זיהוי וטיפול בכפילויות לקוחות
מדריך זה מסביר איך לזהות לקוחות כפולים שנוצרו במערכת ולמזג אותם — תוך שמירה על כל ההיסטוריה (פגישות, חשבוניות, אינטראקציות, משימות).
שימו לב: המונח "לקוח" עשוי להופיע אצלכם כ"תלמיד/ה", "מטופל/ת", "משתתף/ת" וכדומה — לפי סוג העסק שהוגדר במערכת.
איך נוצרות כפילויות?
כפילויות נוצרות בדרך כלל כש:
- ייבוא חוזר מאקסל — אותו לקוח מופיע פעמיים בקובץ הייבוא או בייבוא חדש מעל ייבוא ישן.
- הקלדה ידנית — מי מהצוות הוסיף לקוח קיים בלי לבדוק.
- הרשמה דרך קישור Booking — לקוח קבע תור עם פרטים מעט שונים מהכרטיס הקיים (טלפון אחר, שם בעברית/אנגלית).
תוצאה: היסטוריית הלקוח מתפצלת בין שני כרטיסים — קשה למצוא, קשה לעקוב, קשה לחייב.
מציאת כפילויות
מיזוג כפולות זמין למנהל העסק בלבד.
שלב 1: כניסה לעמוד מיזוג הכפולות
- בתפריט הצד, לחצו על "לקוחות".
- בראש העמוד, לחצו על כפתור שלוש הנקודות (⋮, "פעולות נוספות") ובחרו "מיזוג כפולות".
- ייפתח העמוד "מיזוג רשומות כפולות", שמציג את כל הקבוצות החשודות בכפילות.
שלב 2: הבנת הקבוצות
המערכת מקבצת לקוחות לפי:
- טלפון — אותו מספר, גם אם נכתב פעם עם מקפים ופעם בלעדיהם, או פעם עם 972+ ופעם עם 0.
- אימייל — אותה כתובת, בלי הבדל בין אותיות גדולות לקטנות.
- שם — שם זהה, או שם דומה (יוסי כהן / יוסף כהן) כשלפחות לאחד הכרטיסים אין טלפון או מייל שמבדילים ביניהם.
כל קבוצה מסומנת בסוג ההתאמה ("התאמת טלפון", "התאמת אימייל", "התאמת שם מלאה", "דמיון שם"), ולכל כרטיס בה מוצגים הטלפון, האימייל, מספר האינטראקציות והחשבוניות, תאריך היצירה והסטטוס.
מיזוג כפילויות
שלב 3: סקירה לפני מיזוג
לפני שלוחצים על "מיזוג":
- ודאו שזה באמת אותו לקוח — לפעמים שני אנשים עם אותו שם הם באמת שני אנשים, ולפעמים בני משפחה חולקים טלפון אחד.
- המיזוג חל על כל הכרטיסים בקבוצה. אם רק חלק מהם הם אותו אדם — אל תמזגו את הקבוצה.
שלב 4: אשף המיזוג
לחיצה על "מיזוג" ליד הקבוצה פותחת את "אשף מיזוג רשומות":
- בחירת הרשומה הראשית — הכרטיס שיישאר פעיל. המערכת מסמנת מראש את הכרטיס עם הכי הרבה היסטוריה (אינטראקציות, חשבוניות ופגישות), ואפשר לבחור אחר.
- פתרון התנגשויות — כשבשדה מסוים יש ערכים שונים בין הכרטיסים (למשל שני טלפונים או שני מיילים שונים), בוחרים איזה ערך יישאר ברשומה הראשית. בהערות אפשר לבחור "שילוב כל ההערות (עם תיוג מקור)". שדות שאינם מוצגים לבחירה — למשל הסטטוס — נשארים כפי שהם ברשומה הראשית.
- אישור וביצוע — לחצו "ביצוע מיזוג" ואשרו.
מה קורה במיזוג:
- כל האינטראקציות, החשבוניות, הפגישות, התגיות והשדות המותאמים של שאר הכרטיסים עוברים לרשומה הראשית.
- שאר הכרטיסים מועברים לארכיון ומסומנים כממוזגים.
- המיזוג מתבצע בפעולה אחת: או שהכול מצליח, או ששום דבר לא משתנה.
ביטול מיזוג
טעיתם? אפשר לבטל מיזוג עד 30 ימים אחרי הביצוע.
- בעמוד מיזוג הכפולות, פתחו את "היסטוריית מיזוגים".
- אתרו את המיזוג שרוצים לבטל — בעמודת הסטטוס מופיע "ניתן לביטול" ועד איזה תאריך.
- לחצו על "ביטול מיזוג" ואשרו.
הכרטיס שמוזג חוזר להופיע ברשימה, עם ההיסטוריה שהייתה שלו לפני המיזוג. מידע שנוסף לרשומה הראשית אחרי המיזוג נשאר בה, וגם הערכים שבחרתם עבורה בשלב "פתרון התנגשויות" לא משתנים — אם צריך, ערכו אותם ידנית.
אחרי 30 ימים — המיזוג הופך לקבוע ולא ניתן לבטל אותו.
שאלות נפוצות
המערכת מציגה קבוצה, אבל אלה באמת שני אנשים שונים. איך מסמנים "זו לא כפילות"? אין סימון כזה. פשוט אל תמזגו את הקבוצה — שום דבר לא משתנה בכרטיסים, והקבוצה תמשיך להופיע ברשימת החשודות.
מה קורה לסטטוס כשלשני הכרטיסים סטטוס שונה? נשאר הסטטוס של הרשומה הראשית. אם צריך — שנו אותו בכרטיס אחרי המיזוג.
טיפים
- בדקו כפילויות אחרי כל ייבוא גדול מאקסל — זו דרך מצוינת לתפוס שגיאות ייבוא.
- לפני סוף שנת המס — בדקו שאין כפילויות, כדי שהדוחות לא יפוצלו בין שני כרטיסים של אותו לקוח.
- כשקישור ה-Booking פתוח לקהל — לקוחות שקובעים תורים בעצמם יוצרים לפעמים כרטיסים חדשים. שווה לבדוק כפילויות פעם בחודש.
מניעת כפילויות בעת הוספת לקוח
כשמוסיפים לקוח עם טלפון, מייל או שם דומים לכרטיס קיים, המערכת מתריעה — היא לא חוסמת. כבר בזמן ההקלדה מופיעה ההודעה "נמצא לקוח דומה!", ובלחיצה על השמירה נפתח חלון "נמצאו רשומות דומות" עם הכרטיסים הקיימים. לחיצה על כרטיס פותחת אותו בלשונית חדשה; אם זה לקוח אחר, לחצו "יצירה בכל זאת".
