برنامج إدارة الفعاليات - التقويم والقائمة والتحصيل والاتفاقيات في مكان واحد

برنامج إدارة الفعاليات هو نظام يجمع كل إدارة عمل الفعاليات - الضيافة والمنتجين والقاعات - في مكان واحد. بدلاً من الملاحظات وجداول إكسل والمحادثات، تحصل كل فعالية على ملف واحد يضم كل التفاصيل: القائمة، عدد المدعوين، الجدول الزمني، المكان والملاحظات. إضافة إلى ذلك، هناك تقويم يجمع كل الفعاليات في جميع الأماكن، ومتابعة التحصيل والعرابين، وإصدار الفواتير والإيصالات، واتفاقية فعالية بتوقيع رقمي. يوفّر النظام ساعات عمل أسبوعيًا ويمنع الأخطاء والتكرار.

لكل فعالية يمكن حفظ القائمة، عدد المدعوين، الجدول الزمني للفعالية، الموقع الذي تُقام فيه، ملاحظات حرة وأي تفصيل آخر يهمكم. إضافة لذلك يمكن إدارة قائمة عناصر وتكاليف بمبلغ إجمالي، إرفاق ملفات، صور وروابط، وربط الفعالية بالعميل مع كل سجل فعالياته. كل المعلومات في بطاقة واحدة يسهل الوصول إليها — لا حاجة للبحث في عشرة أماكن.

نعم. النظام مناسب بشكل خاص لمن ينتج فعاليات في عدة مواقع وحتى في أماكن عرضية. كل فعالية مرتبطة بموقعها، ويعرض التقويم المركزي كل الفعاليات معًا — بلون لكل فعالية للتمييز بلمحة. يمكن أيضًا جدولة مواعيد إضافية لكل فعالية مثل تذوق، جولة في الموقع، بروفة أو تفكيك، بحيث يكون جدولكم الكامل منظمًا في مكان واحد.

لكل فعالية تحددون مبلغ الصفقة والدفعة المقدمة المدفوعة، ويحسب النظام تلقائيًا الرصيد المتبقي للدفع ويعرض شريط تقدم. يمكن إصدار فواتير ضريبية وإيصالات مباشرة من الفعالية، إرسالها للعميل بالبريد الإلكتروني أو واتساب، ومتابعة من دفع، كم تم تحصيله وكم تبقى في أي لحظة. هكذا لا تُنسى الأرصدة ولا حاجة لمتابعة يدوية في جداول بيانات.

نعم. يمكن إرسال اتفاقية فعالية للعميل للتوقيع الرقمي عبر رابط، بلا طباعة وبلا ملاحقة توقيعات. تُحفظ الاتفاقية الموقعة وتُربط بالفعالية، ويمكن طباعة أي مستند حسب الحاجة — تأكيد حجز، اتفاقية أو صفحة تجميع للفعالية. التوقيع الرقمي آمن وموثّق، بحيث يكون لديكم سجل منظّم لكل فعالية.