برنامج لمكتب المحاماة — ملفات وأمانات ومواعيد في مكان واحد
كل ملف يضم كل ما يتعلق به: الأطراف والمواعيد والساعات والمستندات والمال. وأموال الأمانة الخاصة بالموكّل تُحفظ في سجل منفصل — لا تختلط بإيرادات المكتب.
ما المشاكل التي تواجه إدارة مكتب محاماة
الأمور التي لا يعرف البرنامج العام كيف ينجزها
أموال أمانة مختلطة بالإيرادات
الرسوم القضائية وأتعاب الخبراء تمر عبر المكتب وتُقيَّد كأنها إيراد — فتشوّه التقارير
مواعيد خلال العطلة القضائية
احتساب موعد يتقاطع مع عطلة الصيف أو عطلة العُرش يجري ذهنيًا أو بحاسبة خارجية
ساعات لم تُفوتر
عمل أُنجز ولم يُسجَّل، أو سُجِّل ولم يصل إلى فاتورة
تضارب المصالح
التحقق ممن سبق أن عمل معه المكتب — وضد من عمل — دون الاعتماد على الذاكرة
كيف يحلّ Base هذه المشكلة
وحدة المحامين مبنية فوق كل ما يحصل عليه أي عمل في النظام — الزبائن والفواتير والتقويم والمستندات
سجل أموال الأمانة — منفصل عن إيرادات المكتب
المال المستلم من الموكّل لرسم قضائي أو أتعاب خبير أو أي دفعة تمر عبر المكتب يُقيَّد في سجل أمانة منفصل، برصيد لكل موكّل ولكل ملف.
- هذه الأموال لا تدخل تقرير ضريبة القيمة المضافة ولا دورة الأعمال ولا تقرير الصيغة الموحدة ولا ربح الملف
- إشعار باستلام أموال أمانة ضمن سلسلة ترقيم مستقلة — مستند داخلي وليس مستندًا ضريبيًا
- قيد السجل لا يُحذف ولا يُعدَّل: التصحيح يُقيَّد بقيد عكسي مقابل
- لا يمكن السحب بما يتجاوز الرصيد الذي يحتفظ به المكتب لذلك الموكّل
ملف واحد بكل ما يتعلق به
يُحفظ لكل ملف: درجة التقاضي والمحكمة ورقم القضية والهيئة والطرف الذي نمثّله ومرحلة الإجراء وموعد التقادم — إلى جانب الأطراف والمستندات والمهام واللقاءات.
- مراحل الملف: فحص أولي، لوائح، جلسات، قبيل الحكم، استئناف
- الأطراف والمشاركون بحسب الدور: موكّل، الطرف المقابل، وكيل الطرف المقابل، خبير، شاهد
- ملفات واتفاقيات موقّعة إلكترونيًا ومهام وتقويم — على الملف نفسه
- رقم القضية في «نيت هَمِشباط» يُحفظ كحقل للاطلاع فقط. لا توجد واجهة ولا مزامنة مع ذلك النظام.
حاسبة مواعيد إجرائية تراعي العطل القضائية
تحتسب الموعد النهائي اعتبارًا من التبليغ أو من القرار، مع استبعاد أيام عطل العُرش والفصح والصيف — ويعرض النظام طريقة الاحتساب، لا النتيجة وحدها.
- اختيار أساس الموعد: بموجب اللوائح، أو بقرار من المحكمة، أو محدَّد بالقانون
- الموعد المحدَّد بالقانون — كالتقادم — يسري متصلًا ولا تمدّده العطلة، كما يجب
- عرض العطل القريبة وتواريخها الدقيقة
- أداة مساعِدة للتحقق، لا بديل عن فحص المحامي. تغطي الإجراءات المدنية.
فحص تضارب المصالح
قبل قبول التمثيل — بحث بالاسم أو رقم الهوية أو الهاتف في زبائن المكتب، وفي أطراف جميع الملفات، وفي دفتر جهات الاتصال.
- يعثر أيضًا على من ليس زبونًا: الطرف المقابل في ملف قديم، أو خبير سبق أن استعان به المكتب
- المطابقة تعمل حتى لو كُتب الاسم بصورة مختلفة — علامات اقتباس أو «م.ض» أو لقب أو تشكيل
- كل مطابقة مُعلَّمة بقوّتها، ليتسنى استبعاد البعيدة منها فورًا
- المصدر الذي تعذّر فحصه يُعرض على هذا النحو — ولا يُحتسب «خاليًا»
تسجيل الساعات والفوترة بالساعة
مؤقّت أو إدخال يدوي، لكل ملف ولكل موكّل، بأجر ساعة يُحدَّد على مستوى الموكّل أو الملف أو المحامي — وإصدار فاتورة من الساعات التي لم تُفوتر بعد.
- تُعلَّم الساعات كمفوترة بعد الإصدار، كي لا تُفوتر مرتين
- أجر لكل محامٍ في المكتب — والأجر المتفق عليه مع الموكّل له الأولوية عليه
- المصاريف التي قدّمها المكتب — رسوم وأتعاب خبراء وتبليغات — تُرفق بالفاتورة لاستردادها
- تقرير ساعات للموكّل، للتصدير أو للإرفاق بالفاتورة
- نموذج أتعاب لكل ملف: بالساعة، أو مبلغ ثابت، أو أتعاب شهرية، أو نسبة من النتيجة
للمحامي المنفرد، وللمكتب
النظام نفسه — دون أن يضطر المحامي المنفرد إلى التعامل مع حقول لا معنى لها بالنسبة إليه
ممارسة فردية
حقول مثل «المحامي المسؤول» أو «المسؤول عن الموعد» لا تُعرض أصلًا — الإجابة الممكنة واحدة، والنظام يملؤها بنفسه.
مكتب
ما إن ينضم محامٍ آخر، تظهر تلك الحقول من تلقاء نفسها — إسناد الملف، والمسؤول عن الموعد، وأجر ساعة لكل محامٍ. وتبقى البيانات المسجّلة سابقًا صحيحة — بلا تحويل وبلا إعادة إدخال.
الأسئلة الشائعة
اجتماع استشارة مع عميل — مسجَّل ومفرَّغ ومحفوظ في الموعد
يُسجَّل اجتماع كامل، حتى 90 دقيقة، ويصل نص مكتوب منظّم — للعودة إلى الوقائع والتواريخ والتعليمات التي قدّمها العميل دون الاعتماد على الذاكرة.
- اجتماع تعارف وجمع وقائع في ملف جديد
- التحضير لشهادة أو لجلسة محكمة
- اجتماع مع عدة أطراف، حين تكون كل تفصيلة مهمة
-
الموافقة قبل كل شيء
قبل التسجيل يؤكد المشاركون أن الاجتماع يُسجَّل. بدون هذا التأكيد لا يبدأ التسجيل.
-
التسجيل حتى 90 دقيقة
في بطاقة الموعد يُختار «تسجيل الاجتماع + النص المكتوب»، من الهاتف أو من الحاسوب. يُرفَع التسجيل على أجزاء أثناء الاجتماع.
-
النص المكتوب يصل إلى الموعد
عادةً خلال دقائق من الانتهاء، مع إشعار. يُنسَخ أو يُضاف إلى وصف الموعد بنقرة.
- يُفرَّغ التسجيل على خادم التفريغ الخاص بـ BaseCRM. ولا يُرسَل إلى خدمات ذكاء اصطناعي خارجية.
- يُحذف الصوت فور التفريغ. يُحفظ النص المكتوب مشفّرًا، ويستطيع قراءته كل من له صلاحية رؤية الموعد.
- محرّك التفريغ دُرِّب على العبرية المحكية.
يظهر النص المكتوب عادةً خلال دقائق من انتهاء التسجيل، ويصل إشعار عند جهوزيته. إذا كان خادم التفريغ متوقفًا في ذلك الوقت، ينتظره التسجيل؛ ويُحذف أي تسجيل لم يُفرَّغ خلال 7 أيام.
