תיעוד מיילים אוטומטי

התכתבות עם לקוח/ה יושבת בתיבת הדואר ולא בכרטיס — וכשמחפשים אותה חצי שנה אחר כך, היא לא שם. תיעוד המיילים פותר את זה בשתי דרכים:

• מיילים שבייס שולחת בשבילכם (חשבונית, תזכורת לפגישה ועוד) נרשמים על כרטיס הלקוח/ה מעצמם.
• מיילים שאתם כותבים או מקבלים בתיבת הדואר שלכם נרשמים כשמעבירים אותם, או שולחים עותק נסתר, לכתובת התיעוד של העסק.

שימו לב: מייל מתיבת הדואר שלכם לא מגיע לבייס לבד. רק מה שנשלח לכתובת התיעוד — בהעברה, בכלל העברה אוטומטי או בעותק נסתר — מתועד.

איפה זה נמצא

הגדרות (בתחתית תפריט הצד) ← בכרטיס תקשורת ואוטומציה ← תיעוד מיילים. במסך מוצגות שתי הכתובות של העסק, המתג "תיעוד אוטומטי פעיל", ותור המיילים שממתינים לשיוך.

מיילים שבייס שולחת — מתועדים מעצמם

מייל שבייס שולחת ללקוח/ה מסוים/ת נרשם אוטומטית על הכרטיס שלו/ה — למשל חשבונית או מסמך אחר שנשלח במייל, הצעת מחיר, תזכורת לפני פגישה, הודעה על קביעה, שינוי או ביטול של פגישה, ותזכורת תשלום. לא צריך לעשות שום דבר בשביל זה, וזה לא תלוי בכתובות שבהמשך.

מיילים שאינם קשורים ללקוח/ה מסוים/ת לא נרשמים על כרטיס. גם בקשה לחתום על מסמכים שנשלחה במייל אינה נרשמת כמייל בכרטיס — את מצב החתימה רואים בכרטיס "הסכמים וחתימות".

שתי כתובות התיעוד

לכל עסק יש כתובת ייחודית, בשתי גרסאות:

data+<הקוד-שלכם>@inbound.basecrm.co.il          ← מיילים נכנסים
data+<הקוד-שלכם>.sent@inbound.basecrm.co.il     ← מיילים יוצאים

את הכתובות המדויקות של העסק שלכם (עם הקוד) מעתיקים מהמסך, בכפתור "העתקה" שליד כל כתובת. שתיהן מגיעות לאותה תיבה; ההבדל הוא רק איך המייל יתועד — נכנס או יוצא.

מיילים נכנסים — מהלקוח/ה אליכם

1. כלל העברה אוטומטי בתיבת הדואר (ג׳ימייל / אאוטלוק) שמעביר לכתובת הנכנסת מיילים מלקוחות. בהעברה כזו השולח המקורי נשמר בדרך כלל, והמייל משויך לבד ללקוח/ה לפי כתובת השולח. במסך יש קישור "איך מגדירים את זה בג׳ימייל?".
2. העברה ידנית (Forward) של מייל שקיבלתם. במייל שהעברתם בעצמכם השולח הוא אתם, ולכן בייס לא יודעת לבד למי הוא שייך: המייל נכנס לתור "ממתינים לשיוך", ושם בוחרים את הלקוח/ה.
3. לתת ללקוחות את הכתובת ישירות (פחות נפוץ).

מיילים יוצאים — מכם אל הלקוח/ה

מוסיפים את הכתובת עם ה‑.sent כעותק נסתר (BCC) כשכותבים ללקוח/ה. הלקוח/ה לא רואה אותה, והמייל נרשם אצלכם כמייל יוצא על הכרטיס של הנמען/ת.

הכתובת בלי .sent ממשיכה לעבוד בשני הכיוונים: אם תשלחו אליה עותק נסתר, המערכת עדיין תזהה לבד שמדובר במייל יוצא.

איך המייל מוצא את הלקוח/ה

השיוך נעשה לפי כתובות המייל שבמייל עצמו — השולח, הנמענים והעותקים. כתובות של העסק ושל המשתמשים בעסק אינן נחשבות. המערכת בודקת:

1. את כתובות המייל של הלקוחות, כולל אנשי קשר נוספים בכרטיס.
2. את הנמענים של המייל — לא רק את השולח.
3. כרטיסים בארכיון — רק אם לא נמצא לקוח/ה פעיל/ה.

מייל שלא זוהה לא הולך לאיבוד — הוא ממתין בתור "ממתינים לשיוך".

לכל מייל בתור אפשר:

• שיוך ללקוח קיים — בוחרים מהרשימה, והמייל מתועד מיד (אפשר לבטל ב"בטל שיוך").
• יצירת לקוח חדש מהשולח (במייל יוצא: מהנמען) — נפתח כרטיס עם השם והמייל.
• "התעלם חד־פעמית" — המייל יורד מהתור ולא ייווצר ממנו כלום.
• "התעלם תמיד" — גם מיילים הבאים מאותו שולח לא יגיעו לתור. אפשר להחזיר שולח כזה לתור ברשימת השולחים המושתקים.

מייל שנראה חשוד או שאימות השולח נכשל מסומן בבירור — כדאי לבדוק לפני שיוך.

איך זה נראה בכרטיס הלקוח/ה

המייל נשמר כאינטראקציה: הנושא הופך לכותרת, גוף המייל לתוכן, והתאריך הוא מועד השליחה. תג מציין אם המייל נכנס או יוצא.

שאלות נפוצות

איך מכבים את זה? מכבים את המתג "תיעוד אוטומטי פעיל" במסך התיעוד. כשהמתג כבוי, מיילים שנשלחים לכתובות התיעוד לא נשמרים ולא נכנסים לתור. מיילים שכבר תועדו נשארים. (מיילים שבייס עצמה שולחת ממשיכים להירשם בכרטיס.)

שלחתי מייל לשני לקוחות. איפה הוא יתועד? אצל שניהם. המערכת בודקת את כל הנמענים ומשייכת לכל מי שזוהה.

העברתי מייל והוא לא הופיע בכרטיס. מייל שהעברתם ידנית ממתין בדרך כלל בתור "ממתינים לשיוך" (גללו למטה במסך התיעוד) — שייכו אותו משם. סיבות אחרות: התיעוד כבוי, או שההעברה נכשלה באימות השולח. ב‑Gmail חשוב לזכור שכללי סינון אינם פועלים על מיילים יוצאים — לתיעוד מיילים שאתם שולחים השתמשו בעותק נסתר.

האם הלקוח/ה רואה שהמייל מתועד? בעותק נסתר — לא: כתובת התיעוד אינה מוצגת לנמענים. בהעברה ידנית — הלקוח/ה לא מעורב/ת בה. אם תיתנו ללקוח/ה את הכתובת ישירות, היא כמובן גלויה. התיעוד שומר את תוכן ההתכתבות בכרטיס, ובהתאם לנסיבות ייתכן שכדאי ליידע את הלקוחות שהתכתבות עם העסק נשמרת במערכת.

מה קורה לקבצים מצורפים? בקבצים שמגיעים לכתובות התיעוד: קבצי PDF, תמונות, מסמכי Word ו-Excel, CSV וטקסט עד 10MB כל אחד נשמרים בקבצים של כרטיס הלקוח/ה, ואפשר להוריד אותם משם. קבצים מסוגים אחרים או גדולים יותר לא נשמרים. במיילים שבייס שולחת נרשם בכרטיס רק שם הקובץ שצורף.