איש קשר שמקבל מסמכים, ומשלם שאינו הלקוח
לפעמים מי שמשלם אינו הלקוח עצמו: הורה שמשלם על ילד, חברה שמשלמת על עובד, או מנהלת חשבונות שצריכה לקבל כל חשבונית. בבייס אפשר להפיק מסמך על שם משלם אחר — והמסמך עדיין שייך ללקוח: הוא מופיע בכרטיס שלו, בחוב שלו ובסינון לפי לקוח. ואפשר לסמן איש קשר שמקבל במייל כל מסמך שנשלח ללקוח.
שימו לב: מספר הזהות והכתובת שמודפסים על מסמך כזה הם של המשלם, לא של הלקוח. על המסמך נוספת השורה "עבור:" עם שם הלקוח.
איש קשר שמקבל את המסמכים
שלב 1: מסמנים "מקבל/ת מסמכים"
בכרטיס הלקוח לוחצים הוספת איש קשר (או עריכה ליד איש קשר קיים). ממלאים שם, תפקיד, טלפון או אימייל, ומסמנים מקבל/ת את המסמכים של הלקוח במייל. לוחצים שמירה.
מעכשיו, כל חשבונית וקבלה שנשלחת ללקוח במייל נשלחת גם לכתובת של איש הקשר — גם מסמכים שיוצאים אוטומטית, כמו חשבונית חוזרת. ברשימת אנשי הקשר בכרטיס מופיע לידו התג מקבל/ת מסמכים.
משלם קבוע
שלב 2: מגדירים משלם קבוע בכרטיס הלקוח
כשאותו משלם משלם תמיד — פותחים את הלקוח לעריכה, לוחצים חשבוניות על שם משלם אחר, וממלאים שם המשלם, ת״ז / ח.פ של המשלם וכתובת המשלם. לוחצים שמירת שינויים.
כל מסמך חדש ללקוח — גם אוטומטי, כמו חשבונית חוזרת או חיוב פגישה — יופק על שם המשלם. בכרטיס הלקוח מופיע משלם קבוע לחשבוניות. כדי להסיר אותו, מוחקים את הפרטים בעריכת הלקוח.
משלם אחר למסמך אחד
שלב 3: בודקים על שם מי יופק המסמך
בטופס יצירת המסמך, אחרי שבוחרים לקוח, מופיעה השורה יופק על שם: — השם ומספר הזהות שיודפסו. אם הוגדר משלם קבוע, הוא זה שמופיע כאן.
שלב 4: מזינים משלם אחר
לוחצים משלם אחר וממלאים את שם המשלם (חובה), מספר הזהות והכתובת שלו. אם המשלם הזה ישלם גם בפעם הבאה, מסמנים לשמור כמשלם הקבוע של הלקוח — גם המסמכים הבאים יופקו על שמו. על שם הלקוח עצמו מחזיר את המסמך לשם הלקוח.
מספר זהות שנראה שגוי (ספרת ביקורת) מסומן מיד באזהרה — בחשבונית מס, רשות המסים לא תיתן לו מספר הקצאה.
שאלות נפוצות
קבלה על חשבונית שהופקה למשלם אחר — על שם מי היא? על שם אותו משלם. קבלה שמופקת על חשבונית, וחשבונית זיכוי על מסמך קיים, יורשות את המשלם של המסמך המקורי, והוא מוצג בטופס לקריאה בלבד.
איפה רואים על שם מי הופק כל מסמך? ברשימת המסמכים בכרטיס הלקוח מופיע על שם: ושם המשלם ליד כל מסמך שהופק למשלם אחר. ברשימת ההכנסות מופיע שם המשלם, ומתחתיו עבור: ושם הלקוח.
המייל עם המסמך נשלח למשלם? המייל נשלח לכתובת של הלקוח, ובנוסף לכל איש קשר שסומן מקבל/ת מסמכים. כדי שהמשלם יקבל את המסמכים — מוסיפים אותו כאיש קשר ומסמנים אותו.
