Planning — qui travaille, quand, où et avec quoi, sur un seul tableau
Au lieu d'un groupe WhatsApp et d'un tableur : un tableau journalier et hebdomadaire, l'affectation des personnes et des véhicules, un repère clair sur ce qui manque, et un lien personnel que chacun ouvre sur son téléphone sans inscription.
Pourquoi planifier sur WhatsApp ne tient pas
La plupart des petites entreprises construisent la semaine dans un groupe WhatsApp et un tableur, et ça marche — jusqu'à ce que quelqu'un échange un service en message privé, jusqu'à ce que le fichier soit renvoyé sans que personne ne sache quelle version fait foi, et jusqu'à ce qu'on découvre à huit heures qu'il n'y a pas de chauffeur. Le problème n'est pas que le responsable ne sait pas planifier ; c'est que trois sources différentes décrivent la même journée.
Le planning dans BaseCRM est un seul endroit qui dit ce qui se passe : ce qui est sur le tableau est ce que l'équipe voit sur son téléphone, et ce qui manque reste signalé jusqu'à ce que ce soit comblé.
Chaque travail répond à cinq questions
Vous n'êtes pas obligé de tout remplir. Une entreprise qui ne planifie que des personnes et des horaires ne voit pas le reste.
Quoi
Service du soir, livraison à la famille Cohen, nettoyage de bureau, installation chez un client. Vous choisissez le mot, et il apparaît sur tous les écrans.
Quand
Une heure de début et de fin, ou pas d'heure du tout. Un service de 22h00 à 06h00 reste sur le planning de ce jour-là — il ne saute pas au lendemain.
Où
Une adresse, une agence ou un chantier. Visible aussi par l'employé sur son lien personnel, pour qu'il n'ait pas à demander.
Qui
Autant de personnes que nécessaire, et chaque poste peut porter un rôle — chef de service, barman, chauffeur, déménageur. Un poste non pourvu reste signalé comme manquant.
Avec quoi
Un véhicule, un équipement, une salle ou une machine — affectés exactement comme une personne, temps de trajet ou de préparation compris. Une entreprise qui n'en a pas besoin ne le voit jamais.
Ce qui passe entre les mailles
Un bon planning n'est pas celui qui est joli, c'est celui qui vous dit ce que vous avez oublié.
Postes non pourvus
Un service qui a besoin d'un barman et n'en a pas est signalé en orange, et le titre de la page en compte le nombre. Cliquer sur le repère ouvre la liste des personnes disponibles.
Chevauchements
Si une personne ou un véhicule est déjà pris à cette heure, le système le signale et indique sur quel travail. Il ne vous bloque pas — parfois le chevauchement est voulu, et c'est votre décision.
Qui est réellement disponible
Au moment de choisir, la liste est triée par disponibilité, et chaque nom indique sur quoi la personne est déjà affectée, ou quand elle s'est déclarée indisponible. Rien à retenir.
Remplissage automatique des manques
Quand des créneaux restent vides, le système propose qui les pourvoit — et vous approuvez.
Répartit équitablement
Celui qui porte le moins de gardes sur la période est choisi en premier. Le confort — déjà présent ce jour-là, jour marqué comme convenant — ne sert qu’à départager, jamais à donner une garde de plus.
Aucun conflit, et rien d’ignoré de ce qui a été dit
La proposition n’affecte jamais quelqu’un déjà pris à cette heure-là, ne donne jamais deux places sur la même mission à une seule personne, et ne touche jamais à qui a signalé son indisponibilité ce jour-là.
Respecte vos heures d’ouverture
Une mission hors des jours et heures que vous avez définis reste vide, et la raison est indiquée. Un clic décoche l’option et la pourvoit quand même — votre choix, pas celui du système.
Une proposition, pas un changement
Rien n’est enregistré avant votre confirmation. Chaque ligne indique pourquoi ce nom a été choisi, tout nom peut être changé ou décoché, et ce qui n’a pas pu être pourvu reste signalé comme manquant au lieu de disparaître.
Comment ça marche
Activez
Depuis les paramètres, en deux questions : ce que vous planifiez et comment vous l'appelez. Modifiable ensuite.
Saisissez l'équipe
Un nom et un téléphone, c'est tout. Sans invitations et sans mots de passe.
Construisez la semaine
Un modèle pour chaque service régulier, et la duplication d'une journée ou d'une semaine entière. La deuxième semaine prend quelques minutes.
Publiez
Jusqu'à la publication, le planning est un brouillon que vous seul voyez. Ensuite, chacun voit le sien sur son lien personnel.
Les employés n'ont pas besoin de compte
C'est là que la plupart des systèmes de planning échouent : ils exigent que chaque employé s'inscrive, installe une application et retienne un mot de passe. Dans une entreprise à fort turnover, cela n'arrive tout simplement pas, et le planning retourne sur WhatsApp.
Ici chaque employé a un lien personnel permanent. Vous l'envoyez une fois sur WhatsApp et il reste valable. Il ne voit que ses services, avec qui et où — et peut signaler à l'avance les jours où il ne peut pas.
- Sans inscription, sans mot de passe, sans application
- Aucun coût par employé
- Vous pouvez désactiver le lien d'un partant — et le rétablir à la même adresse s'il revient
- Si un lien fuite, la personne en reçoit un nouveau et l'ancien cesse de fonctionner
Ce que voit l'employé
| Aujourd'hui | 16:00–23:00 · Service du soir |
|---|---|
| Mardi | 11:00–17:00 · Service de l'après-midi |
| Jeudi | S'est déclaré indisponible |
Un seul tableau, des entreprises très différentes
Certaines entreprises répètent la même semaine ; pour d'autres chaque jour est différent. Les deux fonctionnent ici.
Restaurants et cafés
Services du matin, de l'après-midi et du soir qui reviennent chaque semaine. Un modèle pour chacun, duplication de la semaine, et un service du soir qui finit après minuit reste sur son jour.
Sociétés de sécurité
Des postes fixes, des services de nuit, et le même agent qui ne doit pas apparaître à deux endroits à la fois. La vue par personne montre la semaine de chacun sur une ligne.
Livraisons et coursiers
Chaque jour est différent : un chauffeur, deux déménageurs et un camion par livraison. Le véhicule dispose d'un temps de trajet entre les travaux et ne sera pas affecté à deux livraisons incompatibles.
Sociétés de nettoyage
Des équipes qui passent d'un site à l'autre. Chaque travail porte son adresse, et l'employé la voit sur son téléphone avant de partir.
Boulangeries et production
Des services de nuit et des fours qu'on ne peut pas faire tourner deux fois à la fois. Un four est une ressource comme une personne, avec sa propre capacité.
Techniciens et installations
Une visite chez un client, avec le client relié depuis le système. Depuis la fiche client vous voyez ses travaux, et depuis le travail vous y revenez.
Ce que le planning ne fait pas
Mieux vaut le savoir avant que de le découvrir après l'inscription.
- Pointage et paie — Le planning organise qui travaille et quand. Il ne pointe pas les entrées et sorties et ne calcule pas la paie. Qui en a besoin garde son outil actuel.
- Vérification du droit du travail — Le système ne vérifie ni le repos hebdomadaire, ni les heures supplémentaires, ni les pauses. Cette responsabilité reste la vôtre.
- Échange de services entre employés — Un employé peut signaler à l'avance son indisponibilité, mais ne peut pas échanger un service avec un collègue depuis le système. Le changement est fait par le responsable.
Questions fréquentes sur le planning
Une réunion d’équipe enregistrée et transcrite — les absents peuvent la lire
Enregistrez une réunion complète, jusqu’à 90 minutes, et recevez une transcription rattachée au rendez-vous dans l’agenda — ce qui a été décidé et qui est responsable de quoi.
- Une réunion d’équipe hebdomadaire
- Un briefing avant un événement ou un service
- Un entretien de feedback avec un membre de l’équipe
-
Le consentement avant tout
Avant l’enregistrement, les participants confirment que le rendez-vous est enregistré. Sans cette confirmation, l’enregistrement ne démarre pas.
-
Jusqu’à 90 minutes d’enregistrement
Sur la fiche du rendez-vous, choisissez « Enregistrer le rendez-vous + transcription », depuis le téléphone ou l’ordinateur. L’enregistrement est envoyé par morceaux pendant le rendez-vous.
-
La transcription arrive dans le rendez-vous
En général quelques minutes après la fin, avec une notification. On la copie ou on l’ajoute à la description du rendez-vous en un clic.
- L’enregistrement est transcrit sur le serveur de transcription de BaseCRM. Il n’est pas envoyé à des services d’IA externes.
- L’audio est supprimé juste après la transcription. La transcription est stockée chiffrée, et toutes les personnes autorisées à voir le rendez-vous peuvent la lire.
- Le moteur de transcription a été entraîné sur l’hébreu parlé.
La transcription apparaît en général quelques minutes après la fin de l’enregistrement, et une notification est envoyée quand elle est prête. Si le serveur de transcription est hors ligne à ce moment-là, l’enregistrement l’attend ; un enregistrement non transcrit sous 7 jours est supprimé.
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