מספר הקצאה וחיבור לרשות המסים
חשבונית מס גדולה ללקוח עסקי צריכה מספר הקצאה מרשות המסים — בלעדיו הלקוח לא יוכל לנכות את המע"מ מהמסמך. המדריך מסביר איך מחברים את העסק לרשות המסים פעם אחת, כדי שהמספר יתבקש אוטומטית עם ההפקה, איך מבקשים מספר לחשבונית שהופקה בלעדיו, ומה עושים כשרשות המסים מסרבת או מעכבת.
שימו לב: מספר הקצאה נדרש בחשבונית מס או בחשבונית מס/קבלה ללקוח שיש לו מספר עוסק או ח.פ., כשהסכום לפני מע"מ גבוה מהסף שקבעה רשות המסים. הסף יורד בהדרגה ותלוי בתאריך המסמך — המסך מציג את הסף של כל תקופה. החיבור והבקשות שמורים למנהל העסק.
חיבור העסק לרשות המסים
מתחברים פעם אחת, ומאז כל חשבונית מס מעל הסף מקבלת מספר הקצאה אוטומטית בהפקה, והוא מודפס על החשבונית. החיבור הוא לכל עסק בנפרד.
- הכפתור חיבור העסק לרשות המסים מופיע בטופס החשבונית, בדף של חשבונית שחסר בה מספר, ובמסך מספרי ההקצאה. הוא פותח את אתר רשות המסים בלשונית חדשה, ושם מאשרים את הגישה.
- רשות המסים נותנת את ההרשאה לשלושה חודשים. במסך מוצג ההרשאה תקפה עד, וכשנותרו מעט ימים מופיעה התראה עם כפתור חידוש החיבור. בייס גם מזכירה במייל לפני שההרשאה פגה.
- בהגדרות ← רשות המסים ← שידור לרשות המיסים מוצג מצב החיבור לקבלת מספרי הקצאה, ושם אפשר גם ניתוק. אחרי ניתוק, כל חשבונית מס מעל הסף תדרוש מספר שיוזן ידנית.
- החיבור לקבלת מספרי הקצאה נפרד מהחיבור לשידור קבצים במבנה אחיד. רשות המסים מפעילה שני שירותי הזדהות שונים, וכל אחד דורש הרשאה משלו.
אם במסך מספרי ההקצאה כתוב העסק אינו מחובר לרשות המיסים — למשל אחרי שההרשאה פגה או אחרי שינוי אצל רשות המסים — מתחברים מחדש באותו כפתור.
בלי חיבור
עסק שלא התחבר יכול להמשיך להפיק. בטופס החשבונית, כשהסכום עובר את הסף, מופיע השדה מספר הקצאה: אפשר להקליד בו מספר שקיבלתם באתר רשות המסים, או להפיק בלי מספר. פירוט בטופס עצמו — במדריך יצירת חשבונית.
מסך מספרי ההקצאה
שלב 1: פתיחת המסך
הגדרות ← רשות המסים ← מספרי הקצאה. במסך:
- סף דיווח — הסף שחל השנה, וטבלת סף דיווח לפי תקופה.
- חשבוניות ממתינות להקצאה — חשבוניות מעל הסף שעוד אין להן מספר. ליד כל אחת בקשת הקצאה, ולמעלה בקשת הקצאה לכולן.
- בקשת מספר הקצאה לחשבונית קיימת — בוחרים כל חשבונית מס מעל הסף ולוחצים שליחת בקשה לרשות המסים.
- היסטוריית הקצאות — כל בקשה שנשלחה, עם המספר שהתקבל, הסטטוס ותאריכי הבקשה והתגובה.
חשבונית מבוטלת, חשבונית שזוכתה במלואה, חשבונית מלפני שהחובה נכנסה לתוקף וחשבונית פטורה ממע"מ אינן ברשימת הממתינות — לא נדרש להן מספר.
שלב 2: חשבונית שחסר בה מספר
בדף של חשבונית שחסר בה מספר מופיעה התראה: חסר מספר הקצאה. הלקוח לא יוכל לנכות את המע"מ מהמסמך עד שיתקבל. בהתראה:
- כשהעסק מחובר — בקש מספר הקצאה מרשות המיסים.
- מסך מספרי ההקצאה — פותח את המסך ישר על החשבונית הזו.
- קבלת מספר הקצאה באתר רשות המסים — לקבלת מספר ידנית.
כשרשות המסים מסרבת
אם הבקשה לא הצליחה, דף החשבונית מציג — לפני כפתור הבקשה — הבקשה האחרונה לרשות המיסים לא הצליחה, את המועד, ואת הסיבה בעברית עם מה לעשות. אותה סיבה מופיעה גם בשורה של החשבונית במסך מספרי ההקצאה.
הסירוב הנפוץ הוא מספר עוסק שגוי של הלקוח. חשבונית שהופקה אינה ניתנת לעריכה, ולכן ניסיון נוסף לא יעזור: מתקנים את המספר בכרטיס הלקוח, מבטלים את החשבונית בחשבונית זיכוי, ומפיקים חשבונית חדשה. כדי לתפוס את זה מוקדם, טופס החשבונית מזהיר כשמספר העוסק של הלקוח נראה כמו טעות הקלדה.
כשרשות המסים מעכבת
לפעמים רשות המסים לא מסרבת, אלא מעכבת את החשבונית ולא מקצה לה מספר. זו החלטה שלה, לא תקלה בנתונים. החשבונית מופיעה במסך מספרי ההקצאה ברשימה חשבוניות מעוכבות — נדרשת החלטה, עם נימוק רשות המיסים, ובוחרים כיצד להמשיך. הבחירה מדווחת לרשות המסים:
- הפקה ללא מספר — החשבונית נשארת בתוקף בלי מספר הקצאה, ועליה מודפס בבולט: אין לנכות מס תשומות בגין חשבונית זו.
- בקשה לשימוע.
- ביטול חשבונית.
- החלופה הרביעית — היפוך החיוב — אינה לחיצה אחת אלא שלושה מסמכים: החשבונית המקורית נשארת, מפיקים נגדה חשבונית זיכוי על מלוא הסכום, ומפיקים אותה מחדש עם מע"מ אפס, מסומנת כהיפוך חיוב. היא זו שתקבל מספר הקצאה. כל אחד מהמסמכים משנה את הדיווח התקופתי למע"מ, ולכן כדאי להתייעץ עם רואה החשבון לפני שמתחילים.
שאלות נפוצות
האם כל חשבונית צריכה מספר הקצאה? לא. רק חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה, ללקוח עם מספר עוסק או ח.פ., כשהסכום לפני מע"מ מעל הסף של תאריך המסמך. קבלה, חשבונית עסקה והצעת מחיר אינן צריכות מספר.
החשבונית הופקה בלי מספר. היא תקפה? כן. המסמך תקף כפי שהופק, אבל הלקוח לא יוכל לנכות את המע"מ ממנו עד שיתקבל מספר. אפשר לבקש את המספר גם אחרי ההפקה — מדף החשבונית או ממסך מספרי ההקצאה.
ההרשאה פגה. מה קורה לחשבוניות? עד שמחדשים את החיבור, חשבוניות מעל הסף יופקו בלי מספר אוטומטי, ויופיעו ברשימת הממתינות. אחרי חידוש החיבור מבקשים להן מספר משם.
למה במסך השידור כתוב שהעסק מחובר, ובמסך מספרי ההקצאה שהוא לא? אלה שני חיבורים נפרדים: אחד לשידור קבצים במבנה אחיד, ואחד לקבלת מספרי הקצאה. כל מסך מציג את החיבור שלו.
