טפסים וקישורים: טופס לאתר, קישור לשליחה וקוד QR

כל מה שאפשר לשלוח ללקוחות יושב במקום אחד: טופס שהלקוח ממלא בעצמו, קישור לקביעת תור, מסמך לחתימה, הצטרפות למועדון ודף העסק. המדריך מסביר איך בונים טופס, מה קורה כשמישהו שולח אותו, ואיך משתפים קישור — בוואטסאפ, כקוד QR או בכתובת מקוצרת.

שימו לב: את הקישורים המוכנים לשליחה רואה כל מי שעובד בעסק. יצירה ועריכה של טפסים, מסמכים ודפים — למנהלי העסק בלבד.

איפה זה נמצא

שלב 1: פותחים "טפסים וקישורים"

בתפריט הצד לוחצים טפסים וקישורים. נפתח עמוד עם ארבעה אריחים בראשו, ומתחתם הרשימה מוכן לשליחה ללקוחות.

ארבעת האריחים:

• טפסים ציבוריים — טופס שהלקוח ממלא באתר, בקישור או בקוד QR.
• מסמכים לחתימת לקוחות — הצהרת בריאות, תקנון או ויתור שהלקוח קורא וחותם עליו מהנייד. ראו מסמכים לחתימה.
• דף נחיתה — דף שיווקי ציבורי של העסק. ראו דף נחיתה.
• דף הקישורים — דף אחד שמרכז את הקישורים שבחרתם, מתאים לביו באינסטגרם או לחתימת מייל.

מתחת לכל אריח כתוב המצב שלו: כמה טפסים פעילים, כמה מסמכים, או אם הדף מפורסם או עדיין טיוטה.

פתיחת טפסים וקישורים

בניית טופס

שלב 2: נכנסים לטפסים הציבוריים

לוחצים על האריח טפסים ציבוריים.

שלב 3: יוצרים טופס חדש

לוחצים טופס חדש. בעמוד הזה מופיע כרטיס לכל טופס קיים, עם תג שאומר מה הוא פותח, כמה פעמים נשלח, והקישור שלו.

שלב 4: בוחרים מה קורה כששולחים, ובונים את השדות

בחלון שנפתח ממלאים שם הטופס (לשימוש פנימי), ובוחרים את ההחלטה החשובה ביותר — מה קורה כששולחים את הטופס?

• נפתח כרטיס לקוח — למי שכבר החליט להצטרף. אפשר לדרוש בו חתימה על המסמכים שסומנו "דורש חתימה".
• נכנס לרשימת פניות למעקב — למי שרק התעניין. הפנייה נכנסת ללוח הלידים. מתאים לאתר, לקמפיין ולאינסטגרם.

אחר כך: כותרת שתוצג למבקר, תיאור קצר, ושדות הטופס — שם, טלפון, אימייל, הודעה, וכל שדה נוסף בכפתור הוספת שדה (טקסט, בחירה מרשימה, תאריך, תיבת הסכמה ועוד). לכל שדה מסמנים אם הוא חובה. טופס חייב לכלול טלפון או אימייל — בלעדיהם אי אפשר לחזור לפונה או לזהות כפילות.

בהמשך החלון:

• מקור הפנייה — נשמר בכרטיס וגם כתגית, כדי לדעת מאיפה הגיע כל פונה.
• הסטטוס ההתחלתי — באיזה שלב הכרטיס נפתח.
• כשהטלפון או האימייל כבר קיימים — לתעד את הפנייה על הכרטיס הקיים (מומלץ), להשלים בו פרטים חסרים, או לפתוח כרטיס חדש בכל מקרה.
• שליחת מייל על כל פנייה חדשה וכתובת לקבלת ההתראות. הפנייה נשמרת במערכת גם כשההתראות כבויות.
• הודעת תודה, והפניה לכתובת אחרי שליחה (למשל דף תודה למעקב המרות).
• צבע הרקע של עמוד הטופס — ברירת המחדל היא צבע העסק; חזרה לצבע העסק מבטל צבע שנבחר לטופס הזה.
• הטופס פעיל — כיבוי מפסיק לקבל פניות בלי למחוק את הטופס.

לסיום לוחצים שמירה.

טלפון שגוי לא עובר: מספר שלא נראה כמו טלפון שאפשר להשיג בו (למשל "123") נדחה, והטופס מבקש מהפונה לתקן אותו.

שיתוף הקישור

שלב 5: מעתיקים את הקישור או את קוד ההטמעה

בכרטיס הטופס יש קישור לטופס — לוואטסאפ, לביו או למודעה — וקוד להטמעה באתר שלכם, שורת קוד אחת שעובדת בוורדפרס, ב-Wix ובכל אתר. כפתור ההעתקה שליד כל שדה מעתיק אותו.

• טופס שדורש חתימה אי אפשר להטמיע באתר חיצוני — משתפים את הקישור שלו.
• חידוש קישור נותן לטופס כתובת חדשה, והכתובת הקודמת מפסיקה לעבוד מיד — גם בקישורים שכבר נשלחו או הודפסו. זה לא מכבה את הטופס.

שלב 6: מקצרים כתובת (לא חובה)

בעמוד טפסים וקישורים, ברשימה מוכן לשליחה ללקוחות, לכל קישור יש כפתורים: העתקה, קוד QR (להדפסה או לשלט), שליחה ב-WhatsApp ופתיחה. מתחת לקישור לוחצים קיצור הכתובת, מקלידים מילה באנגלית (אותיות, ספרות ומקף, 3 עד 32 תווים) ולוחצים שמירה.

הכתובת המקוצרת תמיד מובילה ליעד העדכני של הקישור — גם אם הקישור חודש. לידה מוצג כמה קליקים היו עליה, וביטול הקיצור מוחק אותה.

כך נראה טופס שהלקוח פותח מהקישור:

שאלות נפוצות

למה לא נפתח כרטיס חדש כשאותו אדם שלח את הטופס פעמיים? כי בבייס מזהים כפילות לפי טלפון או אימייל. ברירת המחדל מתעדת את הפנייה החדשה על הכרטיס הקיים. אפשר לשנות זאת בשדה "כשהטלפון או האימייל כבר קיימים".

קישור שלא מופיע ברשימה "מוכן לשליחה"? מופיעים שם רק קישורים פעילים. קישור שעוד לא נוצר מופיע תחת קישורים שאפשר להפעיל, ולחיצה על יצירת קישור מעבירה אותו לרשימה.

איך מפסיקים לקבל פניות מטופס? עורכים את הטופס ומכבים את הטופס פעיל. מחיקת טופס מפסיקה את הקישור ואת קוד ההטמעה, והפניות שכבר נקלטו נשארות בכרטיסים.