משרד עורכי דין — נאמנות, מועדים, ניגוד עניינים ונוטריון

מדריך למשרדי עורכי דין: ניהול כספי נאמנות בפנקס נפרד מהכנסות המשרד, חישוב מועדים דיוניים עם פגרות בתי המשפט, בדיקת ניגוד עניינים, תיעוד איסור הלבנת הון בתיק, שורת שכר נוטריון בחשבונית ודוח רווחיות התיקים.

שימו לב: המסכים במדריך הזה מופיעים לעסק מסוג ניהול משרד עורכי דין. בתפריט הצד הם יושבים בקבוצה משרד עורכי דין: כספי נאמנות, הכנסות משכר נוטריון (מופיע רק כששירותי נוטריון מופעלים בהגדרות המשרד), רווחיות התיקים, מועדים דיוניים, ניגוד עניינים והגדרות המשרד. החישובים הם כלי עזר: המערכת מציעה, וההכרעה המשפטית נשארת של המשרד.

כספי נאמנות

הכספים במסך הזה שייכים ללקוחות. הם אינם נכללים בדוח המע"מ, במחזור, בדיווח מבנה אחיד או ברווח התיק, ולא מופקת בגינם חשבונית מס. בראש המסך מוצג סה״כ מוחזק בנאמנות, ומתחתיו חשבון נאמנות לכל לקוח (ולפעמים לכל תיק) עם היתרה שלו.

שלב 1: רישום תנועה

לוחצים רישום תנועה. חשבון נאמנות נפתח מעצמו עם ההפקדה הראשונה של לקוח.

בחלון בוחרים:

• לקוח — מי ששילם. על שמו נפתח החשבון, ועל שמו יונפק האישור.
• כיוון — הפקדה — כסף שהתקבל מהלקוח, או משיכה — תשלום מתוך כספי הלקוח.
• סוג המשיכה (במשיכה בלבד) — תשלום בשם הלקוח (אגרה, מומחה, מסירה), שחרור לנהנה — כספים שהופקדו לטובתו, החזר יתרה ללקוח או עמלת בנק.
• סכום, תאריך ערך, תיאור ואסמכתא. בתשלום בשם הלקוח מופיע גם למי שולם.

הנהנה: לטובת מי מוחזק הכסף

בעסקת מכר, למשל, הקונה משלם, והכסף מוחזק עבור המוכר. בהפקדה בוחרים בשדה לטובת (נהנה) את מי שהכספים מוחזקים עבורו. האישור יונפק על שם הלקוח ששילם, ויציין לטובת מי מוחזקים הכספים. כשהכספים מוחזקים עבור הלקוח עצמו, משאירים את השדה ריק.

הנהנה נרשם על התנועה, לא על החשבון, כך שחשבון אחד יכול להחזיק כסף עבור יותר מאדם אחד. כשמשחררים, בוחרים שחרור לנהנה ואת הנהנה שאליו משוחררים הכספים. אפשר לשחרר לנהנה רק כספים שהופקדו לטובתו בחשבון הזה, ולא יותר מהיתרה.

דף החשבון והאישור

דף חשבון ליד כל לקוח פותח את כל התנועות שלו, עם יתרה מצטברת. כשיש הפקדות לטובת נהנים, מופיעה מעל התנועות טבלת מוחזק לטובת נהנים: כמה הופקד לטובת כל נהנה, כמה שוחרר אליו, וכמה נותר לשחרור.

כל הפקדה מקבלת אישור על קבלת כספי נאמנות עם מספר אישור משלו (סדרה נפרדת מהחשבוניות). המספר מופיע בעמודת אסמכתא, ולחיצה עליו פותחת את האישור, עם הדפסה, הורדה כ־PDF ושליחה ושיתוף ללקוח.

תנועה בפנקס אינה נמחקת ואינה נערכת. ביטול ליד תנועה רושם תנועת ביטול נגדית, והמקורית נשארת בפנקס ומסומנת כמבוטלת. הפקדה שכבר שוחררו ממנה כספים לנהנה אי אפשר לבטל.

חשבון הבנק של הנאמנות

בהגדרות המשרד, תחת חשבונות נאמנות, רושמים לכל חשבון את חשבון הבנק שבו מוחזקים הכספים. הפרט הזה מוצג על גבי האישור שהלקוח מקבל.

מועדים דיוניים

המסך מחשב מועד אחרון, מתחשב בפגרות בתי המשפט, ומרכז את כל המועדים הפתוחים של המשרד.

שלב 2: חישוב מועד

בכרטיס החישוב:

1. סוג המועד — למשל כתב הגנה בסדר דין רגיל, ברשלנות רפואית, בסדר דין מהיר או בתביעת פינוי מושכר, כתב תשובה, ערעור בזכות, בקשת רשות ערעור, תגובה לבקשה, מועד שנקבע בהחלטה, התיישנות או תזכורת פנימית. ברירת המחדל של כל סוג היא הצעה בלבד; לתקופה אחרת בוחרים אחר — הזנה ידנית.
2. תאריך המקור — יום ההמצאה או ההחלטה. היום הזה אינו נמנה.
3. מספר ימים ובסיס המועד — ימי פגרה אינם נמנים רק במועד שנקבע בתקנות או בידי בית המשפט. מועד הקבוע בחוק, כמו התיישנות, נמנה ברצף.
4. לוחצים חישוב, ומתקבל המועד האחרון.

מועד שנופל בשבת, בחג או ביום העצמאות נדחה ליום העבודה הבא. מועד משפטי שהיום האחרון שלו נופל ביום שישי נדחה ליום ראשון. כשיש דחייה, מוצג גם התאריך שלפניה. לצד המחשבון מוצגות פגרות קרובות.

החישוב מכסה סדר דין אזרחי. בערכאות אחרות, ובכללן בתי הדין לעבודה, כללי הפגרה שונים. יש לאמת כל מועד מול התקנות ומול הערכאה.

שמירת מועד בתיק

מועד חדש פותח חלון שבו בוחרים תיק, כותבים כותרת, ובוחרים כמה ימים לפני המועד לקבל התראה ומי אחראי. תאריך ידני (גובר) קובע את המועד כשמולא, והחישוב נשמר לצידו. מועד שבוצע מסמנים בבוצע.

ההתראה מגיעה לפעמון ההתראות של האחראי. תאריך התיישנות שממלאים בפרטי התיק נכנס לרשימת המועדים מעצמו.

בדיקת ניגוד עניינים

לפני שמקבלים ייצוג, ממלאים שם, ת״ז / ח״פ או טלפון — די בשדה אחד, וככל שיש יותר פרטים הבדיקה מדויקת יותר — ולוחצים בדיקה.

הבדיקה עוברת על שלושה מקורות: לקוחות המשרד, בעלי דין בתיקים וספר הקשרים (הספקים). לכל התאמה מוצגים העוצמה (התאמה מלאה, התאמה חזקה או התאמה חלקית), המקור והתפקיד. מקור שלא היה זמין מסומן, ואז התוצאה היא בדיקה חלקית ולא בדיקה מלאה. הבדיקות האחרונות נשמרות ברשימה, עם מי בדק ומתי.

הבדיקה מסתמכת על מה שנרשם במערכת: תיק שלא תועד בו בעל הדין לא ייבדק. לכן כדאי לרשום בכל תיק את הצד שכנגד, בבעלי דין ומעורבים שבעמוד התיק.

איסור הלבנת הון בתיק

בעמוד התיק יש כרטיס איסור הלבנת הון. כל עוד לא נקבע, כתוב בו שטרם נקבע אם התיק הוא שירות עסקי לפי ס׳ 8ב לחוק איסור הלבנת הון. לפי תחום התיק, הכרטיס יכול להציע באיזה שירות ייתכן שמדובר — והקביעה היא של המשרד.

שלב 3: תיעוד

עריכה פותחת את חלון התיעוד:

• האם התיק הוא שירות עסקי לפי ס׳ 8ב לחוק? — טרם נקבע, כן או לא, וסוג השירות.
• זיהוי — מועד, אופן ומסמך הזיהוי ופרטיו. הזיהוי נעשה פנים אל פנים ולפני מתן השירות.
• הצהרת נהנה — כשקיים נהנה אחר, רושמים אותו ואת בעלי השליטה כצדדים בתיק, כדי שגם בדיקת ניגוד העניינים תמצא אותם.
• הערכת סיכון — רמה ונימוק.
• מועד מתן השירות העסקי — ממנו נספרות חמש שנות השמירה.

בתיק שנקבע כשירות עסקי, כל עוד מועד מתן השירות ריק, המערכת מתייחסת לשירות כאילו טרם הסתיים ולא תאפשר למחוק את הלקוח. גם אחרי שהוזן, הלקוח אינו נמחק עד תום חמש שנות השמירה, וההודעה נוקבת בתאריך.

שכר נוטריון

נוטריון חייב לנהל רישום נפרד של הכנסותיו משכר נוטריון. לכן, במשרד שנותן שירותי נוטריון, כל שורה בחשבונית מקבלת סיווג, והסיווג מסוכם בדוח נפרד.

שלב 4: הפעלה

בהגדרות המשרד, תחת שירותי נוטריון, מדליקים המשרד נותן שירותי נוטריון ולוחצים שמירה. הסיווגים הזמינים: שכר טרחה, שכר נוטריון, הוצאות ושונות.

שלב 5: סיווג שורה בחשבונית

בטופס החשבונית מופיע מתחת לתיאור של כל שורה השדה סיווג. שורה שמסווגת שכר נוטריון מוזנת תמיד לפני מע"מ, כי המע"מ מתווסף מעל התעריף. הסיווג מודפס ליד השורה במסמך, ובסיכום המסמך מופיע כמה מתוכו שכר נוטריון.

כספי נאמנות ופיקדונות אינם הכנסה ואינם נרשמים כשורה בחשבונית — הם מנוהלים בפנקס הנאמנות.

הדוח: הכנסות משכר נוטריון

במסך הכנסות משכר נוטריון בוחרים תקופה ולוחצים הצגה. מוצגים סה"כ שכר נוטריון בתקופה והמסמכים שבבסיס הסכום. הסכום נגזר משורות שמסומנות שכר נוטריון במסמכים מחייבים בלבד: טיוטות ומסמכים מבוטלים אינם נספרים, וחשבוניות זיכוי מקזזות.

רווחיות התיקים

המסך מראה, לתקופה שבוחרים, מה כל תיק הכניס, מה הוא עלה, וכמה עבודה עוד לא חויבה:

• הכנסה — ממסמכים מחייבים, ללא מע״מ.
• הוצאות — שנזקפו לתיקים, ללא מע״מ.
• רווח — הכנסה פחות הוצאות.
• עבודה שטרם חויבה — שעות שנרשמו ולא הופקה עליהן חשבונית.

ריטיינר חודשי שנרשם בתיקים מוצג בנפרד, כהתחייבות ולא כהכנסה שהתקבלה. תיק שלא שויכו אליו מסמכים, שעות או הוצאות מסומן בקו, לא באפס. השיוך נעשה בבורר התיק שבטופס החשבונית, ברישום השעות ובטופס ההוצאה.

שאלות נפוצות

האם הפקדה לנאמנות נספרת כהכנסה? לא. כספי נאמנות שייכים ללקוח. רק כשמפיקים חשבונית על שכר טרחה נוצרת הכנסה.

שחררתי לנהנה בטעות. איך מתקנים? לוחצים ביטול ליד התנועה בדף החשבון. נרשמת תנועת ביטול נגדית, והתנועה המקורית נשארת בפנקס מסומנת כמבוטלת.

האם המערכת מחוברת לנט המשפט? לא. מספר התיק בנט המשפט נשמר בפרטי התיק לצורכי עיון בלבד, בלי סנכרון.

הדוח של שכר נוטריון ריק. הוא מתמלא רק אחרי שמדליקים את שירותי הנוטריון בהגדרות המשרד ומסווגים שורות בחשבוניות כשכר נוטריון. מסמכים מלפני כן אינם מסווגים.

מדריכים קשורים: יצירת חשבונית · בסיס מזומן ומעבר בין סוגי עוסק