חוגים: איפה השיעורים, דיווח נוכחות ומי שילם על איזה חודש
המדריך הזה מיועד לעסקים שמנהלים חוגים, קורסים או שיעורים קבוצתיים — סטודיו, יוגה, מורים פרטיים ודומיהם. הוא עונה על שלוש שאלות: איפה רואים את השיעורים, איך מסמנים נוכחות (גם בדיעבד), ואיך יודעים מי שילם על איזה חודש.
שימו לב: שמות הפריטים בתפריט תלויים בסוג העסק. בסטודיו, ביוגה, באימונים ובשיעורים פרטיים הם ״חוגים וקורסים״, ״לוח שיעורים״, ״נוכחות״ ו״תשלומים וחובות״; ביוגה ובאימונים ״שיעור״ נקרא גם ״מפגש״. בתוספת ״קבוצות וסדנאות״ הם נקראים ״קבוצות וסדנאות״, ״לוח מפגשים״, ״נוכחות״ ו״תשלומים״. המסכים עצמם זהים.
הכפתורים במדריך פותחים את המסכים בחשבון שלכם (אחרי התחברות), ומיועדים לעסקים שמנהלים בהם חוגים.
איפה נמצאים השיעורים
יש שלושה מקומות, וכל אחד עונה על שאלה אחרת:
- חוגים וקורסים — רשימת החוגים. בכל כרטיס מופיע מתי השיעור הבא, כמה משתתפים רשומים, וכפתור ״פרטים ומשתתפים״ שפותח את עמוד החוג.
- לוח שיעורים — השבוע כולו, יום אחר יום. כל שיעור מראה שעה, מספר משתתפים וקישור לדיווח הנוכחות שלו. לחיצה על מספר המשתתפים פותחת את עמוד השיעור. החצים ״שבוע קודם״ / ״שבוע הבא״ עוברים בין שבועות.
- עמוד החוג ← ״שיעורים״ — כל השיעורים של חוג אחד, עם תאריך, שעה ומספר הנוכחים בכל אחד.
חוג שלא מופיע בלוח? כנראה שעדיין לא נוצרו לו שיעורים. פתחו את החוג, לחצו ״שיעורים״, ובחלק ״יצירת שיעורים אוטומטית״ בחרו יום בשבוע, שעה וטווח תאריכים. המערכת יוצרת את כל השיעורים בבת אחת. לשינוי היום או השעה של שיעור קבוע משתמשים בכפתור ״שינוי יום ושעה״ באותו עמוד — אין צורך למחוק את החוג.
דיווח נוכחות
שלב 1: מגיעים לשיעור
הדרך הקצרה היא מעמוד החוג: הכפתור ״דיווח נוכחות״ פותח את השיעור האחרון של החוג שכבר התקיים — גם אם הוא היה אתמול או לפני שבוע.
אפשר גם להיכנס ל״נוכחות״ בתפריט. שם:
- תאריך וחוג — לבחירת יום מסוים, או חוג אחד בלבד.
- ״הקודם״ / ״הבא״ (עם שם היום) — קפיצה ליום הקודם או הבא שיש בו שיעורים, בלי לחפש תאריכים. ״היום״ מחזיר ליום הנוכחי.
- ״ממתינים לדיווח נוכחות״ — רשימת השיעורים מ-60 הימים האחרונים שכבר התקיימו ועדיין לא סומנה בהם נוכחות. לחיצה על שיעור פותחת אותו לדיווח. שיעור ישן יותר מ-60 יום מוצאים לפי התאריך שלו, בשדה ״תאריך״.
שלב 2: מסמנים מי הגיע
בכרטיס של השיעור מופיעה רשימת המשתתפים. לחצו ״דיווח נוכחות״.
בחלון שנפתח:
- לכל משתתף/ת בוחרים נוכח או נעדר. הכפתורים ״סימון הכל כנוכח״ / ״סימון הכל כנעדר״ חוסכים לחיצות כשכמעט כולם הגיעו.
- אפשר לרשום איחור בדקות וסיבת היעדרות (לא חובה).
- בעמודה ״כרטיסייה פעילה״ רואים מאיזו כרטיסייה ינוכה השיעור. כרטיסייה היא חבילת שיעורים ששולמה מראש (למשל 10 שיעורים), עם תוקף. מוכרים אותה במסך ״כרטיסיות ומנויים״, בכפתור ״חבילה חדשה״.
לסיום לחצו ״שמירת נוכחות״.
חשוב לדעת:
- מי שסומן/ה ״נוכח/ת״ ויש לו/ה כרטיסייה — שיעור אחד מנוכה ממנה אוטומטית. שינוי ל״נעדר/ת״ מחזיר את השיעור לכרטיסייה.
- אפשר לחזור לשיעור ולתקן בכל זמן — השמירה מעדכנת את מה שנרשם קודם.
- האייקון הקטן ליד שם המשתתף/ת פותח את כל תאריכי הנוכחות שלו/ה.
מי שילם על איזה חודש
שתי דרכים שבהן המערכת יודעת ״על איזה חודש״
- תשלומים מתוכננים (מומלץ לחוג חודשי). לכל תלמיד/ה ולכל חוג קובעים שורה לכל חודש — תאריך וסכום. כשנרשם תשלום, הוא סוגר את החודש הפתוח הוותיק ביותר, והמערכת מסמנת לבד מה שולם ומה באיחור.
- בלי תשלומים מתוכננים. המערכת לא יודעת על איזה חודש כל תשלום, ולכן היא מציגה את התשלום בחודש של תאריך התשלום.
איך קובעים תשלומים מתוכננים: ב״תשלומים וחובות״ לוחצים על כפתור הפירוט בשורה של התלמיד/ה. ליד כל חוג לוחצים ״סכום לתשלום/ים״ (או ״עריכת חיוב״ אם כבר נקבע), ממלאים תאריך וסכום לחודש הראשון, ו״הוספת תשלום מתוכנן״ מוסיפה את החודש הבא עם אותו סכום.
שתי התצוגות של ״תשלומים וחובות״
בראש המסך עוברים בין שתי תצוגות:
- ״לפי משתתף״ (או ״לפי תלמיד/ה״, לפי סוג העסק) — תצוגת ברירת המחדל: שורה לכל תלמיד/ה, עם ״חיוב״, ״שולם״, ״יתרה״, ״מצב״ ו״תשלום הבא״. בשורה יש ״פירוט״ ו״רישום תשלום״. זו התצוגה שעונה על השאלה כמה כל אחד/ת חייב/ת.
- ״לפי חודש״ — מי שילם על כל חודש, כמפורט בהמשך.
תצוגת ״לפי חודש״
״לפי חודש״ מציגה את כל התלמידים, מקובצים לפי חוג, ולכל אחד ארבעה חודשים:
- שולם (ירוק) — התשלום המתוכנן של החודש שולם במלואו.
- לא שולם (אדום) — התשלום המתוכנן של החודש לא שולם, והמועד שלו עבר.
- מתוכנן (אפור) — תשלום מתוכנן שמועדו עוד לא הגיע.
- נרשם תשלום (ירוק בהיר) — אצל מי שאין לו/ה תשלומים מתוכננים: נרשם תשלום בחודש הזה. ריחוף מעל המשבצת מראה את הסכום ואת ההערה.
- לא נרשם תשלום (צהוב) — בחוג חודשי, בלי תשלומים מתוכננים: לא נרשם שום תשלום בחודש הזה.
מתחת לשם כל חודש כתוב כמה שילמו מתוך כמה. החצים עוברים בין חודשים, ובמסנן ״חוגים וקורסים״ אפשר להציג חוג אחד בלבד. לחיצה על משבצת פותחת את הפירוט של אותו/ה תלמיד/ה — שם רושמים תשלום או מתקנים.
רישום תשלום
בכפתור ״רישום תשלום״ (בשורה של התלמיד/ה או בתוך הפירוט):
- עבור — החוג שעליו התשלום. לתלמיד/ה בכמה חוגים חשוב לבחור את הנכון.
- תאריך תשלום — היום שבו התקבל הכסף.
- סכום ואמצעי תשלום.
- סטטוס — רק תשלום בסטטוס ״שולם״ מקטין את היתרה.
תשלום שנרשם בטעות מתקנים ב״פירוט״ של התלמיד/ה, בכפתור העיפרון ״עריכת תשלום שנרשם״.
הוראת קבע — תשלום שנרשם לבד כל חודש
תלמיד/ה שמשלם/ת סכום קבוע כל חודש בהוראת קבע (בבנק או בכרטיס אשראי) לא צריך/ה רישום ידני בכל חודש. מגדירים פעם אחת, ובכל חודש, בתאריך החיוב, המערכת רושמת תשלום בסטטוס ״שולם״.
איפה מגדירים: ב״פירוט״ של התלמיד/ה — הקישור ״+ הוראת קבע״ מתחת לשם החוג — או בחלון ״רישום תשלום״, בקישור ״רישום אוטומטי כל חודש״. ממלאים:
- סכום חודשי ויום החיוב בחודש (יום 31 נרשם בחודש קצר ביום האחרון שלו).
- החל מחודש — החודש הראשון שנרשם אוטומטית. עד חודש — לא חובה.
- אמצעי תשלום.
התשלום נרשם בדיוק כמו תשלום שהוזן ידנית, ולכן מופיע ביתרה, בתצוגה ״לפי חודש״ ובאזור האישי של התלמיד/ה. ברשימת התשלומים בפירוט הוא מסומן ״נרשם בהוראת קבע״.
שילמו חודש אחד בנפרד, ומהחודש הבא בהוראת קבע? רושמים את החודש הנוכחי כרגיל ב״רישום תשלום״, ובהוראת הקבע בוחרים ״החל מחודש״ את החודש הבא.
שאלות נפוצות
חיוב בהוראת קבע לא עבר בבנק. מה עושים? ב״פירוט״ של התלמיד/ה עורכים את התשלום של אותו חודש ובוחרים סטטוס ״בוטל״ — הוא יפסיק להיספר ביתרה. חודש שכבר נרשם בהוראת הקבע לא יירשם שוב, גם אם התשלום נמחק.
איך מפסיקים הוראת קבע? פותחים אותה (מהפירוט) ולוחצים ״הפסקת הוראת הקבע״. התשלומים שכבר נרשמו נשארים.
רשמתי תשלום באוקטובר, ודווקא ספטמבר סומן ״שולם״. למה? כשיש תשלומים מתוכננים, כל תשלום סוגר את החודש הפתוח הוותיק ביותר. אם ספטמבר עוד לא שולם, התשלום נזקף אליו ואוקטובר נשאר פתוח — כי בפועל עדיין חסר תשלום חודש אחד.
תלמידה שילמה, אבל אצלה כתוב ״לא נרשם תשלום״. התצוגה מציגה רק תשלומים שנרשמו במסך ״תשלומים וחובות״. כדאי לבדוק שהתשלום נרשם על החוג הנכון (שדה ״עבור״) ובתאריך הנכון — ואם נרשם בטעות, לתקן אותו בפירוט בכפתור ״עריכת תשלום שנרשם״.
שכחתי לדווח נוכחות לפני שבועיים. אפשר עדיין? כן. השיעור מופיע ברשימה ״ממתינים לדיווח נוכחות״ במסך הנוכחות (עד 60 יום אחורה), ואפשר גם לבחור את התאריך שלו בשדה ״תאריך״.
איך מסמנים שתלמיד/ה לא מגיע/ה לשיעור אחד בלבד? בעמוד השיעור (לחיצה על מספר המשתתפים בלוח השיעורים) יש ליד כל משתתף/ת כפתור ״לא משתתף/ת״. הרישום לחוג נשאר, ורק השיעור הזה משתחרר.
