הזדמנויות ומסע לקוח

הזדמנות היא עסקה מסוימת שעדיין לא נסגרה: הצעה לחבילה, חידוש הסכם, פרויקט שהלקוח שוקל. לכל הזדמנות יש לקוח, סכום, תאריך סגירה משוער ושלב, ומסע הלקוח מציג את כל ההזדמנויות בלוח, עמודה לכל שלב, עם הסכום שבכל עמודה. כך רואים בכל רגע כמה כסף נמצא בדרך, ומה צריך לקדם השבוע.

שימו לב: ליד והזדמנות הם שני דברים שונים. ליד הוא אדם שעוד לא נבדק, והוא עובר בין שלבי הלידים בלוח הלידים. הזדמנות היא עסקה עם אדם או חברה, ולאותו לקוח יכולות להיות כמה הזדמנויות. הזדמנויות כבויות עד שמדליקים אותן.

הפעלה

שלב 1: מדליקים את "הזדמנויות"

מנהל העסק פותח מה המערכת מציעה (בתפריט הצד, בקבוצה תוספות), ובקבוצה להביא לקוחות מדליק את המתג בכרטיס הזדמנויות. אותו מתג נמצא גם בהגדרות, בהצגת פריטים במערכת.

עם ההדלקה נוספות לתפריט, מתחת ל"לקוחות", שתי שורות: ארגונים והזדמנויות. מסע לקוח מוכן נוצר מעצמו, עם חמישה שלבים: ליד חדש, נמצא מתאים, הצעה נשלחה, נסגר בהצלחה ולא נסגר. אפשר לשנות אותם אחר כך (שלב 6). כיבוי מסתיר את הכלי ולא מוחק אף הזדמנות.

פתיחת מה המערכת מציעה

העבודה היומיומית

שלב 2: הלוח "מסע לקוח"

בתפריט הצד לוחצים הזדמנויות. העמוד נפתח על הלשונית מסע לקוח: עמודה לכל שלב, ובראשה כמה הזדמנויות יש בה והסכום שלהן. כל כרטיס מציג את שם ההזדמנות, הלקוח, הסכום, תאריך הסגירה והאחראי/ת. תאריך סגירה שעבר מסומן על הכרטיס.

מעל הלוח יש שלושה מספרים: הזדמנויות פתוחות וסכומן, צפי לפי הסתברות (סכום כל הזדמנות כפול ההסתברות של השלב שלה), ונסגרו החודש. לחיצה על מספר פותחת את הרשימה שמאחוריו. כשיש הזדמנויות שתאריך הסגירה שלהן עבר, מופיע גם המספר תאריך הסגירה עבר.

מתחת למספרים: שדה חיפוש (שם, לקוח או ארגון), הלחצנים הכול / פתוחות / נסגרו בהצלחה / לא נסגרו, בורר אחראי/ת, ומסננים נוספים.

שלב 3: הזדמנות חדשה

לוחצים הזדמנות חדשה בראש העמוד, או + בראש עמודה כדי לפתוח הזדמנות ישר בשלב הזה. בחלון הקצר בוחרים לקוח, כותבים שם ההזדמנות, ואם ידוע — סכום ותאריך סגירה, ולוחצים יצירה. כל הפרטים פותח את הטופס המלא, עם סוג, מקור, אחראי/ת, תיאור ו"הצעד הבא".

אפשר לפתוח הזדמנות גם מכרטיס הלקוח (ראו שלב 7), וגם כשממירים ליד ללקוח: בחלון המרת ליד ללקוח מסמנים יצירת הזדמנות, בוחרים מסע ושלב, וההזדמנות נפתחת יחד עם ההמרה.

שלב 4: מקדמים הזדמנות לשלב הבא

גוררים את הכרטיס לעמודה אחרת, או לוחצים על כפתור החיצים שבכרטיס (העברה לשלב אחר) ובוחרים שלב. בטלפון הכפתור נוח יותר מגרירה.

• נסגר בהצלחה: המערכת שואלת אם לפתוח פרויקט מההזדמנות. פתיחת פרויקט מעבירה את השם, הלקוח, האנשים והסכום לפרויקט חדש, וההזדמנות נשארת כפי שהיא. לא עכשיו משאיר את ההחלטה לאחר כך. (השאלה מופיעה כשבעסק מופעלים פרויקטים. המילה "פרויקט" משתנה לפי סוג העסק.)
• לא נסגר: כשהעסק הגדיר סיבות הפסד, המערכת שואלת למה ההזדמנות לא נסגרה?

שלב 5: עמוד ההזדמנות

לחיצה על שם ההזדמנות פותחת את העמוד שלה. בראשו השם, הלקוח והסכום, והכפתורים נסגר בהצלחה ולא נסגר. מתחתם פס השלבים: השלב הנוכחי מודגש, ולחיצה על שלב אחר מעבירה אליו. בהמשך העמוד:

• פרטים — הצעד הבא, סכום, תאריך סגירה ואחראי/ת, כל אחד עם עיפרון לעריכה במקום, ולצדם ההסתברות ומתי ההזדמנות נוצרה.
• אנשים — מי מעורב בעסקה, עם כפתורי חיוג, וואטסאפ ומייל, ואיש הקשר הראשי.
• משימות, מסמכים ופעילות (כולל רישום פעילות ומעברי השלבים). כשהעסק הגדיר מחירונים מופיע גם פריטים בעסקה.

• הצעת מחיר (בחלק מסמכים) פותחת טופס הצעת מחיר עם הלקוח והסכום, והמסמך מקושר להזדמנות. הכפתור מופיע למי שמורשה להפיק מסמכים.
• משימה חדשה פותחת משימה שקשורה להזדמנות.
• בתפריט ⋯ שבראש העמוד, העברה לארכיון מוציאה את ההזדמנות מהלוח ומהרשימה. אפשר להחזיר אותה בכל עת מהארכיון (תפריט ⋮ בעמוד ההזדמנויות ← ארכיון).
• הזדמנות שנסגרה אפשר לפתוח שוב בכפתור פתיחה מחדש. כשנפתח ממנה פרויקט, באותו תפריט מופיע גם הקישור אליו.

רשימה, ביצועים והגדרות

שלב 6: הלשוניות "רשימה" ו"ביצועים"

רשימה מציגה את אותן הזדמנויות כטבלה, עם אותם מסננים: שם, לקוח, שלב, סכום, תאריך סגירה ואחראי/ת.

ביצועים מראה איך הלך בתקופה שבוחרים (ברירת המחדל: 90 הימים האחרונים): כמה נפתחו, כמה נסגרו בהצלחה ובאיזה סכום, כמה לא נסגרו, אחוז הסגירה, ולכל שלב — כמה הגיעו אליו וכמה ימים בממוצע הזדמנות נשארת בו.

שינוי השלבים: בתפריט ⋮ שבראש העמוד ← הגדרות הזדמנויות. שם עורכים את שלבי מסע הלקוח (שם, הסתברות, סדר, ואם השלב פתוח, סגור בהצלחה או סגור בלי הצלחה), מוסיפים שלב חדש או מסע לקוח חדש, קובעים אם חובה לבחור סיבת הפסד כשהזדמנות לא נסגרת, וממלאים את הרשימות של סוגי ההזדמנויות, המקורות וסיבות ההפסד.

שלב 7: ההזדמנות בכרטיס הלקוח

בכרטיס הלקוח, בכרטיס העבודה שבראש העמוד (עבודה, או פתוח עכשיו כשיש גם משימות), מופיעה השורה "הזדמנות פתוחה אחת" (או כמה פתוחות) עם הסכום. הכפתור הזדמנות חדשה שבאותו כרטיס פותח את החלון הקצר, כשהלקוח כבר בחור.

הזדמנויות מופיעות גם בחיפוש המרכזי (Ctrl+K) ובפרויקט שנפתח מהן.

שאלות נפוצות

מה ההבדל בין לוח הלידים למסע הלקוח? לוח הלידים מסדר אנשים לפי שלב הליד שלהם, ונגמר כשהליד הופך ללקוח. מסע הלקוח מסדר עסקאות, ולכל לקוח — גם ותיק — יכולות להיות כמה במקביל.

כיביתי את ההזדמנויות. הן נמחקו? לא. הכיבוי מסתיר את השורות מהתפריט. הדלקה מחדש מחזירה את כל ההזדמנויות כפי שהיו.

איך מחושב "צפי לפי הסתברות"? הסכום של כל הזדמנות פתוחה כפול אחוז ההסתברות של השלב שלה, ואז הכול יחד. את האחוזים קובעים בהגדרות ההזדמנויות.

אפשר כמה מסעות לקוח? כן. בהגדרות ההזדמנויות לוחצים מסע לקוח חדש. מסע אחד מסומן כברירת מחדל, וכשיש יותר מאחד אפשר לעבור ביניהם בעמוד ההזדמנויות.

מי רואה את ההזדמנויות? חברי צוות עם הרשאה לכסף. מי שההרשאה שלו לא כוללת כסף לא רואה את העמוד ואת השורה בתפריט. ראו צוות והרשאות.