برنامج إدارة مكتب محاسبة — عملاء المكتب ومستنداته وتحصيلاته في مكان واحد
لوحة تقارير بمواعيد جميع العملاء، طلب المستندات من العميل عبر رابط، ملف لكل عميل، فواتير بالإنجليزية وبالدولار وبريد بلغة العميل. نظام لإدارة المكتب نفسه — وليس برنامج محاسبة لعملائه.
ما المشاكل التي تواجه إدارة مكتب محاسبة
المكتب كمنشأة — ما لا يفعله برنامج المحاسبة
فاتورة بالإنجليزية أو بالدولار
مستند يُعدّ يدويًا بشكل منفصل، وسعر صرف لم يوثقه أحد
لا يُعرف إن وصل المستند
أُرسلت مطالبة الدفع — ولا توجد طريقة لمعرفة إن سُلّمت أو ارتدت
تذكيرات يدوية
العميل الذي لم يدفع يُذكَّر فقط عندما يتذكر أحد في المكتب أن يكتب له
سجل مكافحة غسل الأموال
التعريف وإقرار المستفيد وتقييم المخاطر موزعة بين المجلدات والرسائل
كيف يحلّ Base هذه المشكلة
وحدة المحاسبين مبنية على كل ما تحصل عليه كل منشأة في النظام — العملاء والفواتير والتقويم والمستندات
لوحة التقارير: ما على كل عميل تقديمه، وحتى متى
تحدد لكل عميل مرة واحدة ما يقدمه وبأي تواتر، وتُبنى اللوحة تلقائيًا — شهرًا بعد شهر، مع موعد كل تقرير ومصدر هذا الموعد.
- تقرير ضريبة القيمة المضافة الدوري والمفصل، دفعات ضريبة الدخل المسبقة، الاقتطاعات (نموذج 102)، تصريح المشتغل المعفى والتقرير السنوي
- المواعيد بحسب الإعلان السنوي لسلطة الضرائب، وبحسب القانون عند غيابه — والتقرير السنوي بحسب ترتيب الحصص؛ ومصدر كل موعد مكتوب بجانبه
- حالة لكل تقرير — بانتظار المستندات، تم استلام المستندات، قيد المعالجة، قُدِّم، دُفع — والتقارير المتأخرة من الأشهر السابقة في أعلى اللوحة
- تذكير يومي للمسؤول بالتقارير المستحقة خلال الأسبوع القادم أو التي فات موعدها، وإعداد ملف واحد لعدة عملاء دفعة واحدة
طلب المستندات من العميل عبر رابط
بدلًا من ملاحقة الفواتير عبر واتساب: يختار المكتب ما يطلبه، ويتلقى العميل رابطًا يرفع من خلاله الملفات — دون تسجيل دخول وبلغته.
- بنود جاهزة — فواتير المبيعات والمصروفات، كشوف الحساب البنكية، بطاقات الائتمان، قسائم الرواتب — أو بند بكلمات المكتب
- تُحفظ الملفات في مرفقات العميل لدى المكتب؛ ولا يرى العميل سوى أسماء الملفات التي أرسلها
- عندما يشير العميل إلى أن كل شيء قد أُرسل، ينتقل التقرير في اللوحة إلى «تم استلام المستندات» ويتلقى المسؤول إشعارًا
- طلب لعدة عملاء من اللوحة دفعة واحدة — مع رسالة جاهزة لواتساب أو عبر البريد
مستندات بالإنجليزية وبالعملات الأجنبية
يبقى المستند الملزم بالعبرية كما هو مطلوب. وإلى جانبه تُصدر نسخة بالإنجليزية بالرقم نفسه، معلَّمة كنسخة — ويتلقاها العميل الذي لغته الإنجليزية مرفقة بالبريد الإلكتروني.
- فواتير بالدولار أو باليورو — تُسجَّل المبالغ بالشيكل أيضًا، وفق السعر التمثيلي لبنك إسرائيل في تاريخ المستند
- يُحفظ السعر وتاريخه على المستند؛ ويُدخل سعر آخر يدويًا ويتطلب تعليلًا
- يُسجَّل الإيصال على مستند بعملة أجنبية وفق السعر الذي طبّقه المستند، فيُغلق الرصيد بدقة
- يُدخل اسم المكتب وعنوانه بالإنجليزية مرة واحدة في الإعدادات
بريد إلكتروني بلغة العميل، ومتابعة وصوله
تُحدَّد لكل عميل لغة، ويُرسل البريد بها بصيغة تناسب نوع المستند — فاتورة أو إيصال أو إشعار دائن. وفي كل مستند يظهر متى أُرسل وإلى أي عنوان وماذا حدث له.
- سجل إرسال لكل مستند: أُرسل، سُلّم، رُفض أو ارتد
- «فُتح» يُعرض كمؤشر فقط — بعض خوادم البريد تحمّل الرسالة دون أن يفتحها أحد
- إرسال مستند بالبريد الإلكتروني يتطلب توثيق موافقة العميل على تلقي مستند محوسب
- تذكيرات دفع تلقائية للعملاء الذين لم يدفعوا، في المراحل التي يختارها المكتب
ملف لكل عميل، وفق مراحل عمل المكتب
يحصل كل عميل على ملف يمر بمراحل مكتب المحاسبة، مع مستنداته ومهامه واجتماعاته والاتفاقيات الموقعة.
- مراحل جاهزة: استقبال العميل، ملف نشط، بانتظار المواد من العميل، قيد الإعداد، بانتظار موافقة العميل، قُدّم، وملف مغلق
- نموذج رسالة تكليف للتوقيع الرقمي عبر الهاتف — مسودة يحررها المكتب، دون أتعاب مشروطة بالنتيجة
- تسجيل دفعة على فاتورة صفقة يُصدر المستند الضريبي — فاتورة ضريبية-إيصال، أو إيصال لمشتغل معفى
- وسيلة دفع «أمر دائم» في الإيصال — النظام يوثق الدفعة المستلمة ولا يحصّلها بنفسه
سجل مكافحة غسل الأموال
تسري المادة 8ب من قانون حظر غسل الأموال على المحاسب الذي يقدم إحدى خمس خدمات تجارية. ويحفظ كل ملف قرار المكتب وما يتطلب الأمر توثيقه.
- هل الملف خدمة تجارية — النظام لا يحسم، و«لم يُحدَّد بعد» لا يُحتسب «لا» أبدًا
- تعريف العميل وإقرار المستفيد وتقييم المخاطر — مع قائمة بما لا يزال ناقصًا
- تاريخ تقديم الخدمة، ومنه تُحتسب سنوات الحفظ الخمس
- لا يمكن حذف عميل لا يزال توثيقه ضمن فترة الحفظ
الربط مع monday.com
المكتب الذي يدير قائمة عملائه في لوحة monday يستوردها مرة واحدة، ومنذ ذلك الحين يحدّث النظام اللوحة بنفسه.
- استيراد العملاء من لوحة قائمة عبر شاشة المطابقة في استيراد العملاء
- تُرسل التغييرات على العميل إلى الأعمدة التي اخترتموها في اللوحة
- تخرج من النظام الحقول المطابَقة فقط
- الربط باتجاه واحد — النظام هو مصدر الحقيقة، والتحديث في اللوحة لا يعود إليه
ما لا يفعله النظام
ليكون ذلك واضحًا قبل التسجيل
- مسك دفاتر بالقيد المزدوج لعملاء المكتب
- حساب الرواتب وقسائمها
- تقديم التقارير إلى سلطة الضرائب نيابة عن العملاء
- سحب البيانات من الحساب البنكي أو بطاقة الائتمان
- التحصيل بأمر دائم
الأسئلة الشائعة
اجتماع مع عميل مسجَّل ومفرَّغ — ما اتُّفق عليه، دون تدوين أثناء الحديث
يُسجَّل اجتماع كامل، حتى 90 دقيقة، ويصل نص مكتوب مرتبط بالموعد — ما رواه العميل، وأي مستندات ناقصة، وما تقرَّر.
- اجتماع استقبال عميل جديد
- اجتماع التقرير السنوي والتخطيط الضريبي
- حديث عن المستندات الناقصة ومن يرسل ماذا
-
الموافقة قبل كل شيء
قبل التسجيل يؤكد المشاركون أن الاجتماع يُسجَّل. بدون هذا التأكيد لا يبدأ التسجيل.
-
التسجيل حتى 90 دقيقة
في بطاقة الموعد يُختار «تسجيل الاجتماع + النص المكتوب»، من الهاتف أو من الحاسوب. يُرفَع التسجيل على أجزاء أثناء الاجتماع.
-
النص المكتوب يصل إلى الموعد
عادةً خلال دقائق من الانتهاء، مع إشعار. يُنسَخ أو يُضاف إلى وصف الموعد بنقرة.
- يُفرَّغ التسجيل على خادم التفريغ الخاص بـ BaseCRM. ولا يُرسَل إلى خدمات ذكاء اصطناعي خارجية.
- يُحذف الصوت فور التفريغ. يُحفظ النص المكتوب مشفّرًا، ويستطيع قراءته كل من له صلاحية رؤية الموعد.
- محرّك التفريغ دُرِّب على العبرية المحكية.
يظهر النص المكتوب عادةً خلال دقائق من انتهاء التسجيل، ويصل إشعار عند جهوزيته. إذا كان خادم التفريغ متوقفًا في ذلك الوقت، ينتظره التسجيل؛ ويُحذف أي تسجيل لم يُفرَّغ خلال 7 أيام.
