עדיפויות ומעקב אחר משימות
המדריך הזה מסביר איך מתעדפים משימות ואיך עוקבים אחרי ההתקדמות שלהן.
רמות עדיפות
לכל משימה יש רמת עדיפות:
דחופה
- צריך לטפל היום או בשעות הקרובות
- דוגמאות: לקוח שממתין לתשובה דחופה, תקלה, תשלום שצריך להגיע היום
גבוהה
- חשוב, צריך לטפל בימים הקרובים
- דוגמאות: הכנת מצגת, עדכון ללקוח חשוב, סגירת עסקה
בינונית (ברירת המחדל)
- משימה רגילה
- דוגמאות: מעקב שגרתי, עדכון מסמכים, תכנון
נמוכה
- רצוי, לא דחוף
- דוגמאות: רעיונות לשיפור, סידור קבצים
קביעת עדיפות למשימה
ביצירת משימה:
- בטופס "משימה חדשה", מצאו את השדה "עדיפות".
- בחרו: נמוכה, בינונית, גבוהה או דחופה.
ברשימת המשימות העדיפות מוצגת בתגית צבעונית:
שינוי עדיפות במשימה קיימת:
- לחצו על המשימה ובחלון הפרטים לחצו "עריכה".
- שנו את העדיפות.
- לחצו "שמירה".
סטטוסי משימה
כל משימה נמצאת באחד מהסטטוסים:
- חדש — המשימה נוצרה, אבל עוד לא התחילו לעבוד עליה.
- בעבודה — עובדים על המשימה עכשיו.
- בהמתנה — המשימה מושהית, למשל עד שתגיע תשובה מלקוח.
- הושלם — המשימה בוצעה.
- בוטל — המשימה לא תבוצע.
שינוי סטטוס
- לחצו על המשימה ובחלון הפרטים לחצו "עריכה".
- שנו את השדה "סטטוס".
- לחצו "שמירה".
כדי לסמן משימה כהושלמה אפשר פשוט ללחוץ על העיגול שבתחילת השורה — ראו סימון משימה כהושלמה.
סינון ומיון
הלשוניות
בראש עמוד המשימות:
- הכל — כל המשימות, חוץ מאלה שבארכיון
- פתוחות — משימות בסטטוס חדש, בעבודה או בהמתנה
- שלי — משימות פתוחות שהוקצו לכם
- היום — משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן היום
- באיחור — משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן עבר
- הושלמו — משימות שבוצעו
- סמל החצים המעגליים — משימות חוזרות
- סמל הארכיון — משימות בארכיון
סינון
לחצו על הכפתור "סינון" כדי לצמצם את הרשימה לפי:
- עדיפות
- קטגוריה
- משתמש מוקצה
- טווח תאריכים (יעד)
לחצו "הצגת תוצאות". "איפוס" מנקה את הסינון. הסינון חל על הלשונית שבה אתם נמצאים.
חיפוש
בשדה החיפוש שבראש הרשימה אפשר לחפש לפי שם המשימה, שם הלקוח או התיאור.
מיון
לחצו על כותרת עמודה ברשימה כדי למיין:
- משימה — לפי שם
- עדיפות — לפי דחיפות
- יעד — לפי תאריך היעד
משימות שעבר מועדן
משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן עבר מופיעות בלשונית "באיחור" ומסומנות בהתאם.
דחיית תאריך יעד
- לחצו על המשימה ובחלון הפרטים לחצו "עריכה".
- שנו את "תאריך יעד".
- לחצו "שמירה".
מעקב לפי לקוח
כדי לראות את כל המשימות של לקוח מסוים:
- פתחו את כרטיס הלקוח.
- גללו לכרטיס "משימות".
- תראו את כל המשימות שמקושרות ללקוח.
תגיות
בטופס המשימה, תחת "אפשרויות נוספות", יש שדה "תגיות". הקלידו תגיות והפרידו ביניהן בפסיקים — למשל "מכירות, שירות, פנימי".
טיפים למעקב יעיל
- עדכנו סטטוס לאורך הדרך: "חדש" ← "בעבודה" ← "הושלם".
- אל תסמנו הכול כדחוף: אם הכול דחוף, שום דבר לא דחוף.
- סקרו כל בוקר: התחילו את היום בלשוניות "היום" ו"באיחור".
- טפלו במשימות שבאיחור: בדקו אותן מדי יום — השלימו, או קבעו תאריך יעד חדש.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין עדיפות "דחופה" ל"גבוהה"? דחופה — צריך לטפל היום. גבוהה — חשוב, אבל יכול לחכות יום-יומיים.
יש לי 20 משימות דחופות. זה תקין? כנראה שלא. אם הכול דחוף, קשה לדעת במה להתחיל. תעדפו מחדש — רק מה שבאמת לא יכול לחכות צריך להיות "דחופה".
מה עושים עם משימה שממתינה לתשובה מלקוח? שנו את הסטטוס ל"בהמתנה". כך ברור שהיא ממתינה למשהו. היא עדיין נחשבת משימה פתוחה.
אני רואה רק את המשימות שלי. איפה המשימות של אחרים? עובדים רואים רק משימות שהוקצו להם או שהם יצרו. מנהל העסק רואה את כל המשימות.
מה זו "משימה חוזרת"? משימה שנוצרת מחדש באופן קבוע (יומית, שבועית או חודשית) — למשל "עדכון דוח מכירות" בכל שבוע. מגדירים אותה בטופס המשימה, תחת "אפשרויות נוספות" ← "משימה חוזרת". הפירוט ביצירת משימה חדשה.
