הקישור האישי לתור: אישור הגעה, "לא אגיע" ובקשה להחלפת מועד

לכל תור יש קישור אישי ללקוח/ה. מי שפותח/ת אותו רואה את פרטי התור ויכול/ה לאשר הגעה, להודיע "לא אגיע" עם סיבה, ובעסק שמאפשר זאת — לבקש להעביר את התור למועד פנוי אחר. המדריך מסביר איך הקישור מגיע ללקוח/ה, מה רואים בו, ומה עושים בעמוד התור כשמגיעה בקשה.

שימו לב: השם "תור" משתנה לפי סוג העסק (פגישה, טיפול, שיעור) — המסכים זהים. הבקשה להחלפת מועד, וההמתנה לאישור לפני ביטול, כבויות כברירת מחדל ונדלקות בהגדרות (שלב 2). אישור הגעה ו"לא אגיע" זמינים תמיד.

איך הקישור מגיע ללקוח/ה

• בתזכורת לפני התור — במייל התזכורת יש כפתור "אישור הגעה", ומתחתיו הקישורים "לא אגיע — ביטול התור" ו"בקשה להחלפת מועד" (השני רק כשהאפשרות דלוקה). להפעלת התזכורות ראו תזכורות אוטומטיות לפגישות.
• מעמוד התור, ביד — ראו שלב 1.
• בשיתוף בוואטסאפ מעמוד התור — כשהבקשה להחלפת מועד דלוקה, ההודעה המוכנה כוללת את הקישור עם השורה "לאישור הגעה או לבקשה להחלפת מועד".

שלב 1: מעתיקים את הקישור מעמוד התור

בעמוד התור, בתפריט ⋮, לוחצים "העתקת הקישור האישי לתור". מתחת לשם כתוב מה הלקוח/ה יוכל/תוכל לעשות בו — "אישור הגעה או ביטול", או "אישור הגעה, ביטול או בקשה להחלפת מועד". את הקישור מדביקים בכל הודעה — וואטסאפ, SMS או מייל.

הפריט מופיע בתור שיש בו לקוח/ה ושלא בוטל. הקישור עובד עד סוף היום שאחרי התור, ולא דורש התחברות.

שני המתגים בהגדרות

שלב 2: מחליטים מה הלקוחות יכולים לעשות

בהגדרות ← פגישות ותורים ← "זמינות לפגישות", מתחת למגבלות ההזמנה:

• "לקוחות יכולים לבקש להחליף מועד של תור" — כבוי כברירת מחדל. כשהוא דלוק, בקישור האישי מופיע הכפתור "בקשה להחלפת מועד".
• "ביטול תור מהקישור האישי ממתין לאישור" — כבוי כברירת מחדל. כבוי: "לא אגיע" מבטל את התור מיד, והשעה מתפנה ביומן. דלוק: הלקוח/ה שולח/ת בקשת ביטול עם הסיבה, והתור נשאר ביומן עד שמאשרים או דוחים אותה.

לסיום לוחצים "שמירת הגדרות זמינות".

מה הלקוח/ה רואה

הקישור פותח עמוד קצר בשפה של הלקוח/ה: אצל מי התור ומתי, הכפתור "מאשר/ת הגעה", ומתחתיו "בקשה להחלפת מועד" (כשהאפשרות דלוקה) ו"לא אגיע". בתחתית — הטלפון של העסק.

אישור הגעה — לחיצה אחת, והתור מסומן "הגעה אושרה" בעמוד התור וביומן. הפירוט במדריך יומן צוות: עמודה לכל עובד, אישור תורים ואישור הגעה.

"לא אגיע" — נפתחת שאלה "מה הסיבה?". הסיבה חובה. אחר כך:

• כשהביטול לא ממתין לאישור — הכפתור הוא "ביטול התור": התור מבוטל מיד, השעה מתפנה, והלקוח/ה רואה "התור בוטל".
• כשהביטול ממתין לאישור — הכפתור הוא "שליחת בקשת ביטול": התור נשאר ביומן, והלקוח/ה רואה "בקשת הביטול ממתינה לאישור", עם הכפתור "אגיע בכל זאת — ביטול הבקשה".

אפשר להודיע "לא אגיע" רק עד שהתור מתחיל. גם מי שכבר אישר/ה הגעה יכול/ה לחזור בו/ה — שם הכפתור נקרא "בסוף לא אוכל להגיע".

"בקשה להחלפת מועד" — נפתחת בחירה: הימים הקרובים שיש בהם מקום, ו"יום אחר" לתאריך רחוק יותר. אחרי בחירת יום מוצגות "שעות פנויות", ואפשר להוסיף "הערה (לא חובה)". לוחצים "שליחת הבקשה" — והתור לא זז עד שהעסק מאשר.

אילו שעות מוצעות: אותן שעות שקישור קביעת התור מציע — לפי שעות הפעילות, ובעסק עם צוות לפי השעות, ההפסקות והחסימות של איש הצוות. בתור עם כמה שירותים מוצע רק מועד שכל השירותים פנויים בו, כל אחד אצל איש הצוות שלו. התור עצמו לא חוסם את השעות שלו.

עוד כמה כללים: לכל תור יש בקשה אחת שממתינה — בקשה חדשה מחליפה את הקודמת, והלקוח/ה יכול/ה ללחוץ "ביטול הבקשה". בקשה שהמועד שלה (או מועד התור המקורי) כבר עבר פגה מעצמה. אפשר לשלוח עד 5 בקשות ביום לאותו תור. בתור שעדיין ממתין לאישור העסק (תורים מרחוק שממתינים לאישור) אין בקשה להחלפת מועד.

מה העסק רואה, ומה עושים

התראה: על כל בקשה, וכל ביטול מהקישור, מגיעה התראה בפעמון ומייל לבעלי העסק. הסיבה או ההערה שהלקוח/ה כתב/ה מופיעות במייל ובעמוד התור — לא בפעמון, כי התראות לטלפון מוצגות גם במסך נעול.

שלב 3: מאשרים או דוחים בקשה להחלפת מועד

בעמוד התור מופיעה ההתראה "הלקוח/ה ביקש/ה להעביר את התור ל-…" עם התאריך והשעה, וההערה אם נכתבה.

• "אישור המועד החדש" — התור עובר למועד שהתבקש. בתור עם כמה שירותים, כל השירותים זזים באותו הפרש זמן. התזכורת והסנכרון ליומן Google מתעדכנים, והלקוח/ה מקבל/ת מייל שהמועד החדש אושר. אם המועד נתפס בינתיים, תופיע ההודעה "המועד שהתבקש כבר תפוס" — אפשר לדחות, או לקבוע מועד אחר בעריכת התור.
• "דחייה" — התור נשאר במועד שלו, והלקוח/ה מקבל/ת מייל שהבקשה לא אושרה.

התשובה האחרונה מוצגת גם בקישור האישי, במשך שבוע.

שלב 4: מאשרים או דוחים בקשת ביטול

כשהביטול ממתין לאישור, בעמוד התור מופיעה ההתראה "הלקוח/ה ביקש/ה לבטל את התור" עם הזמן והסיבה.

• "אישור הביטול" — התור מבוטל (כל השירותים שלו), והלקוח/ה מקבל/ת מייל שהביטול אושר.
• "דחייה" — התור נשאר במועד שלו, והלקוח/ה מקבל/ת מייל שהבקשה לא אושרה.

בקשת ביטול שממתינה עוצרת גם בקשה להחלפת מועד של אותו תור.

שלב 5: רואים מי ביטל/ה ולמה

תור שהלקוח/ה ביטל/ה מהקישור מסומן "בוטלה", ובעמוד שלו מופיע "בוטל על ידי הלקוח/ה מהקישור האישי לתור", עם הזמן והסיבה שנכתבה.

תור שבוטל כך נשאר ברשימת התורים של הלקוח/ה בכרטיס. אפשר להסיר אותו משם בכפתור המחיקה — ראו שינוי וביטול פגישה.

שאלות נפוצות

הלקוח/ה ביקש/ה מועד אחר, אבל התור לא זז ביומן. למה? בקשה להחלפת מועד לא מזיזה את התור עד שמאשרים אותה בעמוד התור. עד אז התור במקומו, והשעה שהתבקשה לא נתפסת.

אפשר שלקוחות יבטלו רק דרכי? כן. מדליקים את "ביטול תור מהקישור האישי ממתין לאישור" — "לא אגיע" יהפוך לבקשה, והתור יישאר עד שתאשרו או תדחו.

הלקוח/ה לא רואה את הכפתור "בקשה להחלפת מועד". בדקו שהמתג "לקוחות יכולים לבקש להחליף מועד של תור" דלוק ונשמר, שהתור עוד לא התחיל, ושאין בו בקשת ביטול שממתינה.

התור הוזז ליום אחר. הקישור שכבר נשלח עדיין עובד? הקישור מציג תמיד את התור כפי שהוא עכשיו, אבל תוקפו נקבע לפי התאריך שהיה לתור כשהקישור נוצר — עד סוף היום שאחריו. אחרי שהתור עבר ליום מאוחר יותר, כדאי לשלוח קישור חדש מתפריט ⋮ בעמוד התור.

הלקוח/ה מקבל/ת מייל כשהתור מבוטל מיד? לא — העמוד עצמו מאשר "התור בוטל". מייל ללקוח/ה נשלח על תשובה לבקשה (אישור או דחייה), בשפה של הלקוח/ה, אם יש בכרטיס כתובת מייל.