סידור עבודה: משמרות, צוות ומשאבים בלוח אחד

״סידור עבודה״ הוא כלי לתכנון העבודה השוטפת — מי עובד, מתי, איפה ועם אילו משאבים. עובדים, רכבים, ציוד, חדרים ומכונות מופיעים בלוח אחד, משבצת ריקה מסומנת כחסרה עד שממלאים אותה, וכל עובד/ת מקבל/ת קישור אישי למשמרות שלו/ה — בלי צורך בחשבון במערכת.

שימו לב: סידור עבודה הוא תוספת שמדליקים: כל עוד לא הודלק, הוא לא מופיע בתפריט. הוא זמין לכל סוגי העסקים. השם של העבודה נקבע לפי העסק — ״משמרת״, ״עבודה״, ״הובלה״, ״ביקור״, ״התקנה״, ״אירוע״, ״נסיעה״ או מילה משלכם — ומופיע בכל הכפתורים והכותרות. במדריך נכתב ״עבודה״.

הפעלה

שלב 1: מדליקים את סידור העבודה

בהגדרות פותחים ״הצגת פריטים במערכת״ (בכרטיס ״מראה ועיצוב״), ובחלק ״תפריט ניווט״ מדליקים את המתג ״סידור עבודה״. השמירה אוטומטית, והקישור ״פתיחה״ שליד המתג מוביל ישר לכלי. כיבוי מסיר את הכלי מהתפריט; שום נתון לא נמחק, ואפשר להדליק בחזרה בכל רגע.

פתיחת הצגת פריטים במערכת

בכניסה הראשונה המערכת שואלת שתי שאלות קצרות: ״מה משבצים?״ (עובדים — תמיד; ואפשר גם רכבים, ציוד, מקומות ומכונות) ו״איך קוראים לזה אצלכם?״. בהמשך אפשר לשנות את שתי התשובות מהלשונית ״הגדרות״ של הכלי — שינוי לא מוחק שום עבודה קיימת. שם אפשר גם להגדיר ימי ושעות פעילות, ולהדליק התראה כשעבודה נופלת מחוץ להם. זו התראה, לא חסימה.

בראש כל מסך של הכלי יש רצועה עם ארבע לשוניות: ״הלוח״, ״צוות ומשאבים״, ״תבניות״ ו״הגדרות״. בתפריט הצד הכלי מופיע תחת ״סידור עבודה״.

הכנה

שלב 2: מוסיפים את הצוות והמשאבים

בלשונית ״צוות ומשאבים״ לוחצים ״הוספה״ ומקלידים שם. אפשר להוסיף טלפון (לשליחת הסידור בוואטסאפ), אימייל, קיבולת (כמה עבודות במקביל) וזמן בין עבודות (דקות נסיעה או הכנה). לכל סוג — עובדים, רכבים וכו׳ — יש לשונית משלו.

לאנשים ולמשאבים אין צורך בחשבון במערכת. בכל שורה יש כפתורים לעריכה, להשבתה, לסימון ימים לא זמינים, ולקישור האישי למשמרות (ראו שלב 7).

שלב 3: יוצרים תבניות (לא חובה)

תבנית שומרת הרכב קבוע — למשל משמרת ערב עם אחמ״ש, ארבעה מלצרים וברמן — כדי לא להרכיב אותו כל פעם מחדש. בלשונית ״תבניות״ לוחצים ״תבנית חדשה״, נותנים שם, שעות, ובחלק ״מה נדרש״ מוסיפים את התפקידים והכמויות. הכפתור ״שימוש״ פותח עבודה חדשה מהתבנית.

שיבוץ

שלב 4: מוסיפים עבודה

בלוח לוחצים על כפתור ההוספה (למשל ״הוספת משמרת״), או על ה-+ ביום מסוים. בחלון:

• ״התחלה מתבנית״ בראש החלון ממלא שם, שעות ומשבצות מתבנית קיימת.
• ״מה צריך לעשות״, תאריך, משעה ועד שעה — שעת סיום מוקדמת משעת ההתחלה פירושה שהעבודה נמשכת אל תוך הלילה (למשל 22:00 עד 06:00).
• ״איפה״ — כתובת, סניף או אתר.
• ״מי ועם מה״ — מוסיפים משבצות (+ עובד, + רכב וכו׳) ובוחרים מי ממלא כל אחת. משבצת ריקה נשארת מסומנת כחסרה בלוח, עד שממלאים אותה. הכפתור ״מי פנוי״ מראה מי פנוי באותו זמן.
• תחת ״עוד״: שיוך ללקוח והערות.

לוחצים ״שמירה״.

שלב 5: קוראים את הלוח

הלוח מוצג ביום או בשבוע, ובשדה ״תצוגה״ אפשר לסדר אותו לפי זמן או לפי עובדים (או לפי כל סוג משאב אחר). בכל עבודה רואים שעות, מקום ומי משובץ. משבצת ריקה מופיעה ככפתור ״בחירת…״ — לחיצה עליה פותחת את הבחירה.

הרצועה הצהובה מעל הלוח מסכמת מה דורש תשומת לב: משבצות שעדיין לא מאוישות, חפיפות (מישהו ששובץ פעמיים באותו זמן) ועבודות מחוץ לשעות הפעילות. חפיפה היא אזהרה ולא חסימה — השמירה מתבצעת.

שלב 6: שיבוץ אוטומטי

הכפתור ״שיבוץ אוטומטי״ מציע מי ימלא כל משבצת ריקה בטווח שבתצוגה. ההצעה שומרת על הוגנות (מי שעובד פחות מקבל קודם), לא משבצת את אותו אדם פעמיים באותו זמן או ביום שסומן אצלו כלא זמין, ומסבירה כל בחירה. אפשר להחליף כל שם או להוריד סימון — שום דבר לא נשמר עד שלוחצים ״שיבוץ״.

הסימון ״להתחשב בשעות הפעילות״ משאיר ריקות עבודות שנופלות מחוץ לשעות שהוגדרו; הן מופיעות למטה תחת ״נשארו ריקות״, עם הסיבה.

פרסום ושליחה לצוות

שלב 7: מפרסמים ושולחים את הקישורים

עבודה חדשה נשמרת כטיוטה. כשהסידור מוכן, לוחצים ״פרסום״ — כל הטיוטות בטווח שבתצוגה מתפרסמות. ליד הכפתור מופיע כמה טיוטות ממתינות. הכפתור שלידו משכפל את היום או את השבוע.

איך הסידור מגיע לאנשים:

• קישור אישי למשמרות — בלשונית ״צוות ומשאבים״, כפתור הקישור בשורה של כל עובד/ת. הקישור מציג לו/ה את המשמרות המפורסמות שלו/ה בלבד, בלי התחברות, ואפשר לשלוח אותו בוואטסאפ. באותו כפתור אפשר לכבות את הקישור.
• שיתוף עבודה אחת — כפתור השיתוף שבכרטיס העבודה בלוח. הקישור מראה מתי, איפה ומי מגיע — בלי הערות פנימיות, לקוח או טלפונים. מתאים לשליחה ללקוח או לקבוצת וואטסאפ.

שאלות נפוצות

העובדים צריכים חשבון בבייס? לא. מוסיפים אותם ב״צוות ומשאבים״, ושולחים להם את הקישור האישי. חשבון במערכת צריך רק מי שמנהל את הסידור.

עובד/ת רואה משמרת שעוד לא פרסמתי? לא. הקישור האישי מציג רק משמרות מפורסמות. טיוטה נשארת אצל המנהל/ת עד הפרסום.

משמרת לילה שייכת לאיזה יום? ליום שבו היא מתחילה — משמרת של 22:00 עד 06:00 מופיעה ביום הראשון.

עובד/ת עזב/ה. מה עושים? משביתים אותו/ה בשורה שלו/ה ב״צוות ומשאבים״. ההיסטוריה נשמרת, והשם עובר לרשימת ״לא פעילים״ — ומשם אפשר להחזיר בכל רגע.