סיכום ללקוח אחרי פגישה: כתיבה, שליחה בוואטסאפ או במייל, והאזור האישי

אחרי שיעור, טיפול או פגישה, הרבה פעמים רוצים להשאיר ללקוח/ה כמה שורות: מה עשינו, מה לתרגל בבית, ומה בפעם הבאה. בעמוד הפגישה יש לזה מקום משלו — "סיכום ללקוח" — נפרד מהתיאור, שנשאר אצלכם. את הסיכום שולחים בוואטסאפ או במייל, והוא מופיע גם באזור האישי של הלקוח/ה, יחד עם כל הסיכומים הקודמים והמועדים הקרובים.

שימו לב: המילים "פגישה" ו"לקוח" משתנות לפי סוג העסק (שיעור, תור, תלמיד/ה) — המסכים זהים. בקליניקה ובמרכז טיפולי האפשרות לא קיימת: סיכום טיפול אינו יוצא אל המטופל/ת.

ההבדל בין התיאור לסיכום

כתיבת הסיכום

שלב 1: פותחים את הפגישה

בעמוד הפגישה, מתחת ל"תיאור", מופיעה השורה "סיכום ללקוח:" (המילה משתנה לפי סוג העסק — למשל "סיכום לתלמיד:"). לוחצים "כתיבת סיכום" — או "עריכת הסיכום", אם כבר נכתב.

השורה מופיעה בפגישה שיש בה לקוח/ה, ולמי שמורשה לערוך את הפגישה.

שלב 2: כותבים ושומרים

בחלון שנפתח כותבים את הסיכום — עד 5,000 תווים. מעל התיבה כתוב "נראה ללקוח באזור האישי ובהודעה שנשלחת", כדי שיהיה ברור שזה טקסט שהלקוח/ה יקרא/תקרא. הכפתורים מתחת לתיבה מאפשרים להכתיב בקול או להעלות הקלטה ולקבל אותה כטקסט. לסיום לוחצים "שמירה".

שמירת הסיכום לא שולחת אותו — רק שומרת אותו בפגישה ובאזור האישי.

שליחת הסיכום

שלב 3: שולחים בוואטסאפ או במייל

אחרי שהסיכום נשמר, מופיעים לידו שני כפתורים:

• "שליחה בוואטסאפ" — נפתח חלון עם הודעה מוכנה: פנייה בשם, התאריך של הפגישה, הסיכום, וקישור לאזור האישי. אפשר לערוך את ההודעה, ו"פתיחה בוואטסאפ" פותח שיחה עם הלקוח/ה כשהיא כבר כתובה. השליחה עצמה — מהוואטסאפ שלכם. אם אין בכרטיס מספר נייד, וואטסאפ ייפתח ותבחרו למי לשלוח.
• "שליחה במייל" — מופיע רק כשיש בכרטיס כתובת מייל. אחרי אישור, נשלח מייל עם הסיכום והקישור לאזור האישי, עם הלוגו של העסק.

ההודעה והמייל יוצאים בשפה של הלקוח/ה (לפי השפה שבכרטיס).

האזור האישי של הלקוח/ה

שלב 4: מה הלקוח/ה רואה

הקישור שבהודעה פותח את האזור האישי — עמוד אישי שלא דורש התחברות. בחלק "התורים שלי" (או "הפגישות שלי", "השיעורים שלי" — לפי סוג העסק):

• "בקרוב" — המועדים הקרובים.
• "סיכומים" — כל פגישה שנכתב לה סיכום, מהחדשה לישנה. שלושה מוצגים, והשאר נפתחים ב"עוד … סיכומים".
• שורה קטנה שאומרת כמה מועדים קודמים עדיין בלי סיכום.

פגישות שבוטלו, שהלקוח/ה לא הגיע/ה אליהן, או שממתינות לאישור — לא מוצגות.

בעסק עם חוגים, באותו אזור אישי מופיעים גם התשלומים והנוכחות — ראו האזור האישי של התלמיד. ללקוח/ה שיש לו/ה רק פגישות, כרטיס התשלומים לא מוצג.

שאלות נפוצות

כתבתי סיכום. הלקוח/ה קיבל/ה אותו? לא אוטומטית. השמירה רק שומרת. שולחים בכפתור "שליחה בוואטסאפ" או "שליחה במייל" — או שולחים ללקוח/ה את הקישור לאזור האישי, ושם הסיכום כבר מופיע.

תיקנתי סיכום אחרי ששלחתי. מה הלקוח/ה רואה? באזור האישי — את הגרסה המעודכנת. הודעה או מייל שכבר נשלחו לא משתנים.

התיאור של הפגישה מופיע ללקוח/ה? לא. התיאור נשאר אצלכם. רק הטקסט שבשורה "סיכום ללקוח" יוצא ללקוח/ה.

למה אין לי את השורה הזו? היא לא קיימת בקליניקה ובמרכז טיפולי, ולא מופיעה בפגישה בלי לקוח/ה.