График работы — кто работает, когда, где и с чем, на одной доске
Вместо группы в WhatsApp и файла Excel: дневная и недельная доска, назначение людей и машин, ясная отметка того, чего не хватает, и личная ссылка, которую каждый открывает в телефоне без регистрации.
Почему график в WhatsApp разваливается
Большинство малых бизнесов составляют неделю в группе WhatsApp и в Excel, и это работает — пока кто-то не поменяется сменой в личке, пока файл не отправят снова и никто не уверен, какая версия актуальна, и пока в восемь утра не выяснится, что нет водителя. Проблема не в том, что руководитель не умеет планировать, а в том, что один и тот же день описан в трёх разных источниках.
График работы в BaseCRM — одно место, где написано, что происходит: что на доске, то сотрудники видят в телефоне, а недостающее остаётся отмеченным, пока его не закроют.
Каждая работа отвечает на пять вопросов
Заполнять всё необязательно. Бизнес, который планирует только людей и часы, остального не видит.
Что
Вечерняя смена, перевозка для семьи Коэн, уборка офиса, монтаж у клиента. Вы выбираете название, и это слово появляется на всех экранах.
Когда
Время начала и окончания или вовсе без времени. Смена с 22:00 до 06:00 остаётся в графике того же дня и не перескакивает на следующий.
Где
Адрес, филиал или объект. Видно и сотруднику по личной ссылке, чтобы не пришлось спрашивать.
Кто
Столько людей, сколько нужно, и для каждого места можно указать роль — старший смены, бармен, водитель, грузчик. Незаполненное место остаётся отмеченным на доске.
С чем
Машина, оборудование, помещение или станок назначаются точно как человек, включая время на дорогу или подготовку между работами. Кому это не нужно — тот этого не видит.
То, что теряется между делом
Хороший график — не тот, что красиво выглядит, а тот, что говорит, о чём вы забыли.
Незаполненные места
Смена, которой нужен бармен и его нет, отмечена оранжевым, а заголовок страницы считает такие случаи. Клик по отметке сразу открывает список свободных.
Пересечения
Если человек или машина уже заняты в это время, система сообщит и покажет, на какой работе. Она не блокирует — иногда пересечение сделано намеренно, и решение за вами.
Кто вообще свободен
При выборе сотрудника список отсортирован по свободным, и рядом с каждым видно, чем он занят или когда сообщил о недоступности. Ничего не нужно держать в голове.
Автозаполнение пробелов
Когда остаются пустые слоты, система предлагает, кто заполнит каждый из них, — а вы утверждаете.
Распределяет справедливо
Первым выбирается тот, у кого меньше всего смен в диапазоне. Соображения удобства — уже работает в этот день, отметил день как подходящий — служат только для разрешения равенства, но никогда не дают кому-то лишнюю смену.
Без накладок и без игнорирования сказанного
Предложение никогда не назначает того, кто уже занят в этот час, не даёт одному человеку два места на одной работе и не трогает того, кто сообщил о своей недоступности в этот день.
Учитывает рабочие часы
Работа, выпадающая за заданные вами дни и часы, остаётся незаполненной, и объясняется почему. Один щелчок снимает отметку и назначает её тоже — решение ваше, а не системы.
Предложение, а не изменение
Ничего не сохраняется до подтверждения. В каждой строке указано, почему выбрано именно это имя, любое имя можно заменить или снять отметку, а то, что заполнить не удалось, остаётся помеченным как недостающее, а не исчезает.
Как это работает
Включите
В настройках, два вопроса: что вы планируете и как это называете. Потом можно изменить.
Внесите сотрудников
Имя и телефон — и всё. Без приглашений и паролей.
Составьте неделю
Шаблон для каждой постоянной смены и копирование дня или целой недели. Вторая неделя строится за минуты.
Опубликуйте
До публикации график — черновик, который видите только вы. После неё каждый видит свой по личной ссылке.
Сотрудникам не нужен аккаунт
Именно здесь застревает большинство систем: они требуют, чтобы каждый зарегистрировался, поставил приложение и помнил пароль. При высокой текучке этого просто не происходит, и график возвращается в WhatsApp.
Здесь у каждого сотрудника есть постоянная личная ссылка. Отправили один раз в WhatsApp — и она действует. Он видит только свои смены, с кем и где работает, и может заранее отметить дни, когда не может.
- Без регистрации, пароля и приложения
- Без оплаты за сотрудника
- Ссылку ушедшего сотрудника можно отключить и вернуть по тому же адресу, если он вернётся
- Если ссылка утекла, человек получает новую, а старая перестаёт работать
Что видит сотрудник
| Сегодня | 16:00–23:00 · Вечерняя смена |
|---|---|
| Вторник | 11:00–17:00 · Дневная смена |
| Четверг | Отметил недоступность |
Одна доска, совершенно разные бизнесы
У одних бизнесов неделя повторяется, у других каждый день разный. Оба варианта работают.
Рестораны и кафе
Утренние, дневные и вечерние смены, которые повторяются каждую неделю. Шаблон для каждой, копирование недели, а вечерняя смена, заканчивающаяся после полуночи, остаётся в своём дне.
Охранные компании
Постоянные посты, ночные смены и тот же охранник, который не должен оказаться в двух местах сразу. Вид по сотруднику показывает неделю каждого одной строкой.
Перевозки и доставка
Каждый день разный: водитель, два грузчика и машина на перевозку. У машины есть время на дорогу между работами, и её не поставят на две перевозки, которые не помещаются.
Клининговые компании
Бригады, которые переезжают между объектами. У каждой работы свой адрес, и сотрудник видит его в телефоне перед выездом.
Пекарни и производство
Ночные смены и печи, которые нельзя запустить дважды одновременно. Печь — такой же ресурс, как человек, со своей вместимостью.
Техники и монтаж
Визит к клиенту со связью на клиента из системы. Из карточки клиента видны его работы, а из работы можно вернуться к нему.
Чего график работы не делает
Лучше знать заранее, чем выяснить после регистрации.
- Учёт времени и расчёт зарплаты — График планирует, кто работает и когда. Он не отмечает приход и уход и не считает зарплату. Кому это нужно — продолжает пользоваться своим инструментом.
- Проверка трудового законодательства — Система не проверяет еженедельный отдых, сверхурочные и перерывы. Ответственность остаётся на вас.
- Обмен сменами между сотрудниками — Сотрудник может заранее сообщить о недоступности, но обменяться сменой с коллегой в системе нельзя. Изменение вносит руководитель.
Частые вопросы о графике работы
Совещание команды записывается и расшифровывается — кто не пришёл, может прочитать
Записывается полное совещание — до 90 минут, — и вы получаете расшифровку, прикреплённую к встрече в календаре: что решили и кто за что отвечает.
- Еженедельное совещание команды
- Инструктаж перед мероприятием или сменой
- Беседа с обратной связью с сотрудником или сотрудницей
-
Сначала — согласие
Перед записью участники подтверждают, что встреча записывается. Без подтверждения запись не начинается.
-
Запись до 90 минут
В карточке встречи выбирают «Запись встречи + расшифровка» — с телефона или с компьютера. Запись загружается частями по ходу встречи.
-
Расшифровка попадает во встречу
Обычно в течение нескольких минут после окончания, с уведомлением. Её копируют или одним нажатием добавляют в описание встречи.
- Запись расшифровывается на сервере расшифровки BaseCRM. Она не отправляется во внешние сервисы ИИ.
- Аудио удаляется сразу после расшифровки. Расшифровка хранится в зашифрованном виде, и её видят все, кто имеет доступ к встрече.
- Движок расшифровки обучен на разговорном иврите.
Расшифровка обычно появляется через несколько минут после окончания записи, и когда она готова, приходит уведомление. Если сервер расшифровки в этот момент недоступен, запись ждёт его; запись, не расшифрованная за 7 дней, удаляется.
Хватит составлять неделю в WhatsApp
Первый год бесплатно — Для тех, кто присоединится до 31.10.2026. По окончании бесплатного периода: 29 ₪ в месяц, цена зафиксирована на весь срок подписки (вместо 99 ₪), за весь бизнес. Регистрация без банковской карты.
Регистрация