חיבור ל-monday.com
עסק שמנהל את הלקוחות שלו בלוח ב-monday יכול לחבר אותו לבייס. החיבור עושה שלושה דברים, וכל אחד מהם מופעל בנפרד: מייבא את הלקוחות מהלוח לבייס, מעדכן את הלוח כשמשהו משתנה בבייס (מסמך שהופק, שולם או נשלח), ומקבל מהלוח בקשות חיוב — פריט שסומן "להפקה" מחכה בבייס להפקת מסמך.
שימו לב: רק בעלי העסק יכולים לחבר את monday. פרטי הלקוח עוברים מ-monday לבייס בכיוון אחד בלבד — עריכה בלוח אחרי הייבוא לא משנה את הכרטיס בבייס.
חיבור
שלב 1: פותחים את העמוד של monday
פותחים הגדרות ← אינטגרציות וחיבורים, ובקבוצה כלים חיצוניים לוחצים חיבור בשורה monday.com.
שלב 2: מדביקים את הטוקן
ב-monday לוחצים על תמונת הפרופיל ← Developers ← My access tokens ← Show, ומעתיקים את הטוקן. בבייס מדביקים אותו בשדה טוקן API של monday, מסמנים אני מאשר/ת שפרטי הלקוחות יועברו בין בייס לחשבון ה-monday של העסק ולוחצים חיבור.
אחרי החיבור מופיע בכרטיס מחובר לחשבון: ושם החשבון, וכפתור ניתוק.
ייבוא הלקוחות
שלב 3: מייבאים לקוחות מלוח
לוחצים ייבוא לקוחות מלוח ב-monday, בוחרים את הלוח, ומשייכים כל עמודה בלוח לשדה בבייס — באותו מסך מיפוי של ייבוא לקוחות מקובץ. עמודה שמקשרת ללוח אנשי קשר מביאה גם את האימייל והטלפון של איש הקשר.
- לקוח שכבר קיים בבייס מזוהה קודם לפי ח.פ / ת.ז, ואחר כך לפי טלפון או אימייל — כדי שחברות שחולקות איש קשר אחד לא יתמזגו לכרטיס אחד.
- לוח גדול במיוחד (אלף פריטים ומעלה) דורש אישור של מנהל המערכת — פונים אלינו ומבצעים את הייבוא יחד.
עדכון הלוח מבייס
שלב 4: מגדירים מה נשלח ללוח
בחלק עדכון הלוח ב-monday לוחצים הגדרת העדכון:
- הלוח שמתעדכן.
- לכל נתון — בוחרים את העמודה בלוח שתקבל אותו: מזהה בייס, אימייל, טלפון, שם החברה, סטטוס, יתרה פתוחה, המסמך האחרון ותאריכו וסכומו, מתי נשלח לאחרונה, מצב המסירה, וקישור לכרטיס הלקוח. נשלחות רק העמודות שנבחרו. בעמודת מזהה בייס בייס מוצאת את הפריט של כל לקוח; בלעדיה, ללקוח שלא יובא מהלוח ייווצר פריט חדש.
- מתי לעדכן — לקוח נוצר, לקוח עודכן, סטטוס השתנה, הופק מסמך, חשבונית שולמה, מסמך נשלח במייל, מצב המסירה השתנה.
- לכתוב עדכון (Update) על הפריט כשנשלח ללקוח מסמך — לא חובה.
מדליקים העדכון פעיל ולוחצים שמירה. שליחת בדיקה מעדכנת בלוח את הלקוח שעודכן לאחרונה בבייס. מצב העדכון מוצג בכרטיס: כמה עדכונים ממתינים, וכמה לא נשלחו גם אחרי כמה ניסיונות.
בקשות חיוב מ-monday
שלב 5: מחברים עמודת סטטוס לחיוב
בחלק בקשות חיוב מ-monday לוחצים הגדרת בקשות החיוב ובוחרים:
- הלוח שממנו מגיעות הבקשות ועמודת הסטטוס.
- התווית שמבקשת חיוב — ברירת המחדל היא "להפקה".
- עמודת הסכום, ולא חובה: עמודת המטבע, עמודת התיאור, עמודת הלקוח המקושר, ועמודה למספר המסמך.
- סוג המסמך שיוצע, ואם הסכום ב-monday כולל מע"מ.
מדליקים בקשות החיוב פעילות ולוחצים שמירה. בייס בודקת את הלוח כל כמה דקות. פריט שעמודת הסטטוס שלו קיבלה את התווית מגיע לבייס כבקשה, ובלוח הסטטוס שלו מתחלף ל"התקבל בבייס" — כך הוא לא נקלט פעמיים.
שלב 6: מפיקים מסמך מבקשה
הבקשות מחכות בשורה בקשות חיוב בתפריט הצד (מתחת ל"הכנסות"), ובכרטיס הלקוח תחת ממתין להפקה מ-monday. הפקת מסמך פותחת את טופס המסמך ממולא בסכום ובתיאור — בודקים ומפיקים כרגיל. דחייה מוותרת על הבקשה. בקשה שלא נמצא לה לקוח מופיעה בנפרד, עם שיוך ללקוח.
אחרי ההפקה בייס מעדכנת באותה עמודה בלוח: הופק, נשלח, שולם חלקית או שולם. מספר המסמך נכתב לעמודה שנבחרה לו.
שום מסמך לא מופק לבד. בקשת חיוב רק ממלאת את הטופס; ההפקה עצמה נעשית בלחיצה, כמו כל מסמך.
שאלות נפוצות
שיניתי פרטי לקוח ב-monday אחרי הייבוא. זה יגיע לבייס? לא. פרטי הלקוח עוברים בכיוון אחד, בזמן הייבוא. מ-monday לבייס מגיעות אחר כך רק בקשות חיוב.
הבקשה לא הגיעה לבייס — למה? בודקים שבקשות החיוב פעילות, שהתווית בלוח זהה בדיוק לתווית שהוגדרה, ושהפריט נמצא בלוח שנבחר. בעמוד בקשות חיוב כתוב מתי נבדק הלוח לאחרונה.
