופיעות בכרטיס, בצוות המרכז אפשר לסנן לפיהן (המסנן ״שפה״ תחת ״סינון נוסף״), וחלון ההתאמה במסלול המטופלים מציג ליד כל מטפל/ת את השפות שלו/ה. כשבכרטיס המטופל/ת נבחרה ״שפת הלקוח״, מטפלים שמדברים אותה מוצעים לפני האחרים (אחרי ההתאמה לסוג הטיפול).

שלב 2: פרטי בנק להעברות

בלשונית ״כספים״, בתוך הקיפול ״הגדרות תשלום״, נמצא הכרטיס ״פרטי בנק להעברות״ — בנק, סניף, מספר חשבון (או IBAN) ושם בעל/ת החשבון. פותחים את הקיפול, לוחצים ״עריכה״ (או ״הוספת פרטי בנק״ כשעוד אין), ממלאים ולוחצים ״שמירת פרטי הבנק״. הפרטים נשמרים מוצפנים, ורק בעלי העסק, המנהלים השותפים והמטפל/ת עצמו/ה רואים אותם. מטפל/ת שרוצה לעדכן אותם פונה להנהלת המרכז.

המערכת לא מבצעת העברות בנקאיות — הפרטים שמורים כדי שיהיו בהישג יד כשמעבירים, ואת ההעברה עצמה רושמים ב״רישום העברה״.

טופס הצטרפות למטפל/ת חדש/ה

שלב 3: מגדירים פעם אחת את ההסכמים לחתימה

ב״ניהול המרכז״ ← לשונית ״הגדרות המרכז״, בתחתית המסך, נמצא הכרטיס ״הסכמים לחתימת מטפלים״. לוחצים ״הסכם חדש״ — למשל הסכם התקשרות, ואחריו הסכם סודיות.

פתיחת ההסכמים בהגדרות המרכז

בחלון כותבים שם ההסכם ונוסח ההסכם. מתחת לנוסח מופיעים שדות שמתמלאים בחתימה — ‎{{שם המטפל/ת}}, ‎{{מספר עוסק / ת.ז}}, ‎{{שם העסק}} ו־‎{{תאריך}}. לחיצה על שדה מכניסה אותו לנוסח במקום הסמן, וברגע החתימה הוא מוחלף בפרטים האמיתיים. הסכם שמסומן ״פעיל — נשלח לחתימה בטופס ההצטרפות״ מוצג בכל טופס הצטרפות; הסכם שכבר לא בשימוש מכבים, וההסכמים שכבר נחתמו עליו נשמרים.

בלי אף הסכם פעיל, טופס ההצטרפות נפתח בלי שלב חתימה.

שימו לב: הזמנה למערכת לבדה אינה כוללת חתימה. ההסכמים נחתמים רק בקישור של טופס ההצטרפות. מי שעוד לא חתם/ה מופיע/ה ב״סקירת המרכז״, בתיבה ״דורש תשומת לב״.

שלב 4: שולחים למטפל/ת קישור אישי

בכרטיס המטפל/ת ← לשונית ״מסמכים״ ← הכרטיס ״טופס הצטרפות״, לוחצים ״יצירת קישור הצטרפות״. אפשר גם בסיום ההוספה, בחלון ״הוספת איש צוות״: ״יצירת קישור לטופס״. בכרטיס הקישור מופיע בשדה, ולידו:

• ״העתקה״ — להדבקה במייל או בהודעה.
• ״שליחה בוואטסאפ״ — פותח וואטסאפ עם הודעה מוכנה שכוללת את הקישור. ההודעה יוצאת רק כשלוחצים ״שליחה״ בוואטסאפ.
• ״קישור חדש״ — הקישור הקודם מפסיק לעבוד.
• ״סגירת הקישור״ — סוגר אותו מיד.

הקישור פועל 14 יום, ונסגר ברגע שהטופס נשלח — אפשר למלא אותו פעם אחת. אחרי זה הכרטיס מראה ״הטופס הושלם ב־...״, ומי שצריך לתקן משהו פונה למרכז או מקבל/ת קישור חדש.

שלב 5: מה המטפל/ת ממלא/ת

הקישור פותח עמוד בשם המרכז, בלי כניסה למערכת. המטפל/ת ממלא/ת:

• פרטים אישיים — טלפון, אימייל, כתובת, עיר, כתובת הקליניקה, תואר / הכשרה, מספר רישיון, מספר עוסק / ת.ז ושפות.
• פרטי בנק להעברות — לאן המרכז יעביר את התשלומים.
• תעודות ומסמכים — תעודת הסמכה, ביטוח אחריות מקצועית וכל מסמך שהמרכז ביקש, עם סוג ותאריך תוקף. PDF, תמונה או Word.

בסוף מופיעים ההסכמים לחתימה במלואם, עם הפרטים של המטפל/ת כבר בתוכם. המטפל/ת מקליד/ה שם מלא לחתימה, חותם/ת באצבע או בעכבר (או בוחר/ת ״חתימה ללא ציור״), מסמן/ת ״קראתי את ההסכמים ואני מסכים/ה להם״ ולוחץ/ת ״שליחה״.

• העמוד לא מציג את מה שכבר שמור בכרטיס — לא פרטים אישיים, לא פרטי בנק ולא מספר זהות. הפרטים האישיים שנשלחים בטופס מחליפים את אלה שבכרטיס, ולכן כדאי לבקש מהמטפל/ת למלא את כולם. פרטי בנק שנשארו ריקים לא מוחקים את פרטי הבנק השמורים.
• בהסכם, במקום שבו מופיע מספר עוסק / ת.ז שהמטפל/ת עוד לא מסר/ה, מוצג קו ריק.
• ברגע שהטופס נשלח, בעל/ת העסק והמנהלים השותפים מקבלים התראה במערכת.

שלב 6: מה נכנס לכרטיס

הפרטים נכנסים לכרטיס המטפל/ת, ובלשונית ״מסמכים״ מופיע הכרטיס ״הסכמים שנחתמו״ — לכל הסכם מי חתם/ה ומתי, וכפתור ״העותק החתום״ שפותח PDF עם הנוסח שנחתם, החתימה, מועד החתימה וטביעת הנוסח. הנוסח נשמר כפי שהיה ברגע החתימה — שינוי מאוחר יותר בהסכם לא משנה את מה שכבר נחתם.

שלב 7: תיקיית המסמכים ותאריכי תוקף

באותה לשונית, בכרטיס ״מסמכים״, נמצאים כל הקבצים של המטפל/ת — מה שהועלה בטופס ההצטרפות (מסומן ״הועלה בטופס ההצטרפות״), העותקים החתומים של ההסכמים, ומה שהמרכז מעלה בעצמו ב״הוספת מסמך״: קובץ, סוג (חוזה / הסכם, תעודה מקצועית, ביטוח, תעודה מזהה או אחר), תאריך תוקף ותיאור.

כשמזינים תאריך תוקף, המסמך מסומן ״פג בקרוב״ חודש לפני שהוא פג, ו״פג תוקף״ אחרי — כך רואים בזמן שביטוח האחריות המקצועית או רישיון צריכים חידוש.

הקבצים נשמרים בתיקייה פרטית של העסק. מטפל/ת שנכנס/ת למערכת רואה את התיקייה של עצמו/ה בלבד, ולא יכול/ה למחוק ממנה.

המטופלים: אצל מי הטיפול ובאיזה שלב

שלב 8: העמודה ״טיפול״ ברשימת הלקוחות

במרכז עם כמה מטפלים, ברשימת הלקוחות מופיעה העמודה ״טיפול״: אצל מי המטופל/ת ומספר הפגישה, או — למי שעוד לא התחיל/ה טיפול — השלב במסלול (חדשים, אבחון נקבע, ממתינים להתאמה...), סוג הטיפול שהומלץ והמאבחן/ת. את העמודה אפשר להסתיר או להחזיר ב״עמודות״.

שלב 9: הכרטיס ״טיפול״ בתיק המטופל/ת

בראש תיק המטופל/ת מופיע הכרטיס ״טיפול״ — המטפל/ת ומספר הפגישות שהתקיימו איתו/ה, השלב במסלול, סוג הטיפול והמאבחן/ת. בתצוגה ״כל הכרטיסים״ הוא מראה גם מתי הותאם המטפל/ת ומתי הפגישה הבאה, וקישור ל״מסלול מטופלים״.

קליניקה של מטפל/ת אחד/ת לא רואה את העמודה ואת הכרטיס — הם מופיעים רק כשיש בעסק צוות ומסלול מטופלים.

שאלות נפוצות

המטפל/ת איבד/ה את הקישור, או שעברו 14 יום. בכרטיס המטפל/ת ← ״מסמכים״ ← ״טופס הצטרפות״ לוחצים ״קישור חדש״ ושולחים שוב. הקישור הקודם מפסיק לעבוד.

שיניתי את נוסח ההסכם. מה קורה למי שכבר חתם/ה? שום דבר. העותק החתום נשמר בנוסח שנחתם. מטפלים חדשים יחתמו על הנוסח החדש.

אפשר לשלוח טופס הצטרפות גם למטפל/ת שכבר עובד/ת במרכז? כן. הקישור נוצר מכל כרטיס מטפל/ת. הפרטים האישיים שבטופס מחליפים את אלה שבכרטיס, ולכן המטפל/ת צריך/ה למלא את כולם — גם טלפון ואימייל שכבר מופיעים בכרטיס.

מי רואה את פרטי הבנק? בעל/ת העסק, המנהלים השותפים והמטפל/ת עצמו/ה. מטפלים אחרים ומזכירות לא רואים אותם.

המטפל/ת צריך/ה גם כניסה למערכת? לא. טופס ההצטרפות עובד בלי משתמש. כניסה למערכת נותנים בנפרד: בחלון ״הוספת איש צוות״, או ב״הזמנה למערכת״ בשורה של איש הצוות או בכרטיס — ראו מרכז רב-מטפלים: מתחילים כאן. אלה שני קישורים נפרדים: ההזמנה נותנת כניסה, וטופס ההצטרפות אוסף פרטים וחתימות.