ייעוץ עסקי — מעקב זמנים וחיוב לפי שעות

מדריך ליועצים ולמי שמחייב לקוחות לפי שעות: איך מפעילים טיימר או רושמים זמן ידנית, רואים כמה מחכה לחיוב אצל כל לקוח, ומפיקים חשבונית מהשעות.

שימו לב: בעסק מסוג ניהול ייעוץ עסקי המסכים נמצאים בתפריט הצד, בקבוצה כלי ייעוץ: מעקב זמנים, חיובים ותשלומים ודוחות וניתוח. הפקת חשבונית מהשעות שמורה למנהלי העסק.

מעקב זמנים

שלב 1: הפעלת טיימר

במסך מעקב זמנים, בכרטיס התחלת מעקב זמן חדש, בוחרים לקוח, ואם רוצים גם פרויקט, תיאור ותעריף שעתי, ולוחצים התחלה. כשהעבודה נגמרת לוחצים עצירה ליד הטיימר הפעיל.

אפשר להפעיל טיימר גם מכל מסך אחר: בלחצן השעון שבסרגל העליון, או בהפעלת טיימר בעמוד של פרויקט. בכל רגע יש טיימר פעיל אחד למשתמש.

בראש המסך ארבעה סיכומים לתקופה שנבחרה: סה״כ שעות, שעות לחיוב, סכום לחיוב וחויב. בטבלה רואים כל רישום: תאריך, לקוח, פרויקט, תיאור, משך, תעריף, סכום, והאם הוא לחיוב או חויב. רישום שעוד לא חויב אפשר למחוק.

הוספה ידנית

שכחתם להפעיל טיימר? לוחצים הוספה ידנית וממלאים: לקוח, פרויקט, תאריך, משך (בדקות), תיאור ותעריף שעתי. הסימון לחיוב קובע אם הזמן ייכנס לחשבונית.

איך מחושב הסכום: התעריף השעתי כולל מע״מ. מספר השעות לחיוב הוא הדקות חלקי 60, מעוגל לשתי ספרות אחרי הנקודה — למשל 50 דקות הן 0.83 שעות. רישום בלי תעריף לא ייכנס לחשבונית.

חיובים ותשלומים

במסך חיובים ותשלומים (בכותרת: חיוב וחשבוניות) רואים כמה ממתין לחיוב, כמה חויב, ואת לקוחות ממתינים לחיוב: לכל לקוח מספר הרישומים, סה״כ השעות והסכום לחיוב. בתחתית — חשבוניות אחרונות.

• צפייה פותחת את הרישומים של הלקוח שעוד לא חויבו. מסמנים את הרישומים, ובוחרים יצירת חשבונית מנבחרים או סימון נבחרים כחויב (בלי חשבונית, למשל כשהחיוב נעשה בדרך אחרת).
• יצירת חשבונית בשורת הלקוח מפיקה חשבונית על כל הרישומים שלו שעוד לא חויבו.

שימו לב: יצירת חשבונית מכאן מפיקה את המסמך מיד, אחרי אישור אחד, בלי טופס ביניים. כל רישום נכנס כשורה, והרישומים מסומנים חויב. עסק פטור ממע״מ מקבל חשבון עסקה. כדי לבדוק או לשנות שורות לפני ההפקה, מפיקים בטופס המסמכים הרגיל. ראו יצירת חשבונית.

דוח השעות של לקוח

בכרטיס הלקוח, כשיש לו זמן רשום, מופיע הכרטיס עבודה לפי שעות: סה״כ זמן, שווי לחיוב (כולל מע״מ) ומה טרם חויב. דוח מלא וייצוא פותח את דוח השעות של הלקוח.

בדוח:

• ארבעה סיכומים: סה״כ זמן, שווי לחיוב (כולל מע״מ), כבר חויב וטרם חויב.
• הפקת חשבונית מהשעות — מפיקה חשבונית על כל השעות שטרם חויבו של הלקוח, אחרי אישור.
• סינון לפי תאריכים, וייצוא לאקסל או ייצוא ל-PDF — למשל לשליחה ללקוח עם החשבונית.
• רישום שעוד לא חויב אפשר לערוך בעיפרון שבשורה. אחרי השמירה הסכום לחיוב מחושב מחדש לפי הזמן והתעריף.

דוחות וניתוח

במסך דוחות וניתוח בוחרים תקופה (או חודש נוכחי) ורואים את השעות וההכנסה מהשעות לפי לקוח, לפי פרויקט ובהתפלגות יומית.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין ״לחיוב״ ל״חויב״? לחיוב — זמן שעוד לא נכלל בחשבונית. חויב — זמן שכבר נכלל בחשבונית, או שסומן כחויב ידנית.

האם אפשר לרשום זמן שלא מחייבים עליו? כן. בהוספה ידנית מורידים את הסימון לחיוב. הזמן נספר בסה״כ השעות, אבל לא נכנס לחשבונית.

אפשר לעבוד עם מעקב הזמנים גם בסוג עסק אחר? כן. לחצן השעון בסרגל העליון ודוח השעות בכרטיס הלקוח פועלים בכל עסק. מסכי כלי ייעוץ מופיעים בתפריט בעסק מסוג ייעוץ עסקי.