כללים אוטומטיים: משימת חזרה לליד, שלב הליד כשנקבעת פגישה, ומשימה כשפגישה מבוטלת

שלושה דברים שחוזרים על עצמם בכל עסק — לחזור לליד שנכנס, לסמן שליד קבע פגישה, ולחזור ללקוח שביטל — יכולים לקרות לבד. המדריך מסביר מה כל כלל עושה, איפה מדליקים אותו ואיך נראית המשימה שהוא פותח.

שימו לב: הכללים כבויים עד שמדליקים אותם, כל כלל בנפרד. הם נמצאים בהגדרות העסק, בעמוד ״פגישות ותורים״, ומי שיכול לשנות את הגדרות העסק יכול להדליק ולכבות אותם.

איפה מדליקים

שלב 1: פותחים את ״כללים אוטומטיים״

לוחצים על גלגל השיניים בתחתית התפריט (״הגדרות״), ובכרטיס ״פגישות ותורים״ בוחרים ״כללים אוטומטיים״. אפשר גם להקליד ״כללים״ או ״אוטומציה״ בחיפוש שבראש מסך ההגדרות.

פתיחת הכללים האוטומטיים

שלב 2: הכרטיס ״כללים אוטומטיים״

העמוד נפתח על הכרטיס ״כללים אוטומטיים״, בתחתית עמוד ״פגישות ותורים״. יש בו שלושה כללים — שני מתגים ובחירה אחת — וכפתור ״שמירה״ אחד לכולם.

שלושת הכללים

שלב 3: ליד חדש ⇐ משימת ״לחזור״

כשהמתג ״ליד חדש נכנס ⇐ משימה ״לחזור״ להיום״ דלוק, כל ליד חדש פותח משימה עם תאריך יעד של היום, בעדיפות גבוהה — כדי שאף פנייה לא תחכה. זה עובד לכל ליד, מכל מקום שהוא הגיע ממנו: טופס באתר, מודעת לידים, כלי אוטומציה, הוספה ידנית או ה-API.

שלב 4: נקבעה פגישה ⇐ הליד עובר לשלב

בשדה ״נקבעה פגישה לליד ⇐ הליד עובר לשלב״ בוחרים שלב מתוך שלבי הליד שלכם. מעכשיו, כשנקבעת פגישה לליד — ביומן, בהזמנה אונליין או מכלי חיצוני — הוא עובר לשלב הזה בלוח הלידים. הלקוח נשאר ליד עד שממירים אותו ללקוח. ברירת המחדל היא ״לא להעביר״.

אין שלב מתאים, כמו ״נקבע תור״? הקישור ״עריכת שלבי הליד״ שמתחת לשדה פותח את רשימת השלבים, ואפשר להוסיף שם שלב חדש ולחזור לבחור אותו.

שלב 5: פגישה בוטלה או ״לא הגיע״ ⇐ משימת ״לחזור״

כשהמתג ״פגישה בוטלה או סומנה ״לא הגיע״ ⇐ משימה ״לחזור״ להיום״ דלוק, כל ביטול של פגישה עתידית, וכל סימון ״לא הגיע/ה״, פותחים משימה לחזור ללקוח — גם כשהלקוח ביטל בעצמו מהקישור שקיבל.

• ביטול של פגישה שתאריכה כבר עבר לא פותח משימה.
• סימון ״לא הגיע/ה״ על פגישה שעברו ממנה יותר משבעה ימים לא פותח משימה.
• עצירה של פגישה קבועה, שמסירה את הפגישות הבאות שלה, לא פותחת משימה על כל אחת מהן.

אחרי הבחירה לוחצים ״שמירה״.

המשימה שנפתחת

שלב 6: איך נראית משימה של כלל

המשימה מופיעה במשימות כמו כל משימה אחרת: הכותרת ״לחזור ל…״ עם שם הלקוח והסיבה (״ליד חדש״, ״התור בוטל״ או ״לא הגיע/ה לתור״), תאריך יעד של היום, עדיפות גבוהה, קישור לכרטיס הלקוח, ובתיאור — ״נוצרה אוטומטית לפי הכללים האוטומטיים בהגדרות.״

• המשימה משויכת לחבר/ת הצוות שהלקוח משויך אליו/ה. לקוח שאינו משויך לאף אחד — המשימה נפתחת בלי אחראי.
• לכל לקוח נפתחת משימה אחת לכל סיבה, עד שמסמנים אותה כבוצעה. ליד שנכנס פעמיים, או סדרת ביטולים של אותו לקוח, לא ממלאים את הרשימה במשימות זהות.
• סוגרים את המשימה כרגיל — ראו סימון משימה כהושלמה.

שאלות נפוצות

למה משימה ולא תאריך מעקב בכרטיס? תאריך מעקב נסגר מעצמו ברגע שנרשמת בכרטיס פעילות באותו יום — וכשליד נכנס, הפנייה שלו כבר נרשמת ככזו. משימה נשארת פתוחה עד שמישהו באמת חזר ללקוח וסימן אותה.

כיביתי כלל. מה קורה למשימות שכבר נפתחו? הן נשארות כפי שהן. כלל כבוי רק מפסיק לפתוח משימות חדשות.

הכללים שולחים הודעה ללקוח? לא. הכללים פועלים בתוך בייס בלבד — משימות ושלבי ליד. הודעות ללקוחות נקבעות בהגדרות התראות.

אפשר לחבר את אותם אירועים למערכת חיצונית? כן. אותם אירועים — ליד חדש, פגישה שנקבעה או בוטלה — נשלחים גם ב-webhooks. ראו API ו-webhooks.