הזמנת אירוע ללקוח/ה

מכרטיס האירוע יוצא ללקוח/ה מסמך אחד — עמוד אינטרנט או PDF — שמרכז את כל מה שסוכם: פרטי האירוע, הפריטים, הסכומים, התפריט, לוח הזמנים והתנאים. מאותו עמוד גם חותמים על ההסכם.

שימו לב: מה שהלקוח/ה רואה נקבע על ידיכם, סעיף אחר סעיף. פרטי האירוע, הפריטים והסכומים מוצגים תמיד; כל השאר הוא החלטה שלכם.

הכול נמצא בכרטיס האירוע, באזור "הזמנת האירוע". את הכרטיס פותחים מ"אירועים" בתפריט הצד, או מ"יומן אירועים".

הצעת מחיר או הזמנה?

אותו מסמך, שתי כותרות, והמערכת בוחרת לבד לפי סטטוס האירוע: כל עוד האירוע לא נסגר, הכותרת היא "הצעת מחיר לאירוע"; מרגע שהסטטוס "סגור" — "הזמנה לאירוע".

להצעת מחיר אפשר לקבוע "תוקף הצעת המחיר" בפרטי האירוע (7, 10, 14 או 30 ימים, או תאריך). את ברירת המחדל קובעים בהגדרות האירועים, בשדה "ימי תוקף כברירת מחדל". אחרי התאריך ההצעה נחשבת פגה, ואם הלקוח/ה חותם/ת עליה בכל זאת — האירוע ממתין לאישור ידני שלכם במקום להיסגר אוטומטית.

מה הלקוח/ה רואה

באזור "הזמנת האירוע", הכפתור "מה הלקוח רואה" פותח את הבחירה:

"דגשים למטבח" לא מוצגים ללקוח/ה בשום מצב.

תצוגת מחיר

בפרטי האירוע, "תצוגת מחירים ללקוח" קובעת אם הסכומים יוצגו לא כולל מע"מ או כולל מע"מ. זו תצוגה בלבד — החישוב עצמו לא משתנה. בעוסק פטור האפשרות לא מוצגת.

שליחה ללקוח/ה

1. באזור "הזמנת האירוע", לחצו "שיתוף".
2. בחלון "שיתוף ההזמנה עם הלקוח" בחרו: "שליחה ב-WhatsApp", "העתקה" של הקישור, או "שליחה במייל" (אפשר לסמן "צירוף PDF למייל").

הלקוח/ה פותח/ת את הקישור בטלפון, בלי להתחבר ובלי סיסמה, ורואה תמיד את המצב העדכני של ההזמנה.

ל-PDF בלבד: "הפקת הצעה - PDF" באזור ההזמנה. ה-PDF כולל אותם סעיפים שבחרתם, וגם הלקוח/ה יכול/ה להוריד אותו מהעמוד בכפתור "הורדת PDF".

קבצים מצורפים

אפשר לצרף להזמנה קבצים — סקיצה של האולם, תמונות, מפרט. רק קובץ שסימנתם "מוצג ללקוח" יופיע בקישור וב-PDF; כל השאר נשאר פנימי. סמנו רק קבצים שמיועדים ללקוח/ה.

חתימה — ומה קורה אחריה

בתחתית ההזמנה, בחלק "חתימה על ההסכם", הלקוח/ה לוחץ/ת "מעבר לחתימה" וחותם/ת על ההסכמים המשויכים לאירוע. החתימה מתבצעת גם בנייד, בלי התחברות. מכרטיס האירוע מגיעים להסכמים בכפתור "להסכם ולחתימה".

כשכל ההסכמים של האירוע נחתמו, המערכת פועלת לפי מה שבחרתם ב"הגדרות אירועים" (בתפריט הצד, בחלק "אירועים") — במסך "הסכם חתום ליומן":

• "אוטומטי" — האירוע עובר מ"אופציה" ל"סגור", והמתחם ננעל: אי אפשר לשריין אותו לאירוע אחר באותו מועד.
• "אישור ידני" — החתימה נרשמת, ואתם מקבלים מייל והתראה. האירוע נשאר ב"אופציה" עד שלוחצים "אישור להוספה ליומן" בכרטיס האירוע — ורק אז הוא נסגר והמתחם ננעל.

בשני המצבים האירוע כבר מופיע ביומן האירועים מרגע שנוצר; מה שמשתנה בחתימה הוא הסטטוס שלו — מ"אופציה" (מסגרת מקווקוות) ל"סגור" (מסגרת רציפה).

שני חריגים — בשני המצבים

גם במצב אוטומטי, האירוע ממתין לאישור ידני כאשר:

1. המתחם נתפס בינתיים לאירוע אחר.
2. תוקף הצעת המחיר פג.

אירועים כאלה מופיעים בכרטיס "ממתינים לאישור עכשיו" במסך "הסכם חתום ליומן", ובווידג'ט "ממתינים לאישור ליומן" במסך הבית.

החתימה עצמה נרשמת בכל מקרה. היא לא נדחית בגלל היומן — מה לעשות עם האירוע, אתם מחליטים.

שאלות נפוצות

שיניתי פריט אחרי שהלקוח/ה כבר ראה/תה את ההזמנה. הקישור מציג תמיד את המצב העדכני. אם השינוי מהותי, עדכנו את הלקוח/ה — העמוד ישתנה גם אצלו/ה.

הלקוח/ה חתם/ה, והאירוע עדיין ב"אופציה". בדקו את "ממתינים לאישור עכשיו" במסך "הסכם חתום ליומן". כנראה המתחם נתפס, ההצעה פגה, או שבחרתם "אישור ידני" — בכל המקרים צריך ללחוץ "אישור להוספה ליומן" בכרטיס האירוע.

אפשר לשלוח הזמנה בלי מחירים? הסכומים בטבלת הפריטים מוצגים תמיד. לשליחת התפריט בלבד: ב"תצוגת מטבח", בתפריט ⋮, "קישור לצפייה" — עמוד התפריט בלי מחירים.

הקישור נשאר פתוח לתמיד? עד שמבטלים אותו: בחלון "שיתוף", הכפתור "ביטול הקישור". בהיסטוריית האירוע מופיע מתי הלקוח/ה פתח/ה את ההזמנה וכמה פעמים, ובמסך "הצעות מחיר" — אם ההצעה נצפתה.

תוספת שנוספה אחרי שסגרנו — מה קורה? היא מופיעה בהזמנה תחת "תוספות שנוספו לאחר סגירת האירוע", ומשנה את היתרה לתשלום. הלקוח/ה רואה בדיוק מה נוסף.