הקצאת משימות לצוות
המדריך הזה מסביר איך מקצים משימות לחברי הצוות ואיך עוקבים אחרי הביצוע שלהן.
למה להקצות משימות?
חלוקת עבודה:
- לא כל משימה צריכה להיעשות על ידכם
- העומס מתחלק בין אנשי הצוות
- כל אחד עושה את מה שהוא הכי טוב בו
מעקב:
- יודעים מי אחראי על מה
- רואים מה התקדם
- כל אחד יודע מה מוטל עליו
הקצאת משימה למשתמש אחר
בעת יצירת משימה חדשה
- בעמוד המשימות לחצו "משימה חדשה".
- בטופס, מצאו את השדה "משתמש מוקצה".
- בחרו את האדם המתאים מרשימת המשתמשים בעסק.
- לחצו "שמירה".
מה קורה:
- המשימה נוצרת ומוקצית לאותו אדם.
- המשימה מופיעה אצלו בלשונית "שלי" בעמוד המשימות.
שימו לב: רק מנהל העסק יכול להקצות משימות למשתמשים אחרים. עובדים יוצרים משימות לעצמם.
הקצאה מחדש של משימה קיימת
- ברשימת המשימות לחצו על המשימה, ובחלון הפרטים לחצו "עריכה".
- שנו את השדה "משתמש מוקצה".
- לחצו "שמירה".
מעקב אחרי משימות שהקציתם
סינון לפי משתמש מוקצה
כדי לראות את המשימות של אדם מסוים:
- בעמוד המשימות, לחצו על הכפתור "סינון".
- בשדה "משתמש מוקצה" בחרו את שם המשתמש.
- לחצו "הצגת תוצאות".
הסינון חל על הלשוניות — למשל, בלשונית "באיחור" תראו רק את המשימות של אותו אדם שעבר מועדן. ברשימה, העמודה "מוקצה ל" מראה מי אחראי על כל משימה.
הלשוניות
- הכל — כל המשימות (מנהל העסק רואה את המשימות של כולם)
- פתוחות — משימות שעוד לא הושלמו
- שלי — משימות פתוחות שהוקצו לכם
- היום — משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן היום
- באיחור — משימות פתוחות שתאריך היעד שלהן עבר
- הושלמו — משימות שבוצעו
הרשאות
מי יכול להקצות למי?
- מנהל העסק — יכול להקצות משימות לכל משתמש בעסק.
- עובד/ת — יוצר/ת משימות לעצמו/ה בלבד.
מה כל אחד רואה?
- מנהל העסק רואה את כל המשימות של כל המשתמשים בעסק.
- עובד/ת רואה רק משימות שהוקצו לו/ה או שהוא/היא יצר/ה.
טיפים להקצאה יעילה
- הקצו למי שמתאים: כל אחד במה שהוא הכי טוב בו.
- אל תעמיסו: סננו לפי המשתמש ובדקו כמה משימות פתוחות יש לו לפני שמוסיפים עוד.
- פרטו בתיאור: מי שמקבל את המשימה צריך להבין מה לעשות בלי לשאול.
- תמיד תאריך יעד: בלי תאריך, המשימה לא תופיע ב"היום" או ב"באיחור" ולא תישלח עליה תזכורת.
- עקבו: אחרי שהקציתם, בדקו מדי פעם שהמשימה התקדמה.
שאלות נפוצות
אפשר להקצות משימה לעצמי? כן. זו ברירת המחדל: משימה חדשה מוקצית למי שיוצר אותה.
אפשר להקצות משימה למי שאינו משתמש במערכת? לא. צריך קודם להזמין אותו לצוות (במרכז ההגדרות ← "צוות והרשאות"), או ליצור משימה לעצמכם עם תזכורת להעביר לו.
אני עובד/ת ולא מצליח/ה להקצות משימה לאחרים. למה? רק מנהל העסק יכול להקצות משימות לאחרים. בקשו ממנו להקצות את המשימה.
איך רואים את כל המשימות של הצוות? מנהל העסק רואה את כולן בלשונית "הכל", ויכול לסנן לפי משתמש מוקצה.
מי שהמשימה הוקצתה לו יכול להעביר אותה למישהו אחר? לא. רק מנהל העסק יכול לשנות הקצאה למשתמש אחר. עובד/ת יכול/ה לערוך משימות שהוקצו לו/ה או שיצר/ה. מחיקת משימות — למנהל העסק בלבד.
