פגישה קבועה: יצירה, הזזה של פגישה אחת או של כל הבאות, ועצירה

לקוח/ה שמגיע/ה כל שבוע באותו יום ובאותה שעה? במקום לקבוע כל פגישה מחדש, קובעים פגישה קבועה — והמערכת יוצרת את הפגישות הבאות לבד. כשצריך להזיז, המערכת שואלת אם להזיז רק את הפגישה הזו, או גם את כל הפגישות שאחריה בסדרה.

שימו לב: השם ״פגישה״ משתנה לפי סוג העסק (תור, טיפול, שיעור ועוד) — המסכים זהים. פגישה קבועה זמינה בכל סוגי העסקים, חוץ מעסקי הפקת אירועים (שבהם כל אירוע עומד בפני עצמו).

יצירת פגישה קבועה

שלב 1: בוחרים ״חזרה״ בטופס הפגישה

קובעים פגישה כרגיל (איך — בתזמון פגישה), ובשדה ״חזרה״ בוחרים:

• כל שבוע
• כל שבועיים
• פעם בחודש (באותו יום בשבוע) — למשל ״יום ראשון השני בכל חודש״.

אפשר לבחור גם ״עד תאריך״ (לא חובה) — בלי תאריך, הסדרה ממשיכה עד שעוצרים אותה. ברירת המחדל היא ״פגישה חד-פעמית״.

הפגישות של הסדרה נוצרות ביומן שבועיים קדימה, ומתעדכנות כל לילה. הפגישה הקבועה צריכה להיות משויכת ללקוח/ה.

שלב 2: רואים את הסדרה בעמוד הפגישה

בעמוד של כל פגישה מהסדרה מופיעה השורה ״פגישה קבועה:״ עם תיאור הסדרה — למשל ״כל שבוע ביום ראשון ב-19:00״ — והכפתור ״עצירת הסדרה״.

הזזה: רק את הפגישה הזו, או את כל הבאות

שלב 3: עונים על השאלה ״מה להזיז?״

כשמשנים את התאריך או השעה של פגישה מסדרה קבועה — בטופס העריכה, או בגרירה ביומן — נפתח החלון ״שינוי מועד של פגישה קבועה״ עם שתי אפשרויות:

• רק את הפגישה הזו (ברירת המחדל) — הפגישה הזו זזה, וכל השאר נשארות במועד הקבוע.
• את הפגישה הזו ואת כל הפגישות הבאות בסדרה — כל הפגישות הבאות זזות באותו אופן, והסדרה עצמה ממשיכה מהמועד החדש. למשל: פגישה של יום ראשון 17:00 שהוזזה ליום שלישי 18:00 — כל הפגישות הבאות עוברות ליום שלישי 18:00.

לוחצים ״שמירה״. ״ביטול״ משאיר את הכול כמו שהיה (בגרירה ביומן — הפגישה חוזרת למקומה).

אילו פגישות זזות עם ״כל הבאות״? רק פגישות שעדיין לא התקיימו, שמסומנות כמתוזמנות, שלא נכתב בהן סיכום ושלא הועברו לארכיון. פגישה שבוטלה, שכבר נכתבו לה הערות או שעברה — נשארת במקומה. בסדרה חודשית, כל פגישה עוברת לאותו יום בשבוע ובאותו מקום בחודש (למשל ״יום שלישי השני בחודש״).

כל פגישה שזזה מתעדכנת כרגיל — כולל התזכורת ללקוח/ה והסנכרון ליומן Google, אם הוא מחובר.

חשוב לדעת:

• השאלה מופיעה רק כשמשנים תאריך או שעה. שינוי של משך הפגישה (גם בגרירת הקצה שלה ביומן) חל על הפגישה הזו בלבד.
• בסדרה שנעצרה המערכת לא שואלת — הפגישה זזה לבד.

עצירת הסדרה

הכפתור ״עצירת הסדרה״ בעמוד הפגישה מפסיק את הסדרה: הפגישות העתידיות שעוד לא התקיימו מבוטלות, והפגישות הקודמות נשמרות. אחרי העצירה מופיע בעמוד ״הסדרה נעצרה״.

שאלות נפוצות

הזזתי פגישה אחת והשאר נשארו במקום. איך מזיזים את כולן? פותחים שוב את אחת הפגישות הבאות, משנים לה את המועד, ובשאלה בוחרים ״את הפגישה הזו ואת כל הפגישות הבאות בסדרה״.

למה הפגישה הבאה לא מופיעה עדיין ביומן? הפגישות נוצרות שבועיים קדימה, וכל לילה מתווספות הבאות בתור. פגישה של עוד חודש תופיע ביומן כשהיא תיכנס לחלון של השבועיים.

מחקתי פגישה מהסדרה — היא תחזור בלילה? לא. המערכת יוצרת רק פגישות חדשות קדימה, ולא ממלאת מחדש מועד שנמחק.

איך מבטלים פגישה אחת בלי לעצור את הסדרה? מבטלים את הפגישה עצמה, כמו כל פגישה — ראו שינוי וביטול פגישה. שאר הסדרה ממשיכה.