מדיניות פרטיות

1. מבוא והגדרות

מדיניות פרטיות זו מתארת כיצד BaseCRM, המופעלת על ידי אוריאל שוראקי ("המפעיל", "אנחנו", "שלנו"), אוספת, משתמשת, משתפת ומגינה על מידע אישי. מדיניות זו חלה בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, כפי שתוקן בתיקון מס' 13.

מדיניות זו היא חלק מתנאי השימוש. ההסכמה לה ניתנת בסימון תיבת ההסכמה בעת ההרשמה, במסך אישור התנאים או במעבר לתוכנית בתשלום, יחד עם ההסכמה לתקנון. שינוי מהותי במדיניות עובר את מנגנון ההודעה והאישור שבסעיף 18 לתקנון.

הגדרות:

• "מידע אישי" — כל מידע הנוגע לאדם מזוהה או ניתן לזיהוי, כהגדרתו בחוק הגנת הפרטיות
• "בעל שליטה במאגר" — מי שקובע את מטרות העיבוד של המידע שבמאגר, כהגדרתו בסעיף 3 לחוק הגנת הפרטיות
• "מחזיק" — גורם חיצוני לבעל השליטה, המעבד את המידע עבורו ולפי הוראותיו
• "משתמש" — בעל עסק או עובד המשתמש במערכת
• "לקוחות קצה" — הלקוחות של המשתמש, שפרטיהם מוזנים למערכת על ידי המשתמש

שני סוגי מידע, שני תפקידים:

• המידע עליכם (בעלי העסק, הצוות, רואה החשבון): פרטי ההרשמה, החשבון, השימוש והתקשורת אתנו. במאגר הזה המפעיל הוא בעל השליטה, ומדיניות זו חלה עליו במלואה.
• המידע על לקוחותיכם (לקוחות הקצה): פרטי לקוחות, פגישות, מסמכים, תשלומים ורשומות שאתם מזינים או אוספים דרך המערכת. במאגר הזה העסק הוא בעל השליטה, והמפעיל הוא מחזיק שמעבד את המידע עבורכם ולפי הוראותיכם בלבד, כמפורט בסעיף 10 לתקנון השימוש (הסדר העיבוד לפי תקנה 15 לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017). העסק אחראי לחוקיות איסוף המידע, להודעה הנדרשת לפי סעיף 11 לחוק בעת האיסוף, להסכמות הנדרשות מלקוחותיו, ולטיפול בבקשות של לקוחותיו (ראו סעיף 8).

2. מידע שאנו אוספים

2.1 מידע שהמשתמש מספק:

• מידע הרשמה: שם, אימייל, טלפון, שם עסק, סוג עסק. מסירת הפרטים תלויה ברצונכם; בלעדיהם לא ניתן לפתוח חשבון
• מידע לקוחות: פרטי הלקוחות שלכם (שמות, טלפונים, מיילים, כתובות), אנשי קשר, תיעוד אינטראקציות
• מידע פיננסי: חשבוניות, קבלות, הוצאות, תשלומים (ללא פרטי כרטיס אשראי מלאים)
• תוכן: הערות, קבצים, מסמכים, תבניות שהמשתמש מעלה

2.2 מידע שנאסף אוטומטית:

• מידע טכני: כתובת IP, סוג דפדפן, מערכת הפעלה, רזולוציית מסך
• נתוני שימוש: עמודים שנצפו, זמני גישה, תכונות שנעשה בהן שימוש
• Google Analytics: נתוני שימוש מותממים (ללא שם או פרטי קשר) באמצעות Google Analytics 4, רק לאחר הסכמה בבאנר העוגיות (ראו סעיף 5)
• Cookies: עוגיות לאימות, העדפות ואנליטיקה (ראו סעיף 10)
• יומני מערכת: לוגים לצורכי אבטחה, ניטור תקלות ותפעול

2.3 מידע ממקורות חיצוניים:

• Google Calendar: אירועים מיומן גוגל (בהסכמת המשתמש בלבד — ראו סעיף 6)
• Google OAuth: שם ואימייל מחשבון Google (אם נבחרה הרשמה עם Google)
• monday.com: רשומות מלוחות שהעסק בחר לחבר, בהפעלת העסק ועם מפתח ה-API שלו (ראו סעיף 5)
• WhatsApp: הודעות וקבצים שמשתמש שולח למספר הוואטסאפ של המערכת, ומספר הטלפון של השולח (ראו סעיף 5)

3. הבסיס החוקי לעיבוד המידע

אנו מעבדים מידע אישי על בסיס אחת או יותר מהעילות הבאות:

4. כיצד אנו משתמשים במידע

4.1 אספקת השירות:

• ניהול חשבון המשתמש
• אחסון ועיבוד המידע שהמשתמש מזין
• הפקת חשבוניות, קבלות ודוחות
• שליחת תזכורות מייל ללקוחות קצה (לפי הגדרות המשתמש)
• סנכרון נתונים בין מכשירים
• תכונות בינה מלאכותית — סיכומים, תמלול הכתבה וטיוטות טקסט, לפי הגדרות העסק (ראו סעיף 5)

4.2 שיפור השירות:

• ניתוח דפוסי שימוש (באמצעות Google Analytics) להבנת צרכים ושיפור הממשק
• פיתוח תכונות חדשות ותיקון באגים
• אופטימיזציה של ביצועי המערכת

4.3 תקשורת:

• תקשורת שירותית (לא ניתנת לביטול): עדכונים על המערכת, התראות אבטחה, שינויים בתנאי שימוש
• תקשורת שיווקית (ניתנת לביטול): חדשות, טיפים ועדכוני תכונות — ניתן לבטל בכל עת באמצעות קישור ההסרה שבתחתית כל מייל

שליחת מיילים שיווקיים מבוצעת בהתאם לתיקון 40 לחוק התקשורת (ספאם), ובהסכמה מפורשת בלבד — ניתן להסיר בכל מייל.

4.4 גישת צוות לתמיכה, תחזוקה ואבטחה:

כמו בכל שירות מבוסס ענן, למספר מצומצם של אנשי צוות מורשים מטעמנו יש הרשאות ניהול לתשתית המערכת ולמסד הנתונים. אנו נוהגים בגישה זו לפי העקרונות הבאים:

• למטרות תפעול בלבד: הגישה משמשת לתחזוקה, גיבויים, אבחון ותיקון תקלות, מתן תמיכה לפי בקשת המשתמש, ואבחון ומניעה של אירועי אבטחה — ולא לכל מטרה אחרת.
• הרשאה מינימלית: הגישה ניתנת רק לאנשי צוות שזקוקים לה לצורך תפקידם, ורק במידה הנדרשת.
• לא לעיון שגרתי: אנו לא צופים בתוכן העסקי שלכם (לקוחות, מכירות, תשלומים, מסמכים) במהלך העבודה השוטפת. ניגשים לרשומה ספציפית רק כאשר הדבר נדרש לטיפול בתקלה או בפנייה שלכם.
• תיעוד: כניסות למערכת ופעולות ניהול נרשמות ביומני המערכת.
• חיסיון: אנשי הצוות מחויבים לשמירה על סודיות המידע.
• בידוד בין עסקים: משתמשים ועובדים של עסק אחד אינם יכולים לגשת למידע של עסק אחר — ההפרדה נאכפת בכל שאילתה למסד הנתונים.

5. שירותי צד שלישי ותת-מעבדים

אנו משתמשים בשירותי צד שלישי לצורך אספקת השירות. להלן רשימת השירותים העיקריים:

אנו מתחייבים לא למכור את המידע שלכם. מידע מועבר לתת-מעבדים רק למינימום הנדרש לאספקת השירות. על הוספת תת-מעבד שמקבל מידע על לקוחות קצה נודיע מראש, והעסק רשאי להתנגד ולהפסיק את השימוש בתכונה או בשירות.

מתי עוד אנו חולקים מידע:

• דרישות חוקיות: במקרים של צו שיפוטי, חקירה, או הגנה על זכויותינו החוקיות
• העברת עסק: במקרה של מיזוג, רכישה, או מכירת נכסים — נודיע מראש
• בהסכמה מפורשת: רק אם ניתנה הסכמה מפורשת מהמשתמש

6. שימוש בשירותי Google

6.1 מדוע אנו צריכים גישה ליומן גוגל שלך?

גישה ליומן גוגל מאפשרת לך:

• ייבוא פגישות: לייבא אירועים קיימים מיומן גוגל למערכת ה-CRM
• סנכרון אוטומטי: לסנכרן אוטומטית אירועים חדשים ועדכונים
• ניהול מרוכז: לנהל את כל הפגישות שלך במקום אחד
• התאמת לקוחות: לקשר אוטומטית אירועים ללקוחות קיימים במערכת

6.2 איזה מידע אנו קוראים מיומן גוגל?

כאשר אתה מחבר את יומן גוגל, אנו קוראים מהיומן הראשי (primary) את המידע הבא:

• כותרות אירועים: שם האירוע/הפגישה
• תאריכים ושעות: מתי האירוע מתרחש
• משתתפים: מי מוזמן לאירוע (לצורך התאמת לקוחות)
• תיאור: פרטים נוספים על האירוע (אם קיים)
• מיקום: מיקום הפגישה (אם צוין)
• סטטוס: האם האירוע אושר, בוטל וכו'

6.2.1 כתיבת פגישות ליומן גוגל (אופציונלי)

אם תפעיל את האפשרות "סנכרון פגישות ליומן Google" בהגדרות העסק (כבויה כברירת מחדל), המערכת תכתוב גם ליומן הראשי שלך:

• יצירת אירוע: כשנוצרת פגישה במערכת, נוצר עבורה אירוע מקביל ביומן גוגל
• עדכון אירוע: שינוי בפגישה במערכת מעדכן את האירוע המתאים ביומן
• מחיקת אירוע: מחיקת פגישה שנוצרה במערכת מסירה את האירוע שהמערכת יצרה ביומן

6.3 איך אנו משתמשים במידע מיומן גוגל?

• ייבוא לפגישות: יצירת רשומות פגישה במערכת ה-CRM מהאירועים ביומן
• התאמת לקוחות: ניסיון אוטומטי לקשר אירועים ללקוחות קיימים לפי שם
• עדכון סטטוס: סנכרון שינויים (ביטולים, עדכוני שעה) מיומן גוגל
• סטטיסטיקות: הצגת מידע על פגישות עתידיות ועברו

6.4 כמה זמן אנו שומרים מידע מיומן גוגל?

• במהלך החיבור: כל עוד החיבור ליומן גוגל פעיל, אנו מסנכרנים אירועים
• לאחר ניתוק: כאשר אתה מנתק את יומן גוגל, אנו מפסיקים לסנכרן אירועים חדשים
• אירועים שיובאו: אירועים שכבר יובאו נשארים במערכת כפגישות (אינם נמחקים אוטומטית)
• מחיקה ידנית: אתה יכול למחוק פגישות שיובאו בכל עת דרך ממשק המערכת

6.5 שיתוף מידע מיומן גוגל עם צדדים שלישיים

המידע מיומן גוגל:

• נשמר במערכת, אצל ספק האחסון שלנו, ובעותקי הגיבוי המוצפנים (סעיף 5)
• נגיש רק לך ולמשתמשים מורשים בעסק שלך
• נשלח לספק בינה מלאכותית (סעיף 5) רק כשהעסק הפעיל תכונה שמסכמת את הפגישות של לקוח, ורק לצורך הפקת הסיכום שהתבקש
• לא נמכר לחברות שיווק או פרסום
• לא נמסר לצדדים שלישיים אחרים ללא הסכמתך המפורשת
• לא משמש למטרות מחקר או אנליטיקה חיצונית

6.6 איך לנתק את יומן גוגל?

אתה יכול לנתק את החיבור ליומן גוגל בכל עת:

1. היכנס למערכת ועבור להגדרות ← ייבוא יומן גוגל
2. לחץ על כפתור "ניתוק"
3. החיבור יתנתק מיד ואנו לא נוכל לגשת עוד ליומן שלך

לחלופין, ניתן לנתק גישה ישירות דרך Google:

1. עבור ל-Google Account Permissions
2. מצא את "BaseCRM" ברשימת האפליקציות
3. לחץ "הסר גישה"

6.7 ציות למדיניות Google API Services User Data Policy

השימוש של BaseCRM במידע שהתקבל מממשקי Google כפוף ל-Google API Services User Data Policy, לרבות דרישות Limited Use:

• השימוש במידע מוגבל למטרות שצוינו בגילוי למשתמש
• איננו מעבירים נתוני משתמש מ-Google לצדדים שלישיים, למעט לספקי השירות המפורטים בסעיף 5 ככל שהדבר נדרש למתן השירות
• איננו משתמשים בנתונים למטרות פרסום או שיווק
• איננו מאפשרים לבני אדם לקרוא נתונים אלא בהסכמתך, או במקרים הכרחיים לאבטחה, לתיקון תקלה או לקיום הדין

6א. לוח הנכסים (בייס נדל״ן)

לוח הנכסים (basecrm.co.il/nadlan) מאפשר לבעלי נכסים לפרסם מודעה בלי חשבון, ולכל אדם לפנות למפרסם. התנאים לפרסום — בסעיף 13ב לתקנון.

בעלי נכסים שמפרסמים בלי חשבון

• מה נאסף: שם, טלפון ודוא"ל; כתובת הנכס ופרטיו; תמונות ותיאור; טביעה מוצפנת חד-כיוונית (hash) של כתובת ה-IP, ומועדי הפרסום והאימות.
• למה: אימות כתובת הדוא"ל, בדיקת המודעה לפני פרסום, פרסומה בלוח, העברת פניות של מתעניינים ושליחת קישור לניהול המודעה. במידע זה המפעיל הוא בעל השליטה.
• מה מוצג בפומבי: פרטי הנכס, התמונות, העיר והשכונה — והכתובת המדויקת רק אם המפרסם בחר בכך. השם, הטלפון והדוא"ל של המפרסם אינם מוצגים.

מי שפונה למפרסם

• מה נאסף: שם, טלפון, דוא"ל (אם נמסר) ותוכן ההודעה, וטביעה מוצפנת חד-כיוונית של כתובת ה-IP.
• למי זה מועבר: למפרסם המודעה בלבד. פנייה לבעל נכס נשלחת אליו בדוא"ל. פנייה למודעה של מתווך נכנסת למערכת של המתווך, והמתווך הוא בעל השליטה בעותק שאצלו; בקשות לגביו מופנות אליו, כמפורט בסעיף 8.

שמירה ומחיקה

• מודעה שהמייל שלה לא אומת נמחקת אוטומטית לאחר 7 ימים.
• הסרת מודעה בקישור הניהול מורידה אותה מהלוח מיד. פרטי המודעה ורשומות הפניות נשמרים אצלנו לתיעוד, ונמחקים לבקשה בכתב אל [email protected], שתטופל תוך 30 יום.
• המידע אינו נמכר ואינו משמש לשיווק; הודעות הדוא"ל נשלחות דרך ספק הדוא"ל המפורט בסעיף 5.

7. אבטחת המידע

אנו נוקטים אמצעי אבטחה להגנה על המידע שלכם:

8. זכויותיכם

לפי חוק הגנת הפרטיות (כולל תיקון 13), יש לכם את הזכויות הבאות לגבי המידע עליכם, שהמפעיל הוא בעל השליטה בו:

כיצד לממש את זכויותיך: פנייה לממונה על הגנת הפרטיות בכתובת [email protected] ונטפל בבקשתך תוך 30 יום.

9. תקופות שמירת מידע

אנו שומרים מידע לפרקי זמן שונים בהתאם לסוגו ולמטרה:

ביטול מנוי, סגירת חשבון ומחיקת עסק (כהגדרתם בסעיף 2 לתקנון): ביטול המנוי וסגירת החשבון אינם מוחקים את המידע — הוא נשמר כל עוד העסק קיים במערכת, כדי שאפשר יהיה לחזור או לייצא אותו. מחיקת העסק (במסך ההגדרות, או לבקשה בכתב שתטופל תוך 30 יום) מוחקת את המידע הפעיל מיד, כולל מסמכים כספיים שהופקו — חובת השמירה שלהם חלה על העסק, ולכן לפני המחיקה המערכת מציגה אותם, מאפשרת להוריד אותם ומבקשת מבעל העסק לאשר שהשמירה באחריותו. עותקי גיבוי מוצפנים שנוצרו לפני המחיקה נמחקים במחזור הגיבוי שבטבלה, תוך 12 חודשים לכל היותר; הם אינם נגישים בשוטף ואינם משמשים לשחזור העסק.

10. Cookies ועוגיות

אנו משתמשים בעוגיות (Cookies) לשיפור חוויית המשתמש.

סוגי Cookies שאנו משתמשים:

ניהול Cookies: ניתן לחסום או למחוק עוגיות דרך הגדרות הדפדפן. שים לב שחסימת cookies חיוניים עלולה להפריע לתפקוד המערכת.

11. קישורים לאתרים חיצוניים

המערכת עשויה לכלול קישורים לאתרים חיצוניים. איננו אחראים למדיניות הפרטיות שלהם. הקישורים מסופקים לנוחיותכם בלבד.

12. קטינים

המערכת מיועדת לשימוש עסקי, ובעלי חשבון ומשתמשים בה הם בני 18 ומעלה.

• איננו פותחים ביודעין חשבון למי שטרם מלאו לו 18. אם נגלה שנפתח חשבון כזה, נסגור אותו ונמחק את המידע עליו, בכפוף לחובות שמירה לפי דין
• קטינים כלקוחות קצה: עסקים המשתמשים במערכת — למשל חוגים, מורים פרטיים ומטפלים — עשויים להזין בה מידע על קטינים, לרבות דרך טפסי הרשמה ואזור אישי לתלמיד. העסק הוא בעל השליטה במידע זה, והוא אחראי לקבל את הסכמת ההורה או האפוטרופוס ככל שהדין מחייב ולאסוף רק את המידע הנחוץ (סעיף 10 לתקנון)
• הורה שמבקש לעיין במידע על ילדו, לתקן אותו או למחוק אותו פונה לעסק שהזין אותו; פנייה אלינו תועבר לעסק כמפורט בסעיף 8

13. שינויים במדיניות

אנו עשויים לעדכן מדיניות פרטיות זו מעת לעת:

• שינויים מהותיים יפורסמו באתר ובאימייל
• תאריך העדכון יופיע בראש הדף
• שינוי מהותי (למשל במטרות השימוש, בתת-המעבדים או בזכויותיכם) — נודיע עליו 30 יום מראש ונבקש את אישורכם בכניסה למערכת, כמפורט בסעיף 18 לתקנון; שינוי שאינו מהותי נכנס לתוקף עם פרסומו כאן
• אנו שומרים גרסאות קודמות של המדיניות

14. העברת מידע בינלאומית

המידע מאוחסן ומעובד מחוץ לישראל אצל תת-המעבדים המפורטים בסעיף 5: השרתים והגיבוי השוטף בבריטניה, שירותי הדוא"ל באיחוד האירופי, ושירותי Google, ספקי הבינה המלאכותית, monday.com והגיבוי מחוץ לשרת בארה"ב.

• העברה למדינות אירופה נעשית לפי תקנה 2(8) לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001 — מדינות שהן צד לאמנת מועצת אירופה להגנת הפרט (אמנה 108)
• העברה לספקים בארה"ב נעשית רק לספק שמחויב בתנאי השירות וההגנה על המידע שלו להגן על המידע ולהשתמש בו רק להפקת השירות, ולמינימום הנדרש. OpenRouter מעביר את הבקשה לספק המודל (Google) בלבד
• אנו מצייתים לחוק הגנת הפרטיות הישראלי בכל העברת מידע. לגבי המידע על לקוחות הקצה, העסק — כבעל השליטה — רשאי להתנגד להעברה ולהפסיק את השימוש בתכונה או בשירות

15. דיווח על אירועי אבטחה

במקרה של אירוע אבטחה מהותי שעלול לפגוע בפרטיותכם:

• הודעה לכם: נודיע לבעלי החשבון ללא דיחוי מה נחשף ואילו צעדים נקטנו
• דיווח לרשות להגנת הפרטיות: על אירוע אבטחה חמור נדווח לרשות מיד, כנדרש בתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017, ונפעל לפי הוראותיה, לרבות לגבי יידוע מי שהמידע עליו נפגע
• מידע על לקוחות קצה: נודיע לעסק ללא דיחוי, כמפורט בסעיף 10 לתקנון; העסק, כבעל השליטה, מדווח אף הוא ומיידע את לקוחותיו אם הרשות הורתה על כך
• צעדי תיקון: ננקוט בצעדים מיידיים למזער את הנזק ולמנוע הישנות

מצאתם פרצת אבטחה? דווחו לנו מיד: [email protected]

16. יצירת קשר

לשאלות, הבהרות או תלונות בנוגע לפרטיות:

ניתן גם לפנות לרשות להגנת הפרטיות: www.gov.il — הרשות להגנת הפרטיות