ניהול אירוע — הצד הפנימי

אירוע במערכת הוא כרטיס אחד שמרכז את הכול: מתי, איפה, כמה מוזמנים, מה בתפריט, מי מהצוות עובד, מה סדר הערב וכמה כסף נכנס. המדריך הזה עוסק במה שאתם רואים; מה שהלקוח/ה רואה מתואר בהזמנת אירוע ללקוח.

שימו לב: המסכים במדריך זמינים לעסקים מסוג "ניהול אירועים" בלבד.

איפה הכול נמצא

• "אירועים" בתפריט הצד — רשימת האירועים.
• בחלק "אירועים" בתפריט הצד: "הצעות מחיר", "יומן אירועים", "מתחמים", "צוותים ופרויקטים", "תבניות תפריט", "תצוגת מטבח", "גיליון אירוע", "סגירת אירועים" ו"הגדרות אירועים".
• אותן הגדרות מופיעות גם בהגדרות ← אירועים.

הכנה חד־פעמית

לפני האירוע הראשון כדאי להגדיר שלושה דברים. אחר כך הם משרתים כל אירוע.

מתחמים

בתפריט הצד: "מתחמים". לכל מתחם מגדירים צבע ביומן ו"זמן הקמה (דק')" — הזמן שצריך לפני האירוע ואחריו לסידור ולפירוק.

זמן ההקמה מרחיב את החלון שבו המתחם נחשב תפוס. כך המערכת בודקת התנגשות גם מול אירוע שנגמר שעה לפני, אם בשטח אין זמן להתארגן בין השניים.

אפשר להגדיר גם קיבולת והערות פנימיות על המתחם — נגישות, מזג אוויר, ציוד קבוע.

צוותים ופרויקטי אב

בתפריט הצד: "צוותים ופרויקטים". מגדירים שתי רשימות: צוותים (מי עובד) ופרויקטי אב (סדרות אירועים שקשורות זו לזו). לכל אחד צבע.

יומן האירועים יכול להיצבע לפי מתחם, לפי צוות או לפי פרויקט אב.

תבניות תפריט

בתפריט הצד: "תבניות תפריט". תפריט קבוע — "תפריט בשרי", "תפריט כנס" — שנשמר פעם אחת עם המנות שלו. לכל מנה בוחרים אופן חישוב:

• "לפי מוזמן" — הכמות מוכפלת במספר המשתתפים באירוע.
• "קבוע" — כמות אחת, בלי קשר לגודל האירוע.

העתקת תבנית לאירוע היא העתקה, לא קישור. אחרי ההעתקה התפריט של האירוע הוא שלו: אפשר לערוך, למחוק ולהוסיף בלי לגעת בתבנית — ושינוי בתבנית לא משנה אירועים שכבר העתיקו אותה.

פתיחת אירוע

1. ברשימת האירועים לחצו "אירוע חדש", או ב"יומן אירועים" לחצו על יום.
2. מלאו "שם האירוע", "סטטוס", "תאריך האירוע" ושעות, "מתחם", "סוג אירוע" ו"כמות מינימלית של משתתפים", ושייכו את הלקוח/ה ב"לקוחות משויכים".
3. שאר הפרטים נמצאים תחת "פרטים מתקדמים", ואפשר למלא אותם גם אחר כך בכרטיס.

אירוע חדש נפתח בסטטוס "אופציה".

מחזור החיים

את שמות השלבים אפשר לשנות ב"הגדרות אירועים", תחת "שמות שלבי האירוע".

איך משנים סטטוס:

• בעריכת האירוע, בשדה "סטטוס".
• במסך "הצעות מחיר" — הכפתורים "נסגר" / "לא נסגר" ליד כל הצעה.
• אחרי מועד האירוע — "סמן כבוצע" בכרטיס או במסך "סגירת אירועים".
• אוטומטית, כשכל ההסכמים נחתמו ובחרתם במצב "אוטומטי" (ראו הזמנת אירוע ללקוח).

התנגשות מתחם:

• מול אירוע "סגור" או "בוצע" — השמירה נחסמת. בחרו מתחם או מועד אחר.
• מול אירוע ב"אופציה" או "ליד" — מופיעה הודעה "התנגשות במתחם", ומנהל העסק יכול ללחוץ "שמירה בכל זאת". עובד/ת שאינו/ה מנהל/ת לא יכול/ה לאשר.
• אירוע שסומן "אירוע חוץ" לא נבדק מול המתחמים.

ההבחנה בין "אופציה" ל"סגור" היא לב העניין: אפשר להחזיק כמה אופציות על אותו תאריך, ולנעול ברגע שיש התחייבות.

המסכים התפעוליים

תצוגת מטבח

בתפריט הצד: "תצוגת מטבח". מה מכינים, כמה, ומתי מגישים — בלי שום נתון כספי. זה המסך שמדפיסים ותולים במטבח. בתפריט ⋮ יש "PDF" ו"קישור לצפייה" בתפריט בלי מחירים.

גיליון אירוע

בתפריט הצד: "גיליון אירוע". לוח הזמנים של הערב: מה קורה בכל שעה, איפה ומי אחראי. גם כאן — בלי נתונים כספיים. "קישור לצוות" משתף את הגיליון.

לכל איש קשר באירוע יש סימון "מוצג בגיליון", שקובע אם הוא מופיע כאן.

אירועים קרובים — לצוות התפעולי

חבר/ת צוות בהרשאת "צוות תפעולי (שף / מנהל אירוע / הקמה)" רואה בתפריט רק "אירועים קרובים", "תצוגת מטבח" ו"גיליון אירוע": האירועים הקרובים עם הפרטים התפעוליים בלבד.

היומן

בתפריט הצד: "יומן אירועים". כל האירועים לפי תאריך, בכל הסטטוסים. צבע המילוי נקבע לפי מתחם, צוות או פרויקט אב, והמסגרת לפי הסטטוס: "אופציה" במסגרת מקווקוות, "סגור" ו"בוצע" במסגרת רציפה, ו"בוטל" עמום עם קו חוצה. כך רואים מיד מה מובטח ומה עדיין לא.

שאלות נפוצות

המערכת מתריעה על התנגשות מתחם, ואני יודע/ת שזה בסדר. מול אירוע ב"אופציה" או "ליד", מנהל העסק יכול ללחוץ "שמירה בכל זאת". מול אירוע "סגור" השמירה חסומה — כדי להזיז, שנו קודם את המתחם, המועד או הסטטוס של האירוע השני.

שיניתי מנה בתבנית. האירועים הקיימים התעדכנו? לא, וזה מכוון. העתקת תבנית מעתיקה את המנות לאירוע; מאותו רגע הם נפרדים.

מספר המשתתפים השתנה. מה קורה לתפריט? הכמויות לא משתנות לבד. בכרטיס האירוע תופיע הודעה שהכמויות לפי מספר אחר, עם כפתורים לעדכון התפריט, סכום ההזמנה או שניהם. אפשר גם ללחוץ "חישוב כמויות לפי … משתתפים" באזור התפריט. העדכון משנה מנות שהגיעו מהתבנית בחישוב "לפי מוזמן" — גם אם תיקנתם את הכמות שלהן ביד. מנות שהוספתם ידנית לא משתנות.

מחקתי מתחם בטעות. מתחם שיש לו אירועים לא נמחק סתם: המערכת מציעה להשבית אותו במקום. אם השבתתם — פתחו את המתחם וסמנו שוב "מתחם פעיל". אם בחרתם "מחיקה בכל זאת", המתחם נמחק והאירועים שלו נשארים בלי מתחם — צריך לשייך אותם מחדש.

מי מהצוות רואה מה? חברי צוות בהרשאת "צוות תפעולי" רואים רק את המסכים התפעוליים — האירועים הקרובים, המטבח והגיליון — בלי מחירים, הזמנות, חוזים ודוחות. את ההרשאה קובעים במסך הצוות, תחת "סוג גישה".