Программа для управления бухгалтерской фирмой — клиенты, документы и платежи фирмы в одном месте
Доска отчётности со сроками всех клиентов, запрос материалов у клиента по ссылке, дело для каждого клиента, счета на английском и в долларах и письма на языке клиента. Система для управления самой фирмой — а не бухгалтерская программа для её клиентов.
С какими проблемами сталкиваются в управлении бухгалтерской фирмой
Фирма как бизнес — то, чего не делает бухгалтерская программа
Счёт на английском или в долларах
Документ, подготовленный отдельно вручную, и курс, который никто не зафиксировал
Неизвестно, дошёл ли документ
Требование об оплате отправлено — и нет способа узнать, доставлено ли оно или вернулось
Напоминания вручную
Клиенту, который не заплатил, напоминают, только когда кто-то в фирме вспомнит написать
Запись по ПОД
Идентификация, декларация о бенефициаре и оценка риска разбросаны по папкам и письмам
Как BaseCRM это решает
Модуль для бухгалтеров построен на всём, что получает каждый бизнес в системе, — клиентах, счетах, календаре и документах
Доска отчётности: что должен сдать каждый клиент и к какому сроку
Для каждого клиента один раз указывается, что и с какой периодичностью он сдаёт, и доска строится сама — месяц за месяцем, со сроком каждого отчёта и источником этого срока.
- Периодический и подробный отчёт по НДС, авансы подоходного налога, удержания (форма 102), декларация освобождённого предпринимателя и годовой отчёт
- Сроки по ежегодному объявлению Налогового управления, а при его отсутствии — по закону; годовой отчёт — по соглашению о квотах. Рядом с каждой датой указан её источник
- Статус каждого отчёта — ждём материалы, материалы получены, в работе, сдан, оплачен — а просроченные отчёты прошлых месяцев вверху доски
- Ежедневное напоминание ответственному об отчётах со сроком на ближайшей неделе или уже просроченных, и один профиль сразу для многих клиентов
Материалы от клиента по ссылке
Вместо того чтобы выпрашивать счета в WhatsApp: фирма выбирает, что запросить, а клиент получает ссылку и загружает файлы — без входа в систему и на своём языке.
- Готовые пункты — счета продаж и расходов, банковские выписки, кредитные карты, расчётные листки — или пункт своими словами
- Файлы сохраняются во вложениях клиента в фирме; клиент видит только названия отправленных им файлов
- Когда клиент отмечает, что всё отправлено, отчёт на доске переходит в «материалы получены», а ответственный получает уведомление
- Запрос сразу многим клиентам прямо с доски — с готовым сообщением для WhatsApp или по почте
Документы на английском и в иностранной валюте
Обязательный документ остаётся на иврите, как требуется. Рядом с ним создаётся копия на английском с тем же номером, помеченная как копия, — и клиент с английским языком получает её во вложении к письму.
- Счета в долларах или евро — суммы также фиксируются в шекелях по представительному курсу Банка Израиля на дату документа
- Курс и его дата сохраняются в документе; другой курс вводится вручную и требует обоснования
- Квитанция по документу в иностранной валюте фиксируется по курсу, применённому в документе, поэтому остаток закрывается точно
- Название и адрес фирмы на английском вводятся один раз в настройках
Письма на языке клиента и отслеживание доставки
Для каждого клиента задаётся язык, и письмо отправляется на нём с текстом, соответствующим типу документа, — счёт, квитанция или кредит-нота. В каждом документе видно, когда он отправлен, на какой адрес и что с ним произошло.
- История отправки каждого документа: отправлен, доставлен, отклонён или вернулся
- «Открыт» показывается только как признак — некоторые почтовые серверы загружают письмо без того, чтобы его открыл человек
- Отправка документа по почте требует фиксации согласия клиента на получение компьютеризированного документа
- Автоматические напоминания об оплате клиентам, которые не заплатили, на этапах, выбранных фирмой
Дело для каждого клиента, по этапам работы фирмы
Каждый клиент получает дело, которое проходит этапы бухгалтерской фирмы, с его документами, задачами, встречами и подписанными соглашениями.
- Готовые этапы: приём клиента, активное дело, ожидает материалы от клиента, в подготовке, на утверждении у клиента, подано и дело закрыто
- Образец письма о взаимодействии для цифровой подписи на мобильном — черновик, который фирма редактирует, без гонорара, зависящего от результата
- Регистрация оплаты по счёту-сделке создаёт налоговый документ — налоговый счёт-квитанцию или квитанцию для освобождённого дилера
- Способ оплаты «постоянное поручение» в квитанции — система фиксирует полученный платёж и не взимает его сама
Запись по ПОД
Раздел 8Б Закона о запрете отмывания денег распространяется на бухгалтера, оказывающего одну из пяти деловых услуг. В каждом деле сохраняется решение фирмы и то, что приказ требует фиксировать.
- Является ли дело деловой услугой — система не решает, и «ещё не определено» никогда не считается «нет»
- Идентификация клиента, декларация о бенефициаре и оценка риска — со списком того, чего ещё не хватает
- Дата оказания услуги, от которой отсчитываются пять лет хранения
- Клиента, чьи записи ещё в периоде хранения, удалить нельзя
Подключение к monday.com
Фирма, которая ведёт список клиентов на доске monday, импортирует его один раз, и дальше система сама обновляет доску.
- Импорт клиентов из существующей доски через экран сопоставления импорта клиентов
- Изменения клиента передаются в выбранные вами столбцы доски
- Из системы уходят только сопоставленные поля
- Подключение одностороннее — система является источником истины, и изменение на доске в неё не возвращается
Чего система не делает
Чтобы это было ясно до регистрации
- Бухгалтерия по двойной записи для клиентов фирмы
- Расчёт зарплаты и расчётные листы
- Подача отчётов в Налоговое управление от имени клиентов
- Получение данных с банковского счёта или кредитной карты
- Взимание платежей по постоянному поручению
Часто задаваемые вопросы
Встреча с клиентом записывается и расшифровывается — что согласовано, без записей по ходу
Записывается полная встреча — до 90 минут, — и вы получаете расшифровку, прикреплённую к встрече: что рассказал клиент, каких документов не хватает и что решили.
- Встреча по приёму нового клиента
- Встреча по годовому отчёту и налоговому планированию
- Разговор о недостающих документах и о том, кто что передаёт
-
Сначала — согласие
Перед записью участники подтверждают, что встреча записывается. Без подтверждения запись не начинается.
-
Запись до 90 минут
В карточке встречи выбирают «Запись встречи + расшифровка» — с телефона или с компьютера. Запись загружается частями по ходу встречи.
-
Расшифровка попадает во встречу
Обычно в течение нескольких минут после окончания, с уведомлением. Её копируют или одним нажатием добавляют в описание встречи.
- Запись расшифровывается на сервере расшифровки BaseCRM. Она не отправляется во внешние сервисы ИИ.
- Аудио удаляется сразу после расшифровки. Расшифровка хранится в зашифрованном виде, и её видят все, кто имеет доступ к встрече.
- Движок расшифровки обучен на разговорном иврите.
Расшифровка обычно появляется через несколько минут после окончания записи, и когда она готова, приходит уведомление. Если сервер расшифровки в этот момент недоступен, запись ждёт его; запись, не расшифрованная за 7 дней, удаляется.
