ייצוא עסק מלא לאקסל

מדריך זה מסביר איך להוריד את כל נתוני העסק — לקוחות, מסמכים, תקבולים, פגישות, הוצאות, משימות ועוד — כקובץ אקסל אחד, עם גיליון נפרד לכל סוג נתונים. מתאים להעברה לרואה חשבון, לעותק של הנתונים מחוץ למערכת, או לניתוח באקסל.

למה זה שווה

• רואה חשבון — קובץ אחד עם המסמכים, התקבולים וההוצאות.
• עותק של הנתונים — שמירה של הנתונים מחוץ למערכת, פעם בחודש או לפי הצורך.
• ניתוח חיצוני — אפשר לפתוח באקסל ולבנות טבלאות ציר וגרפים.

מי יכול לייצא

הייצוא זמין למנהל העסק. רואה חשבון שקיבל גישה לעסק מקבל קובץ מצומצם: רק גיליונות הכספים (מסמכים, תקבולים, הוצאות, ספקים וסיכום). עובדים אינם יכולים לייצא את נתוני העסק.

איפה למצוא

1. בתפריט הצד, לחצו "הגדרות".
2. בכרטיס גיבוי וייצוא נתונים לחצו "ייצוא וגיבוי".
3. באזור "הורדה מיידית" יש שתי אפשרויות:
   • אקסל (.xlsx) — קובץ אחד, גיליון לכל סוג נתונים. זה מה שהמדריך הזה מסביר.
   • CSV (.zip) — קובץ נפרד לכל סוג נתונים, ארוזים יחד.

ביצוע הייצוא

1. לחצו "אקסל (.xlsx)".
2. הקובץ נוצר ויורד לתיקיית ההורדות. בעסק עם הרבה נתונים זה עשוי לקחת קצת זמן.

הקובץ מההגדרות כולל את כל הנתונים, מתחילת העסק ועד היום.

רוצים רק תקופה מסוימת? במסך דוחות ← איך העסק שלי מסתדר? בוחרים תקופה, ובתפריט שבראש המסך בוחרים ייצוא ← ייצוא ל-Excel. מתקבל אותו קובץ, כשהגיליונות שקשורים לתאריכים (מסמכים, תקבולים, הוצאות, פגישות ועוד) מוגבלים לתקופה, ורשימות כמו הלקוחות יוצאות במלואן.

תוכן הקובץ

הגיליונות העיקריים:

• סיכום — נתוני העסק המרכזיים.
• לקוחות ואנשי קשר נוספים.
• פגישות.
• הכנסות — כל המסמכים שהופקו: חשבוניות, קבלות, חשבוניות זיכוי ועוד.
• הוצאות.
• תקבולים — פירוט התשלומים בקבלות (אמצעי, סכום, תאריך).
• פריטי חשבוניות — השורות של כל מסמך.
• הקצאות תקבולים — איזו קבלה סגרה איזו חשבונית.
• חשבוניות קבועות, הצעות מחיר, קטלוג שירותים, ספקים.
• משימות, אינטראקציות (שיחות, מיילים ותיעוד פגישות), פרויקטים.
• תגיות לקוחות, קטגוריות פגישות, סטטוסים מותאמים, שדות מותאמים וערכיהם.
• מסמכי עסק וקבצים מצורפים — רשימת הקבצים (שם, גודל ומיקום), בלי הקבצים עצמם.
• משתמשים — משתמשי העסק והתפקיד של כל אחד.
• הגדרות עסק.
• מה לא נכלל — תמיד הגיליון האחרון: מה נשאר במערכת ולא נכנס לקובץ.

גיליונות של כלים נוספים — מלאי, נקודות מכירה, חוגים ונוכחות, אירועים, רכבים, תיקים משפטיים ועוד — מופיעים רק בעסק שיש בו נתונים כאלה. לכן מספר הגיליונות משתנה מעסק לעסק.

מה לא נכלל

• הקבצים עצמם — קבלות סרוקות, מסמכים חתומים וקבצים שהועלו נשארים בשרת. את הקבצים מורידים בנפרד.
• עותקי PDF של מסמכים — אפשר להפיק אותם מחדש מתוך המערכת.
• סיסמאות ואמצעי גישה — לעולם לא נכללים.

לכן הקובץ הוא עותק של הנתונים, ולא גיבוי שממנו אפשר לשחזר את המערכת כולה.

גיבוי אוטומטי

באותו מסך, ייצוא וגיבוי, אפשר גם:

• שליחת גיבוי לאימייל — קובץ גיבוי מלא שנשלח לכתובת שתגדירו.
• גיבוי שבועי אוטומטי לאימייל — אותו קובץ אקסל, פעם בשבוע, ביום שתבחרו.
• גיבויים שבועיים שמורים — עותקים שבועיים מהחודש האחרון, להורדה, למקרה שמשהו נמחק או שונה לפני כמה שבועות.

אבטחה

• הקובץ לא מוצפן, והוא מכיל מידע רגיש על העסק והלקוחות שלכם. אל תשלחו אותו במייל לא מוגן.
• מומלץ להעביר אותו לרואה חשבון דרך שירות שיתוף קבצים עם הרשאות לאדם מסוים (למשל שיתוף אישי ב-Google Drive).
• אחרי שסיימתם — מחקו את הקובץ מתיקיית ההורדות.

תאימות

הקובץ נפתח באקסל, ב-Google Sheets, ב-LibreOffice Calc וב-Numbers. פורמט: XLSX.

טיפים

• רואה חשבון — שאלו אותו באילו גיליונות הוא משתמש, ותדעו מה חשוב לו.
• גיבוי חודשי — שמרו את הקובץ עם שם שכולל תאריך, למשל BaseCRM-2026-05.xlsx.
• גיליונות חדשים — כשנוספים למערכת סוגי נתונים, נוספים גם גיליונות לקובץ. קובץ ישן ממשיך להיפתח כרגיל.