תמלול קולי בפגישות

בייס מציעה שני כלים שהופכים דיבור לטקסט, והם שונים זה מזה — באורך, במקום שבו האודיו מעובד ובהסכמה הנדרשת:

הפירוט המלא של מי מעבד את המידע נמצא במדיניות הפרטיות.

שימו לב: המונח "פגישה" עשוי להופיע אצלכם כ"שיעור", "טיפול", "אימון" וכדומה — לפי סוג העסק.

מידע רפואי ורגיש: מה שמוקלט ומתומלל נשמר בכרטיס הלקוח/ה. אל תכתיבו ואל תקליטו מידע רגיש שאין בו צורך, ובקליניקה בדקו שהשימוש מתאים לחובות הסודיות ולהסכמת המטופל/ת. בהכתבה, האודיו נשלח לעיבוד אצל ספק חיצוני — שקלו זאת לפני הכתבה של פרטים רפואיים.

תמלול קולי (הכתבה)

מכתיבים סיכום של כמה משפטים אחרי הפגישה, והמערכת כותבת אותו בשדה התיאור.

הפעלה

הכתבה שולחת את הקול לעיבוד אצל שירות בינה מלאכותית, ולכן היא פועלת רק כשהעסק מתיר זאת: הגדרות ← גיבוי וייצוא נתונים ← "בינה מלאכותית ונתוני לקוחות", המתג "לאפשר שליחת נתוני לקוחות לבינה מלאכותית (סיכום AI ותמלול קולי)".

• בקליניקה המתג כבוי עד שמנהל העסק מדליק אותו.
• בשאר העסקים הוא דלוק כברירת מחדל.
• כשהמתג כבוי, כפתורי ההכתבה לא מוצגים ושום הקלטה לא נשלחת.

איך מכתיבים

1. פתחו את הפגישה (מעמוד הפגישות או מלוח השנה).
2. ליד "תיאור:" לחצו "הוספת תיאור" (או "עריכת תיאור").
3. ליד שדה הטקסט, לחצו על כפתור המיקרופון ("תמלול קולי").
4. בפעם הראשונה הדפדפן יבקש הרשאה למיקרופון — אשרו.
5. דברו. הכפתור הופך לכפתור עצירה עם שעון, ומתחת מופיע "מקליט… ניתן לדבר".
6. לחצו שוב על הכפתור ("עצירת הקלטה"). אחרי "מתמלל…" הטקסט נכנס לשדה, במקום שבו עמד הסמן — הוא לא מוחק טקסט שכבר כתוב שם.
7. קראו את הטקסט ותקנו אם צריך — התמלול עלול לטעות בשמות פרטיים, במונחים מקצועיים ובמילים נדירות.
8. לחצו "שמירה". עד השמירה, הטקסט לא נשמר.

כפתור המיקרופון מופיע גם ליד שדה התיאור בטופס הוספת פגישה ועריכתה, וגם בעריכת תיאור פגישה מתוך כרטיס הלקוח/ה.

העלאת קובץ אודיו

ליד כפתור המיקרופון יש כפתור "העלאת קובץ אודיו לתמלול". אפשר להקליט במקליט של הטלפון ולהעלות את הקובץ (MP3, M4A או WAV, עד 5 דקות).

מגבלות

• עד 5 דקות להקלטה. בהגעה ל-5 דקות ההקלטה נעצרת ומתומללת.
• מכסה יומית של דקות תמלול לעסק. כשהיא מתקרבת לסיום, מוצגת הודעה עם הדקות שנותרו.
• ההקלטה עצמה לא נשמרת במערכת — רק הטקסט שנכנס לשדה.

הקלטת פגישה

מקליטים את הפגישה כולה, ומקבלים תמלול שמחובר לפגישה.

איך מקליטים

1. פתחו את עמוד הפגישה.
2. בתפריט ⋯ לחצו "הקלטת הפגישה + תמלול".
3. סמנו "המשתתפים בפגישה יודעים שהיא מוקלטת והסכימו לכך." — בלי הסימון אי אפשר להתחיל.
4. לחצו "התחלת הקלטה", ואשרו גישה למיקרופון אם הדפדפן מבקש.
5. השאירו את המסך דולק והעמוד פתוח עד סוף ההקלטה. יציאה מהעמוד עוצרת אותה.
6. בסיום לחצו "עצירה וסיום".

ההקלטה נעצרת לבד אחרי 90 דקות. "ביטול" באמצע ההקלטה מוחק את כל מה שהוקלט.

אחרי ההקלטה

• התמלול מוכן בדרך כלל תוך כמה דקות, ותקבלו התראה "תמלול הפגישה מוכן".
• הוא מופיע בעמוד הפגישה, בכרטיס "תמלול הפגישה", עם הכפתורים "העתקה", "הוספה לתיאור" ו"מחיקה".
• "הוספה לתיאור" מוסיפה את התמלול אחרי התיאור הקיים ופותחת אותו לעריכה — לחצו "שמירה" כדי לשמור.
• האודיו נמחק מיד אחרי התמלול. התמלול נשמר מוצפן.
• אם מחשב התמלול לא זמין, ההקלטה ממתינה לו. הקלטה שלא תומללה תוך 7 ימים נמחקת.

מי יכול/ה להקליט

כל מי שיש לו/ה גישה מלאה לפגישה. לחברי צוות בהרשאה מוגבלת (למשל קבלה) האפשרות לא מוצגת.

שימו לב: אחרי "הוספה לתיאור", התמלול הוא חלק מתיאור הפגישה. אם הפעלתם את "סיכום AI של הפגישות" בכרטיס הלקוח/ה, תיאורי הפגישות נשלחים לסיכום אצל שירות בינה מלאכותית חיצוני.

דפדפנים

שני הכלים דורשים גישה למיקרופון בדפדפן עדכני — Chrome, Edge או Safari, במחשב או בטלפון. בדפדפנים אחרים ההקלטה עלולה לא לעבוד. אם ההקלטה לא נפתחת, הקליטו במקליט של הטלפון והעלו את הקובץ בכפתור ההעלאה של ההכתבה.

טיפים להקלטה איכותית

• מקום שקט — רעשי רקע פוגעים בדיוק התמלול.
• דברו בקצב רגיל — לא מהר מדי ולא לאט מדי.
• הגייה ברורה — במיוחד בשמות ובמונחים מקצועיים.
• קראו את התמלול לפני השמירה, ותקנו.

רעיונות לשימוש

• מטפלים — סיכום טיפול אחרי המפגש.
• מאמנים אישיים — הערות על ביצועי המתאמן/ת.
• קוסמטיקאיות — תיעוד טיפול והעדפות הלקוחה.
• יועצים — סיכום פגישה, או הקלטה מלאה של פגישת עבודה (בהסכמת המשתתפים).