עריכת פרטי לקוח

מדריך זה ילמד אתכם כיצד לעדכן ולשנות מידע קיים של לקוח ולנהל את כרטיס הלקוח.

פתיחת כרטיס הלקוח

מעמוד הלקוחות

1. היכנסו ל"לקוחות" בתפריט הצד
2. מצאו את הלקוח ברשימה (השתמשו בחיפוש או סינון)
3. לחצו על שם הלקוח (קישור כחול בעמודת "שם איש קשר")
4. כרטיס הלקוח ייפתח

מחיפוש מהיר

1. לחצו על "חיפוש בכל המערכת…" בראש תפריט הצד (בטלפון — על סמל החיפוש בסרגל העליון), או הקישו Ctrl+K (ב-Mac: ⌘+K)
2. הקלידו את שם הלקוח, הטלפון או המייל
3. בחרו את הלקוח מהתוצאות

מה מוצג בכרטיס הלקוח

כרטיס הלקוח מציג את כל המידע ב"תמונת מצב": ליד השם מופיע הסטטוס, ומתחת — כרטיס לכל נושא. כרטיסים שעדיין אין בהם מידע מופיעים בסוף העמוד כשורה קטנה עם כפתור הוספה. (אפשר לעבור בין התצוגות "תמונת מצב" ו"כל הכרטיסים" במתג שבראש העמוד.)

פרטים (תמיד פתוח):

• שם, טלפון, אימייל
• ת״ז / ח.פ / מספר עוסק
• שם חברה, תפקיד
• תגיות, הערות

שדות מותאמים אישית:

• שדות נוספים שהוגדרו על ידי מנהל העסק

פגישות:

• המועד הבא והקודם בכותרת, ובפתיחה — 5 הפגישות האחרונות עם סטטוס, תאריך, קטגוריה ומצב תשלום

אינטראקציות:

• הקשר האחרון ותאריך החזרה בכותרת, ובפתיחה — היסטוריית אינטראקציות (שיחות, פגישות, הודעות)

כספים:

• החוב הפתוח ומה ששולם בכותרת, ובפתיחה — החשבוניות והקבלות של הלקוח

עריכת פרטים

מעבר למצב עריכה

1. בכרטיס הלקוח, לחצו על כפתור "עריכה" שבאזור הפרטים (או: "פעולות" ← "עריכת לקוח")
2. טופס העריכה ייפתח באותו מבנה של טופס יצירת לקוח
3. שנו את השדות הרצויים

שדות שניתן לערוך

פרטים בסיסיים:

• שם מלא - שם הלקוח
• ת״ז / ח.פ / מספר עוסק - מספר זיהוי
• טלפון - מספר טלפון
• אימייל - כתובת מייל
• סוג איש קשר - לקוח / ספק / שותף / שיתוף פעולה / ליד / אחר
• שם חברה - שם העסק
• תפקיד - תפקיד איש הקשר בחברה

ניהול:

• סטטוס - בחרו מרשימת הסטטוסים של העסק
• משוייך למנהל - בחרו מי מהצוות אחראי על הלקוח
• תאריך חזרה - תאריך למעקב עתידי
• תגיות - הקלידו תגיות, הפרידו בפסיקים

חיוב:

• לקוח משלם - סמנו אם הלקוח משלם
• מחיר לפגישה מותאם - מחיר אישי ללקוח, במקום מחיר ברירת המחדל

שדות מותאמים:

• שדות נוספים שהוגדרו על ידי מנהל העסק

שיוך לפרויקטים:

• שייכו את הלקוח לפרויקט אחד או יותר

שמירת השינויים

1. לאחר ביצוע השינויים, לחצו "שמירת שינויים" בתחתית הטופס
2. אם הטלפון או המייל החדשים תואמים לכרטיס אחר, המערכת תשאל אם להמשיך בעדכון בכל זאת

עדכון סטטוס ותגיות

שינוי סטטוס לקוח

הדרך הקצרה — מכרטיס הלקוח: כפתור פעולות ← תחת סטטוס בוחרים את הסטטוס החדש, והסטטוס שליד השם מתעדכן מיד.

דרך טופס העריכה:

1. בטופס העריכה, בשדה "סטטוס"
2. בחרו את הסטטוס המתאים מהרשימה
3. שמרו

שימו לב: הסטטוסים מותאמים לכל עסק, ומנהל העסק יכול לשנות את רשימתם. ראו סטטוסים ותגיות לארגון לקוחות.

ניהול תגיות

תגיות עוזרות לתייג ולארגן לקוחות:

הוספת תגיות:

1. בשדה "תגיות", הקלידו תגית חדשה
2. הפרידו בין תגיות בפסיק
3. מתחת לשדה מוצגות התגיות הנפוצות בעסק — לחיצה על תגית מוסיפה אותה
4. שמרו

הסרת תגית:

1. מחקו את התגית משדה התגיות
2. שמרו

דוגמאות לתגיות:

• VIP - לקוחות חשובים
• ממליץ - מפנה לקוחות נוספים
• חייב - יש לו חוב
• מקור הגעה (למשל: "כנס סתיו")

מחיקת לקוח

העברה לארכיון

1. פתחו את כרטיס הלקוח
2. לחצו "פעולות" ← "העברת הלקוח לארכיון"
3. אשרו בלחיצה על "העברה לארכיון"

שימו לב: הלקוח לא נמחק — הוא עובר לארכיון, ואפשר לשחזר אותו (ראו בשאלות הנפוצות). כדי להעביר כמה לקוחות יחד: ברשימת הלקוחות סמנו אותם בתיבות הסימון, בחרו "העברה לארכיון" ולחצו "ביצוע".

חלופה: במקום ארכיון, אפשר להעביר את הלקוח לסטטוס כמו "לא פעיל" (אם קיים אצלכם) — כך הוא נשאר ברשימה הרגילה.

מי יכול להעביר לארכיון

רק מנהל העסק.

טיפים לעריכה יעילה

• עדכנו מידע באופן שוטף: שנו סטטוס ללקוח ברגע שהוא עובר שלב.
• תעדו הכול: רשמו בהערות מידע חשוב - שיחות, העדפות, סיכומים.
• השתמשו בתגיות: תייגו נכון - זה יעזור בסינונים.
• הגדירו תאריך חזרה: כדי לא לשכוח ליצור קשר עם הלקוח בעתיד.

שאלות נפוצות

ש: שיניתי מייל ללקוח, האם הוא עדיין יקבל הודעות? ת: כן, הודעות עתידיות יישלחו למייל החדש.

ש: אפשר לשחזר לקוח שנמחק? ת: כן. בעמוד הלקוחות לחצו על הקישור "ארכיון" (מופיע ליד מספר התוצאות כשיש לקוחות בארכיון), פתחו את הכרטיס ולחצו "שחזור מהארכיון". השחזור זמין למנהל העסק. לקוח שנמחק ב"מחיקה לצמיתות" — לא ניתן לשחזר.

ש: אני רוצה לעדכן סטטוס לכמה לקוחות בבת אחת, אפשר? ת: אין שינוי סטטוס מרוכז, אבל לא צריך לפתוח כל כרטיס: ברשימת הלקוחות, לחיצה על הסטטוס שבשורה פותחת רשימה לבחירת סטטוס חדש. בפעולה מרוכזת (סימון כמה לקוחות ברשימה) מנהל העסק יכול "שיוך למנהל" או "העברה לארכיון".

ש: אני לא רואה חלק מהשדות, למה? ת: מנהל העסק קובע אילו שדות מוצגים (הגדרות ← התאמה אישית ← ניהול שדות). פנו אליו להצגת שדות נוספים.

ש: מה ההבדל בין "סטטוס" ל"תגיות"? ת: סטטוס = מצב הלקוח (ניתן לבחור רק אחד, מתוך רשימה שמנהל העסק קובע). תגיות = תיוג חופשי (ניתן להוסיף כמה שרוצים).

ש: אפשר לשלוח מייל ללקוח ישירות מהכרטיס? ת: אפשר ללחוץ על כתובת האימייל בכרטיס הלקוח, ותיפתח תוכנת המייל שלכם. כדי שהמייל יתועד בכרטיס, ראו תיעוד מיילים אוטומטי.